在越來越多的辦公場(chǎng)景中，我們都能看到這樣的畫面：行走在辦公樓內(nèi)的白領(lǐng)們，手上無一例外的都拿著電腦或平板。但若將時(shí)間往后推5年，同樣場(chǎng)景下，電腦則會(huì)變成堆積如山的文件夾。
無紙化辦公在現(xiàn)代辦公場(chǎng)景中愈發(fā)普及，但對(duì)于不少傳統(tǒng)企業(yè)或傳統(tǒng)部門而言，無紙化時(shí)代遲遲未能到來，這樣的情況在商辦的財(cái)務(wù)部、運(yùn)營部等部門尤甚。
– 圖片來自網(wǎng)絡(luò) –
以合同管理為例，一棟樓往往就有幾十甚至上百份合同，在合同簽署階段，就需要經(jīng)過多個(gè)部門、多個(gè)負(fù)責(zé)人審批，紙質(zhì)合同成本高、不易保存，還存在遺失、破損風(fēng)險(xiǎn)，且合同審批、執(zhí)行過程費(fèi)時(shí)費(fèi)力，運(yùn)作效率低下，更是無法實(shí)時(shí)查驗(yàn)客戶情況，給項(xiàng)目經(jīng)營帶去了更大的風(fēng)險(xiǎn)。
通過CREAMS合同在線化管理，從合同簽訂前到租客退租后，輕松覆蓋每一份合同的全生命周期，實(shí)現(xiàn)無紙化高效管樓。
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流程在線審批，提效10倍起
來自杭州某寫字樓的張先生是一位從業(yè)5年的商辦運(yùn)營，旺季時(shí)，他經(jīng)常拿著好幾份合同滿公司跑，這份合同需要大領(lǐng)導(dǎo)簽字、那份合同需要財(cái)務(wù)蓋章，忙起來腳不著地。
即使是在市場(chǎng)上開始流行電子合同時(shí)，張先生所在的老牌房企也依舊在沿用這套舊模式，“習(xí)慣了之后沒想著去改變，現(xiàn)在這種方式也沒什么大問題?！倍诠臼褂肅REAMS管理租客合同后，張先生明顯感覺自己過去的這種想法太過片面。
在CREAMS合同管理中，所有合同流程，無論是合同的新建、變更還是退租都能在線上進(jìn)行，工作效率有了巨大的提升。
– 所有合同流程審批在后臺(tái)有跡可循 –
現(xiàn)在，張先生每天早上一到公司便在CREAMS工作臺(tái)中查看自己發(fā)起的審批，哪些合同的審批已經(jīng)完成了、還未完成的審批在哪位審批人那里卡了殼，都能在審批列表里看到。不用再花時(shí)間親自跑去其他部門催，CREAMS直接完成了跨部門間的高效協(xié)同辦公，運(yùn)營人員能將過去浪費(fèi)在周轉(zhuǎn)上的時(shí)間用于產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)策略的提升，合同工作效率與產(chǎn)品提升效率達(dá)成”雙贏”。
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智能生成收付款計(jì)劃
沈小姐是一家資產(chǎn)運(yùn)營公司的財(cái)務(wù)，她所在的公司管理著全國十多個(gè)項(xiàng)目，她經(jīng)手的合同自己都數(shù)不清了。
“其實(shí)最麻煩的還不是起草合同，畢竟合同都有固定的模板。最煩的還是要提前做好收付款計(jì)劃。”在與客戶敲定租金等合同細(xì)節(jié)后，給到沈小姐的時(shí)間是十分有限的，他們要在最短時(shí)間內(nèi)完成收付款計(jì)劃表，計(jì)算出條款費(fèi)用明細(xì)，并附在合同后給到客戶確認(rèn)并簽名。
過去沈小姐所在的財(cái)務(wù)部都是通過手工賬的形式去完成這項(xiàng)工作，三個(gè)人面對(duì)多份待簽合同，不得不天天加班完成計(jì)算。
在使用CREAMS合同管理后，這一項(xiàng)工作被系統(tǒng)完全替代了，只要在新建合同過程中填寫好相關(guān)基本的信息，如租賃數(shù)量、單價(jià)、開始/結(jié)束日、計(jì)算精度等等，在費(fèi)用條款這一步中，就能直接生成收付款計(jì)劃，免去了大量的手工賬時(shí)間。
– 各期租金明細(xì)可在新建合同時(shí)一鍵生成 –
3
一鍵核查客戶工商信息
對(duì)于合同管理而言，簽的是合同，管的是租客，相比單純管理一份合同而言具有更多的不確定性。
某產(chǎn)業(yè)園運(yùn)營部小李最近就遇到了這樣的麻煩，自己簽進(jìn)來的客戶，在入駐一段時(shí)間并頻繁發(fā)生費(fèi)用欠繳后，才發(fā)現(xiàn)其存在經(jīng)營問題；還有客戶突然告知因?yàn)闃I(yè)務(wù)資金鏈斷裂要提前退租，這些情況的發(fā)生給項(xiàng)目帶來了巨大的招商、成本壓力。
– 搭建風(fēng)控預(yù)警體系，租客工商信息盡在掌握 –
在CREAMS電子合同簽署前期，運(yùn)營人員就可通過聯(lián)網(wǎng)的風(fēng)控預(yù)警體系，一鍵查詢到客戶的工商信息，全面掌握客戶經(jīng)營情況，對(duì)潛在的風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)采取相關(guān)措施。
4
合同到期智能預(yù)警
許多商辦項(xiàng)目苦于客戶頻繁流失，出租率上不去，項(xiàng)目收益也無法提升，其實(shí)很大的問題出在對(duì)租客合同的管理上。孵化器運(yùn)營人員小許稱：“我們會(huì)有一個(gè)表格專門記錄客戶的合同到期時(shí)間，但也不會(huì)天天去看，有時(shí)候還是租客過來我們才發(fā)現(xiàn)合同已經(jīng)到期了?！?/span>
合同到期缺乏預(yù)警與提醒，讓運(yùn)營管理毫無主動(dòng)性可言，更會(huì)因跟進(jìn)不及時(shí)而流失一些本可續(xù)租的租客，畢竟，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈，每一個(gè)客戶都有很多雙眼睛盯著。
在CREAMS中，運(yùn)營人員可根據(jù)業(yè)務(wù)需求設(shè)置智能合同到期提醒，可在到期前兩三個(gè)月提前采取處理措施，不僅能減少逾期繳費(fèi)、拖欠繳費(fèi)等現(xiàn)象發(fā)生，也能通過租客意向調(diào)查，判斷他們是否有續(xù)租想法。
– 經(jīng)營看板顯示合同到期分布情況 –
若續(xù)租，則需根據(jù)客戶的業(yè)務(wù)發(fā)展需求，及時(shí)調(diào)整戶型、面積；若租客堅(jiān)持退租，則要提前告知招商人員做好招商準(zhǔn)備工作，并預(yù)留充分的時(shí)間制定房源推廣計(jì)劃、租金價(jià)格策略、戶型面積優(yōu)化策略等。
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