陶靖 陳琳

中國(guó)公路工程咨詢集團(tuán)有限公司

摘 要：合同是企業(yè)對(duì)外經(jīng)濟(jì)交往的重要紐帶，加強(qiáng)合同管理是企業(yè)完成經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)持續(xù)健康發(fā)展的重要保障。本文根據(jù)《合同法》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)合同管理實(shí)際，提出加強(qiáng)合同簽訂管理、履行管理、變更轉(zhuǎn)讓解除管理、建立健全完備的合同管理體系等措施，以不斷提高企業(yè)合同管理水平。

關(guān)鍵詞：合同法;合同管理;合同管理體系;

合同是企業(yè)對(duì)外經(jīng)濟(jì)交往的重要紐帶，企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)絕大部分都要通過合同來體現(xiàn)，加強(qiáng)企業(yè)合同管理是企業(yè)完成經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)持續(xù)健康發(fā)展的重要保障。我國(guó)改革開放以來，在推進(jìn)依法治國(guó)進(jìn)程中，最先制定的一批法律中就有《經(jīng)濟(jì)合同法》，隨后又制定了《技術(shù)合同法》和《涉外經(jīng)濟(jì)合同法》;1999年3月全國(guó)人大制定并通過了統(tǒng)一的《中華人民共和國(guó)合同法》，全面與國(guó)際上先進(jìn)的合同立法理念接軌，特別是引入許多促進(jìn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的合同法治規(guī)則。20多年來，在《合同法》的規(guī)范引導(dǎo)下，我國(guó)企業(yè)合同管理水平有了顯著提升，但從企業(yè)實(shí)踐來看，大多經(jīng)濟(jì)糾紛的發(fā)生仍與合同不完善有關(guān)，因此加強(qiáng)合同管理，依然是企業(yè)面臨的重要課題。

1 加強(qiáng)合同簽訂的管理

合同簽訂管理是加強(qiáng)企業(yè)合同管理的首要環(huán)節(jié)，也是合同順利履行的源頭，加強(qiáng)合同簽訂管理主要有以下幾個(gè)方面:

首先是對(duì)合同對(duì)方當(dāng)事人要進(jìn)行資信審查，特別是以前從未與之有過經(jīng)濟(jì)交往的當(dāng)事人和存在重大交易風(fēng)險(xiǎn)的當(dāng)事人。一份合同雖然簽訂得比較完善，我方也能按約履行，但對(duì)方出了問題也會(huì)前功盡棄，而且對(duì)此我方也難以準(zhǔn)確掌握，因此合同簽訂前的資信審查工作就尤為重要。資信審查包括合同主體資格，即是否具備企業(yè)法人資格和某些合同要求的資質(zhì)許可，如工程項(xiàng)目是否批準(zhǔn)手續(xù)完備等;對(duì)方的履約能力，即其財(cái)產(chǎn)資金狀況，如工程項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)是否有保障;對(duì)方經(jīng)營(yíng)管理情況，如果其經(jīng)營(yíng)管理混亂，肯定會(huì)影響合同的履行;對(duì)方重合同守信用情況，這一點(diǎn)很重要，如果對(duì)方信用不佳、糾紛不斷，很難保證不會(huì)違約。在進(jìn)行合同對(duì)方資信審查時(shí)，其中重要的一點(diǎn)是對(duì)合同簽約人員的委托授權(quán)情況審查，必須合法有效，授權(quán)明確，避免出現(xiàn)“表見代理”的問題。

其次是合同條款要完備嚴(yán)謹(jǐn)。要重視合同的起草權(quán)，徹底改變改革開放初期企業(yè)坐等對(duì)方提供合同文本的錯(cuò)誤觀念，要根據(jù)合同項(xiàng)目的不同情況，用好合同起草權(quán)。如果我方處于合同主導(dǎo)地位的，一定堅(jiān)持用我方起草的合同文本，這就要求企業(yè)在日常的經(jīng)營(yíng)管理中，提前制定自己的合同范本，再根據(jù)具體情況進(jìn)行必要增減;如果對(duì)方處于合同的主導(dǎo)地位，使用對(duì)方合同文本的情況下，必須對(duì)合同條款進(jìn)行嚴(yán)格審查，找出對(duì)我方不利或過度保護(hù)對(duì)方利益的條款，俗稱“挖地雷”“找陷阱”，千萬不能稀里糊涂地簽字蓋章;如果是政府項(xiàng)目或招投標(biāo)取得的合同，往往都有政府的標(biāo)準(zhǔn)合同文本或通用的文本，這時(shí)也要根據(jù)該項(xiàng)目和當(dāng)事人的實(shí)際情況，對(duì)合同條款增減個(gè)性化的條款，以確保本合同的順利履行。合同條款的完備，就是對(duì)合同法第12條規(guī)定的合同必備條款，進(jìn)行明確約定，不能缺失含混;同時(shí)注意草擬好個(gè)性化條款，如合同的擔(dān)保條款、定金條款、保密條款、不可抗力條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款以及爭(zhēng)議解決、法律適用條款等;特別要注意起草好合同風(fēng)險(xiǎn)防范條款，這是最重要的條款，也是合同起草水平的主要體現(xiàn)。要針對(duì)合同履行過程中，可能發(fā)生的各種不利情況，有針對(duì)性地設(shè)計(jì)好應(yīng)對(duì)解決方案以及明確風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任的承擔(dān)。

合同簽訂階段還要注意完善必要的流程，確保合同合法生效。特別是法律法規(guī)或政府部門規(guī)章要求，需要進(jìn)行審批備案登記才能生效的合同或其中個(gè)別條款(如抵押條款)，必須盡快辦理有關(guān)手續(xù)，不可輕易相信個(gè)別人員的承諾或委托不負(fù)責(zé)任的人員辦理。同時(shí)也要注意合同雙方內(nèi)部審批流程的進(jìn)展情況，內(nèi)部程序出現(xiàn)瑕疵也會(huì)為合同順利履行留下隱患。

2 合同履行的管理

合同履行的管理是保障合同目的實(shí)現(xiàn)的重要階段，簽訂合同是為了履行合同，只有雙方按照合同約定，全面準(zhǔn)確地履行了自己的合同義務(wù)，合同目的才能實(shí)現(xiàn)。實(shí)踐中，企業(yè)負(fù)責(zé)簽訂合同與履行合同的人員并不一致，如果溝通聯(lián)系再不暢通，往往導(dǎo)致合同履行出現(xiàn)不應(yīng)有的問題，因此企業(yè)必須高度重視對(duì)合同履行的管理。

首先是要制定合同履行的進(jìn)度計(jì)劃，按照輕重緩急、履行期限的先后次序作出整體安排并交付業(yè)務(wù)部門具體執(zhí)行。一份合同的履行往往涉及企業(yè)的多個(gè)部門，需要他們互相配合、共同完成。若部門之間缺乏協(xié)調(diào)、步調(diào)不一，某一部門某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)延誤和差錯(cuò)，就可能導(dǎo)致企業(yè)合同的整體違約，因此必須對(duì)全體員工加強(qiáng)全面履行合同、嚴(yán)守合同信用的理念意識(shí)教育，樹立良好的遵法守信氛圍，確保合同每個(gè)節(jié)點(diǎn)都能按時(shí)按約完成。

其次是及時(shí)正確處理合同履行中出現(xiàn)的各種問題。實(shí)踐中往往由于前期簽約階段準(zhǔn)備不夠充分，或者缺乏經(jīng)驗(yàn)，未能完全預(yù)料到合同履行過程中客觀情況變化以及每個(gè)細(xì)節(jié)，因此合同履行過程中出現(xiàn)各種問題在所難免。關(guān)鍵是要有警覺意識(shí)，高度重視履行中出現(xiàn)的各種變化，與對(duì)方及時(shí)溝通協(xié)商，就有關(guān)問題達(dá)成一致并簽訂補(bǔ)充協(xié)議或制定會(huì)談紀(jì)要，彌補(bǔ)原合同的缺失和不足。這里要注意正確行使《合同法》賦予當(dāng)事人的各種權(quán)利，如先履行抗辯權(quán)、同時(shí)履行抗辯權(quán)和不安抗辯權(quán)，特別是適用好“情勢(shì)變更”原則，確保合同順利履行。

最后是加強(qiáng)合同履行過程中的監(jiān)督檢查，建立健全合同履行的監(jiān)督檢查機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同履行中存在的問題特別是帶有傾向性的問題，確保合同的具體執(zhí)行部門準(zhǔn)確全面地理解合同信息，按照合同約定全面完成各環(huán)節(jié)義務(wù)。

3 合同變更轉(zhuǎn)讓解除管理

合同變更轉(zhuǎn)讓解除管理是合同管理的重要環(huán)節(jié)，也是企業(yè)往往容易忽視的環(huán)節(jié)，而合同變更轉(zhuǎn)讓解除或發(fā)生糾紛乃至訴訟是合同進(jìn)程中難以避免的，因此企業(yè)要特別予以重視。

首先是合同的變更。企業(yè)要深入領(lǐng)會(huì)《合同法》關(guān)于合同變更的規(guī)定，相當(dāng)多的企業(yè)在這方面存在著錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)。特別是要準(zhǔn)確地理解《合同法》關(guān)于“當(dāng)事人對(duì)合同變更的內(nèi)容約定不明確的，推定為未變更”的規(guī)定，當(dāng)事人協(xié)商一致可以變更合同，但如何體現(xiàn)“協(xié)商一致”至關(guān)重要。往往一方當(dāng)事人提出變更要求，對(duì)方?jīng)]有明確反對(duì)或者沒有及時(shí)答復(fù)或者由某一業(yè)務(wù)人員口頭允諾，但到發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)對(duì)方往往不予認(rèn)可，而我方又提供不出合法有效的證據(jù)，導(dǎo)致承擔(dān)較大經(jīng)濟(jì)損失。正確的作法是必須簽訂合同變更協(xié)議或補(bǔ)充協(xié)議，最低是簽訂會(huì)談紀(jì)要或其他能夠證明對(duì)方同意變更的書面文書。

合同轉(zhuǎn)讓也是合同履行過程中常常發(fā)生的。必須嚴(yán)格按照《合同法》的規(guī)定，轉(zhuǎn)讓合同權(quán)利的必須及時(shí)通知對(duì)方當(dāng)事人，否則該轉(zhuǎn)讓不發(fā)生效力;轉(zhuǎn)讓合同義務(wù)的必須經(jīng)對(duì)方當(dāng)事人同意，否則該轉(zhuǎn)讓同樣不發(fā)生效力。

合同解除是合同的權(quán)利義務(wù)終止，這是合同進(jìn)程中的特殊情況，也是加強(qiáng)企業(yè)合同管理的重要環(huán)節(jié)。企業(yè)合同管理人員要切實(shí)掌握《合同法》規(guī)定的各種合同解除條件。合同解除有法定解除、約定解除;有雙方協(xié)商一致解除和單方解除，特別是要正確理解和適用《合同法》第93條第二款和94條規(guī)定的合同單方解除權(quán)利。一是應(yīng)及時(shí)通知合同對(duì)方當(dāng)事人;二是合同自通知到達(dá)對(duì)方時(shí)解除(這一點(diǎn)非常重要);三是對(duì)方有異議的，只能請(qǐng)求人民法院或仲裁機(jī)構(gòu)確認(rèn)解除合同的效力。

4 建立健全完備的企業(yè)合同管理體系

建立完備的企業(yè)合同管理體系是加強(qiáng)合同管理的重要組織保障，也是提升合同管理水平的根本性措施。

首先是明確合同的綜合歸口管理部門。目前，國(guó)內(nèi)外經(jīng)營(yíng)發(fā)展較好的企業(yè)，特別是一些大企業(yè)，一般都實(shí)行“綜合歸口、分類分級(jí)”的合同管理體系，普遍設(shè)立了獨(dú)立的合同管理部門或者明確由企業(yè)法務(wù)部門、計(jì)劃經(jīng)營(yíng)部門歸口管理合同。而一些企業(yè)對(duì)此尚未有深入的認(rèn)識(shí)，不少單位僅憑業(yè)務(wù)相近或習(xí)慣做法來確定合同的歸口管理部門，因此也就不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。根據(jù)央企合同管理經(jīng)驗(yàn)，合同綜合歸口管理部門的主要職責(zé)是:(一)負(fù)責(zé)擬訂企業(yè)合同管理綱要、明確企業(yè)合同管理理念以及合同發(fā)展規(guī)劃;(二)擬訂各項(xiàng)合同管理制度，經(jīng)企業(yè)決策層批準(zhǔn)施行，監(jiān)督合同管理制度執(zhí)行情況，及時(shí)進(jìn)行評(píng)審修訂;(三)負(fù)責(zé)企業(yè)合同總臺(tái)賬的管理，定期對(duì)合同各類信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，提出信息全面、數(shù)據(jù)詳實(shí)的分析報(bào)告，供企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策;(四)參與重大合同的談判起草、修改合同文本，根據(jù)企業(yè)實(shí)際制定各類合同范本或標(biāo)準(zhǔn)文本，負(fù)責(zé)合同審查;(五)負(fù)責(zé)企業(yè)法人授權(quán)委托書的制定發(fā)放和管理，明確各類合同的簽訂審批權(quán)限;(六)負(fù)責(zé)合同專用章的刻制和使用;(七)負(fù)責(zé)合同風(fēng)險(xiǎn)防范，編寫企業(yè)合同風(fēng)險(xiǎn)防范手冊(cè)，明確重大風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和防范措施，及時(shí)提出合同風(fēng)險(xiǎn)防范指引;(八)負(fù)責(zé)合同爭(zhēng)議糾紛處理，實(shí)行合同預(yù)警制度，對(duì)可能發(fā)生重大爭(zhēng)議糾紛的合同及時(shí)采取法律手段，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益;(九)擬訂企業(yè)內(nèi)部各部門及所屬單位合同考核指標(biāo)，組織進(jìn)行合同考評(píng)，建立健全權(quán)責(zé)清楚、獎(jiǎng)罰分明的合同激勵(lì)機(jī)制。(十)負(fù)責(zé)合同檔案管理，明確合同歸檔和使用要求，并認(rèn)真執(zhí)行。以上10項(xiàng)職責(zé)，如果企業(yè)的合同歸口管理部門，都能切實(shí)做好，可以說這個(gè)企業(yè)的合同管理就達(dá)到了相當(dāng)好的水平。

其次是明確企業(yè)各業(yè)務(wù)部門和分、子機(jī)構(gòu)合同的管理職責(zé)。實(shí)行合同歸口管理，并不是取代各部門的管理職責(zé)，更不能包辦代替，相反是要加強(qiáng)各業(yè)務(wù)部門職責(zé)，其關(guān)鍵是明確職責(zé)權(quán)限、明確協(xié)調(diào)配合要求，形成各負(fù)其責(zé)、管理到位、運(yùn)轉(zhuǎn)暢通的合同管理體系。

再次是建立健全合同管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，使合同管理有法可依、有章可循。合同管理制度切忌照搬照抄合同法的有關(guān)規(guī)定或者其他企業(yè)的合同管理制度，必須結(jié)合本企業(yè)合同簽訂履行的實(shí)際情況，針對(duì)合同運(yùn)行過程中經(jīng)常出現(xiàn)的問題，制定有針對(duì)性、個(gè)性化、規(guī)范化的規(guī)章制度。并且在實(shí)際合同運(yùn)行過程中得到認(rèn)真執(zhí)行。

最后是加強(qiáng)合同管理信息化建設(shè)。根據(jù)央企合同管理經(jīng)驗(yàn)，借助信息化的管理手段，可以極大地提升合同管理水平特別是管理效率。當(dāng)前合同管理信息化建設(shè)的難點(diǎn)是，一些企業(yè)舍不得進(jìn)行投入，也有的企業(yè)因資金緊張不能投入，這是必須提高認(rèn)識(shí)加以解決的。建立健全合同管理體系，必須有較高水平的信息化手段來保障。