1.0【目的】

規(guī)范ERP系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作流程，提高各部門業(yè)務(wù)人員對系統(tǒng)的操作能力！

2.0【范圍】

適用于深圳盛泰光電有限公司銷售部！

3.0【定義】

3.1 銷售訂單: 是反映由購銷雙方確認(rèn)的客戶要貨需求的單據(jù)，它可以是企業(yè)銷售合同中關(guān)于貨物的明細(xì)內(nèi)
容，也可以是一種訂貨的口頭協(xié)議。

4.0【職責(zé)】

4.1 主要工作

1. 客戶檔案資料增加、維護(hù)。
2. 客戶存貨檔案對照表的維護(hù)，以及客戶存貨價格表的管理。
3. 銷售報價業(yè)務(wù)的執(zhí)行、跟進(jìn)和維護(hù)。
4. 銷售訂單業(yè)務(wù)的執(zhí)行、跟進(jìn)和維護(hù)。
5. 銷售發(fā)貨業(yè)務(wù)的執(zhí)行、跟進(jìn)和維護(hù)。
6. 根據(jù)日常工作，通過系統(tǒng)對相關(guān)共享信息進(jìn)行查詢，并作統(tǒng)計報表分析。

4.2 職責(zé)要求

1. 嚴(yán)格按照本規(guī)范文件進(jìn)行操作。
2. 在實(shí)際運(yùn)作的過程中，發(fā)現(xiàn)基礎(chǔ)資料或其他相關(guān)設(shè)置有問題，需及時向相關(guān)部門反映并要求得到落實(shí)。
3. 如果由于各種原因，不能上班的時間超過一天，需要事先把自己未處理的原始單據(jù)交接給相關(guān)指定人員， 確保系統(tǒng)的工作每天及進(jìn)行處理完畢。
4. 用戶不越權(quán)操作、不做違規(guī)業(yè)務(wù)。
5. 每個用戶只可以用自己的用戶名進(jìn)行登錄，并保證自己密碼不泄密，定期性更改密碼。
6. 業(yè)務(wù)單據(jù)需要及時錄入，并要求實(shí)際工作執(zhí)行完成;業(yè)務(wù)操作完畢后或離開座位請及時關(guān)閉窗口。

4.3 關(guān)聯(lián)部門

1. 工程部：要求及時將訂貨相關(guān)信息（如存貨名稱、產(chǎn)品BOM清單）維護(hù)，確保業(yè)務(wù)部能第一時間在系統(tǒng)下達(dá)銷售訂單。同時，在日常工作中出現(xiàn)工程資料的更改需要在第一時間通知到業(yè)務(wù)部，以便業(yè)務(wù)部及時跟客戶溝通。
2. PMC部: 當(dāng)訂單交貨出現(xiàn)異常的時候，第一時間通知業(yè)務(wù)部，以便業(yè)務(wù)部作出發(fā)貨調(diào)整。
3. 倉庫部：根據(jù)業(yè)務(wù)部的發(fā)貨通知，及時做好銷售出貨備貨工作。
4. 生產(chǎn)部：需每天及時將生產(chǎn)完工狀況及時錄入，確保業(yè)務(wù)部能通過系統(tǒng)準(zhǔn)確地掌握銷售訂單完成狀況。

5.0 【內(nèi)容】

5.1 客戶基礎(chǔ)資料維護(hù)

5.11 業(yè)務(wù)流程圖：

5.12 客戶檔案維護(hù)

5.121 [菜單路徑]：基礎(chǔ)設(shè)置-基礎(chǔ)檔案-客商信息-客戶檔案

• 上圖中A、B、C、D分別跳出的編輯窗口

5.122 [操作說明]

• 基本屬性設(shè)置

1. 客戶編碼：客戶編碼必須唯一?？蛻艟幋a可以用數(shù)字或字符表示，最多可輸入20位數(shù)字或字符。
2. 客戶名稱：可以是漢字或英文字母，客戶名稱最多可寫49個漢字或98個字符?？蛻裘Q用于銷售發(fā)票的打印，即打印出來的銷售發(fā)票的銷售客戶欄目顯示的內(nèi)容為銷售客戶的客戶名稱。
3. 客戶簡稱：可以是漢字或英文字母，客戶名稱最多可寫30個漢字或60個字符?？蛻艉喎Q用于業(yè)務(wù)單據(jù)和賬表的屏幕顯示，例如：屏幕顯示的銷售發(fā)貨單的客戶欄目中顯示的內(nèi)容為客戶簡稱。
4. 對應(yīng)供應(yīng)商編碼、簡稱：在客戶檔案中輸入對應(yīng)供應(yīng)商名稱時不允許記錄重復(fù)，即不允許有多個客戶對應(yīng)一個供應(yīng)商的情況出現(xiàn)。例如當(dāng)在001客戶中輸入了對應(yīng)供應(yīng)商編碼為666，則在保存該客戶信息時同時需要將666供應(yīng)商檔案中的對應(yīng)客戶編碼記錄保存為001。
5. 所屬分類：點(diǎn)擊參照按鈕選擇客戶所屬分類，或者直接輸入分類編碼。
6. 所屬地區(qū)碼：可輸入客戶所屬地區(qū)的代碼，輸入系統(tǒng)中已存在的代碼時，自動轉(zhuǎn)換成地區(qū)名稱。
7. 客戶總公司：客戶總公司指當(dāng)前客戶所隸屬的最高一級的公司，該公司必須是已經(jīng)通過[客戶檔案設(shè)置]功能設(shè)定的另一個客戶。在銷售開票結(jié)算處理時，具有同一個客戶總公司的不同客戶的發(fā)貨業(yè)務(wù)，可以匯總在一張發(fā)票中統(tǒng)一開票結(jié)算。
8. 開票單位：選擇總公司名稱或本身的名稱錄入，必須參照選擇輸入。
9. 稅號：輸入客戶的工商登記稅號，用于銷售發(fā)票的稅號欄內(nèi)容的屏幕顯示和打印輸出。

10.法人：輸入客戶的企業(yè)法人代表的姓名，可輸入50個字符25個漢字。

11.客戶級別：指客戶的等級分類，參照客戶級別檔案輸入。

12.所屬銀行：指開戶銀行對應(yīng)的總行，參照銀行檔案輸入。

13.幣種：字符10漢字5，可參照選擇或輸入。

14.國內(nèi)：指國內(nèi)客戶，如果啟用銷售系統(tǒng)，新增客戶檔案默認(rèn)為'國內(nèi)'

• 聯(lián)系頁屬性設(shè)置

1. 分管部門：該客戶歸屬分管的業(yè)務(wù)部門。
2. 專營業(yè)務(wù)員：指該客戶由哪個業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)聯(lián)系業(yè)務(wù)。
3. 電話、手機(jī)號碼、呼叫機(jī)：可用于銷售發(fā)票的客戶電話欄內(nèi)容的屏幕顯示和打印輸出。
4. 聯(lián)系人：將字段長度增加至50位，可參照聯(lián)系人檔案進(jìn)行錄入，可參照范圍是該客戶的所有聯(lián)系人。也可錄入檔案中不存在的聯(lián)系人，保存客戶檔案時，同時按一定規(guī)則保存到客戶聯(lián)系人檔案中。
5. 發(fā)貨倉庫：參照系統(tǒng)倉庫名稱檔案。

• 信用頁屬性設(shè)置

1. 應(yīng)收余額：應(yīng)收余額指客戶當(dāng)前的應(yīng)收賬款的余額，由系統(tǒng)自動維護(hù)，用戶不能修改該欄目的內(nèi)容。點(diǎn)擊客戶檔案主界面上的〖信用〗按鈕，計算并顯示應(yīng)收款管理系統(tǒng)中客戶當(dāng)前應(yīng)收款余額。
2. 付款條件：可用于銷售單據(jù)中付款條件的確省取值。

• 其它屬性設(shè)置

1. 發(fā)展日期：該客戶是何時建立供貨關(guān)系的。
2. 停用日期：輸入因信用等原因和用戶停止業(yè)務(wù)往來的客戶被停止使用的日期。停用日期欄內(nèi)容不為空的客戶，在任何業(yè)務(wù)單據(jù)開具時都不能使用，但可進(jìn)行查詢。如果要使被停用的客戶放棄使用，將停用日期欄的內(nèi)容清空即可。

5.13 客戶存貨對照表維護(hù)

5.131 [菜單路徑]：基礎(chǔ)設(shè)置-基礎(chǔ)檔案-對照表-客戶存貨對照表

提示：物料可以一對多,即客戶兩個物料編碼對應(yīng)公司一種物料.

5.14 客戶存貨價格表維護(hù)

5.141 客戶調(diào)價單業(yè)務(wù)

[菜單路徑]：銷售管理-價格管理-調(diào)價單

5.142 客戶價格列表

[菜單路徑]：銷售管理-價格管理-客戶價格列表

5.2 銷售報價及訂單下達(dá)業(yè)務(wù)

5.21 業(yè)務(wù)流程圖

5.22 客戶報價業(yè)務(wù)

5.221 [菜單路徑]:銷售管理-銷售報價-銷售報價單

5.222 業(yè)務(wù)操作圖解說明

5.223 功能說明：

1） 銷售報價是企業(yè)向客戶提供貨品、規(guī)格、價格、結(jié)算方式等信息，雙方達(dá)成協(xié)議后，銷售報價單轉(zhuǎn)為有效的銷售訂單。

2） 企業(yè)可以針對不同客戶、不同存貨、不同批量提出不同的報價、扣率;
3） 銷售報價單是可選單據(jù)，用戶可根據(jù)業(yè)務(wù)的實(shí)際需要選用;

5.224 作業(yè)說明：

1） 報價單只能手工增加;

2） 報價單可修改、刪除、審核、棄審、關(guān)閉、打開;

3） 審核未關(guān)閉的報價單可參照生成銷售訂單;

5.23 客戶訂單業(yè)務(wù)：

5.231 [菜單路徑]:銷售管理-銷售訂貨-銷售訂單

5.232 業(yè)務(wù)操作圖解說明

5.223 操作說明：

1. 客戶訂單手工增加，也可參照客戶報價單、合同生成。
2. 客戶訂單可修改、刪除、審核、棄審、關(guān)閉、打開，可以行關(guān)閉、行打開。
3. 未審核未整單關(guān)閉的客戶訂單可鎖定、解鎖。系統(tǒng)將已鎖定、已審核的未關(guān)閉的客戶訂單余量作為需求規(guī)劃的需求來源。
4. 已審核未關(guān)閉的客戶訂單可以變更。

5.224 操作要求：

1. 國內(nèi)生產(chǎn)工程單編號規(guī)則：ANC年月日 4位流水號。表頭中的的客戶訂單號指客戶給我們下達(dá)的訂單號碼,可以重復(fù).
2. 表體中的存貨發(fā)貨日期要大于完工日期，發(fā)貨日期指給客戶發(fā)貨的日期，完工日期指要求生產(chǎn)完工的日期。
3. 訂單如有特殊要求，需在備注欄里面進(jìn)行錄入，同時也可以將客戶的附件納入此訂單的附頁中.
4. 訂單都必須進(jìn)入評審動作，如果訂單下達(dá)完全是公司標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品，則在表體訂單BOM中為“否”，如果有客戶特殊要求，則需要選擇訂單BOM為“是”，同時要求在表頭要求中，填寫客戶詳細(xì)的要求。
5. 訂單審批流設(shè)置：銷售助理制單和修改，并提交給部門主管審核，然后提交給研發(fā)部。
6. 為確保訂單要求描述清晰，作以下補(bǔ)充規(guī)定：

• 國內(nèi)訂單可以多個產(chǎn)品在一個訂單中下達(dá)，因?yàn)槭菄鴥?nèi)預(yù)測單，無客戶訂單號。國外訂單考慮到訂單包裝要求的不同，要求一個產(chǎn)品下達(dá)一個訂單，至于客戶訂單號，可以重復(fù)，也就是說一個客戶訂單號可以對照多個生產(chǎn)工程單號。

1. 客戶訂單可以手工增加，也可以參照銷售報價單生成！如果通過報價單生成，則報價單的存貨必須是系統(tǒng)中的標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品。
2. 銷售訂單只有在審核情況下才可以進(jìn)入PMC部的需求運(yùn)算過程中。
3. 針對國內(nèi)銷售訂單，當(dāng)該訂單產(chǎn)品已完工入庫，并作了釋放后，需要在訂單界面將該訂單進(jìn)行關(guān)閉。

5.3 銷售發(fā)退貨業(yè)務(wù)：

5.31 業(yè)務(wù)流程圖:

5.32 銷售發(fā)貨業(yè)務(wù)

5.321 [菜單路徑]:銷售管理-銷售發(fā)貨-發(fā)貨單

5.322 業(yè)務(wù)操作圖解說明

5.323 操作說明：

1. 銷售發(fā)貨單可以手工增加，也可以參照銷售訂單生成。
2. 發(fā)貨單可以修改、刪除、審核、棄審、關(guān)閉、打開，可以行關(guān)閉、行打開.
3. 已審核未關(guān)閉的銷售發(fā)貨單可參照生成銷售發(fā)票.
4. 銷售發(fā)貨單審核后，在庫存管理中生成銷售出庫單.

• 參照生單界面

[小提示]

1. 銷售發(fā)貨單默認(rèn)參照選項(xiàng)為“客戶訂單”，如需更改可進(jìn)入銷售選項(xiàng)中進(jìn)行設(shè)置?。ㄒ娤聢D）
2. [操作路徑]：銷售管理-設(shè)置-銷售選項(xiàng)-其他控制頁簽

• 生成后的發(fā)貨單

[注意事項(xiàng)]

1、銷售發(fā)貨之前必須先查詢[銷售現(xiàn)存量查詢表]，確認(rèn)自己的訂單是不是已經(jīng)辦理入庫！
特別提示：系統(tǒng)中的成品全設(shè)定了批號管理！生產(chǎn)部在辦理入庫時，都默認(rèn)將銷售訂單號當(dāng)作入庫的批號進(jìn)行！如果屬樣品則寫明是“樣品”批號。

• 注意所有成品出貨的倉庫都必須是成品倉，如果是出原材料或半成品則需先由生產(chǎn)部或倉庫部先進(jìn)行調(diào)撥，再進(jìn)行出貨。銷售發(fā)貨時，同時需注明發(fā)貨單價，同時，系統(tǒng)已經(jīng)設(shè)定客戶檔案查看權(quán)限，非自己的客戶業(yè)務(wù)單據(jù)，是不允許查看。銷售發(fā)貨審批流：銷售助理制單，部門主管審核，財務(wù)部終審。

提示：

• 國內(nèi)發(fā)貨不通過生產(chǎn)工程單生單，直接手工新增成品，同時勾選對應(yīng)訂單批號。同時，提醒國內(nèi)的發(fā)貨成品，需先將訂單產(chǎn)品進(jìn)行釋放成公用庫存。國外發(fā)貨完全按生產(chǎn)工程單生單。

5.33 銷售退貨業(yè)務(wù)

5.331 [菜單路徑]:銷售管理-銷售發(fā)貨-退貨單

• 生成后的退貨單

[注意事項(xiàng)]

• 退貨必須先退回不良品倉，如果檢驗(yàn)確認(rèn)合格后，則通過調(diào)撥單轉(zhuǎn)入成品倉;銷售退貨數(shù)量為負(fù)數(shù)，同時必須注明單價。對于退貨回來的成品，進(jìn)入不良品倉時，也需要賦予批號，統(tǒng)一規(guī)定為“退貨”批號。銷售退貨單審核后，倉庫憑自動生成的紅字《銷售出庫單》辦理入倉業(yè)務(wù)。

5.34 國內(nèi)訂單成品釋放業(yè)務(wù)

系統(tǒng)所有產(chǎn)品都為LP按訂單模式管控，所有出貨都必須按訂單號管理，因國內(nèi)發(fā)貨不受訂單號控制，故在發(fā)貨前需作釋放動作，具體操作如下：

[菜單路徑] 銷售管理-銷售訂貨-訂單預(yù)留-按訂單預(yù)留

5.4 日常管理報表查詢業(yè)務(wù)

5.41 銷售訂單預(yù)警和報警查詢

5.411 [菜單路徑]: 銷售管理-銷售訂貨-銷售訂單預(yù)警和報警

5.412 操作業(yè)務(wù)圖解

5.413 業(yè)務(wù)說明：通過此業(yè)務(wù)可實(shí)時關(guān)注銷售訂單的執(zhí)行狀況!

• 提前預(yù)警的訂單記錄：訂單數(shù)量＞累計發(fā)貨數(shù)量且0≤預(yù)發(fā)貨日期－當(dāng)前日期≤提前預(yù)警天數(shù)
• 逾期報警的訂單記錄：訂單數(shù)量＞累計發(fā)貨數(shù)量且預(yù)發(fā)貨日期－當(dāng)前日期＜0且當(dāng)前日期－預(yù)發(fā)貨日期≥逾期預(yù)警天數(shù)。

5.42 銷售現(xiàn)存量查詢

5.421 [菜單路徑]: 銷售管理-銷售現(xiàn)存量查詢

5.422 操作業(yè)務(wù)圖解

• 銷售現(xiàn)存量查詢

5.423 業(yè)務(wù)說明：可以查詢所有具有銷售屬性的存貨的當(dāng)前現(xiàn)存量、可用量，以及時掌握可發(fā)貨數(shù)量。

1）現(xiàn)存量：倉庫當(dāng)前的倉存數(shù)量

2）可用量：倉庫當(dāng)前可以使用的數(shù)量

3）預(yù)發(fā)貨數(shù)量：在未來的時間，總共需要發(fā)貨的數(shù)量。

4）待入庫數(shù)量：在未來的時間，總共預(yù)計入庫的數(shù)量。

6.0 【流程圖】

7.0 【表單記錄】

《客戶訂單》《發(fā)貨單》《退貨單》《銷售報價單》