職場上，日常工作中，一位管理者，本職本崗工作之外，不管是自己主導(dǎo)，還是參與他人，往往都會(huì)做一些項(xiàng)目（或者稱之為管理專案）。有小型的項(xiàng)目，如組織一場會(huì)議，主導(dǎo)一次培訓(xùn)，做一個(gè)主題活動(dòng)周等等。也有大一點(diǎn)的項(xiàng)目，如生產(chǎn)線升級(jí)優(yōu)化，如信息系統(tǒng)上線等等。
但日常工作中，很多項(xiàng)目尤其是一些小項(xiàng)目最終的結(jié)果并不能讓人滿意。原因很多，其中關(guān)鍵的一條，我覺得就是項(xiàng)目流程不夠清晰，或者，項(xiàng)目的流程本身有問題。
當(dāng)然，有關(guān)項(xiàng)目管理的經(jīng)驗(yàn)和方法很多，項(xiàng)目管理也早成為管理學(xué)的一個(gè)分支學(xué)科。對(duì)項(xiàng)目管理這個(gè)大課題，我不敢也沒有能力深入。本文，我根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)，僅針對(duì)于職場，僅對(duì)于一些小型的項(xiàng)目管理，談?wù)勎业目捶ê徒ㄗh。
上面說了，有非常多非常專業(yè)的項(xiàng)目管理理論和理念，有不少高大上的東西，但可能也正因?yàn)楦叽笊?/strong>，總覺得有點(diǎn)飄，所以，總是較難落地。今天，我提出一個(gè)流程，項(xiàng)目管理的四步流程，以便更好的做好小型的項(xiàng)目，做好小型項(xiàng)目的管理。
小型項(xiàng)目管理的四步流程。
這個(gè)小型項(xiàng)目的四步流程其實(shí)很簡單，也很直接，可能有點(diǎn)老套，可能大家都知道，離高大上呢，似乎很遙遠(yuǎn)，甚至有點(diǎn)低層次和上不得臺(tái)面。但用這這四步流程進(jìn)行小型項(xiàng)目的管理，更容易操作，更容易落地，更容易起到效果。
在職場上，項(xiàng)目從啟動(dòng)、實(shí)施到結(jié)束，是一個(gè)完整的閉環(huán)過程。正是基于這個(gè)過程，我提出的項(xiàng)目管理四步流程是：計(jì)劃→宣傳→執(zhí)行→總結(jié)。
這四步流程是一個(gè)循環(huán)?？梢允峭粋€(gè)項(xiàng)目閉環(huán)內(nèi)前后階段的循環(huán)，也可以是不同項(xiàng)目閉環(huán)與閉環(huán)之間的循環(huán)。
一、項(xiàng)目計(jì)劃。
“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，計(jì)劃的重要性從古說到今，項(xiàng)目管理，自然也不能例外。
1、項(xiàng)目計(jì)劃制訂的幾個(gè)注意事項(xiàng)。
制訂項(xiàng)目計(jì)劃，我們需要先確定一些基本的概念和思路，需要注意幾個(gè)基礎(chǔ)的問題。
首先，將項(xiàng)目計(jì)劃作為首要事件來處理。前面說了，計(jì)劃的重要性從古說到今，這里不需要我再多費(fèi)口舌，請(qǐng)大家記住的是，在項(xiàng)目實(shí)施流程中，計(jì)劃排在第一位。
其次，由正確的人來制訂計(jì)劃。什么叫正確的人？滿足以下三個(gè)條件：一是有制訂計(jì)劃的能力，二是愿意擔(dān)當(dāng)這個(gè)任務(wù)，三是利益相關(guān)。
再次，制訂計(jì)劃是一項(xiàng)團(tuán)隊(duì)任務(wù)。制訂計(jì)劃的人確定了，但制訂計(jì)劃不是一個(gè)在戰(zhàn)斗，也不應(yīng)該是一個(gè)在戰(zhàn)斗，制訂項(xiàng)目計(jì)劃需要團(tuán)隊(duì)的共同努力和協(xié)作。
最后，計(jì)劃需要做到詳盡。盡管計(jì)劃不如變化快，但能提前想到或預(yù)防的，則都需要提前寫進(jìn)計(jì)劃。
2、項(xiàng)目計(jì)劃制訂的步驟
項(xiàng)目計(jì)劃制訂的第一步，確認(rèn)項(xiàng)目的目的。這是根本，也是基礎(chǔ)。
第二步，確定計(jì)劃制訂的制訂者、協(xié)作者和參與者，即由哪些人完成計(jì)劃制訂。
第三步，根據(jù)項(xiàng)目的目的，定義項(xiàng)目目標(biāo)和任務(wù)目標(biāo)。這里，SMART是個(gè)很好的工具(具體的、可衡量的、可實(shí)現(xiàn)的、相關(guān)的、有時(shí)限的)。
第四步，做出項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃。計(jì)劃制訂擔(dān)當(dāng)人擬出初步計(jì)劃，經(jīng)團(tuán)隊(duì)溝通、討論后做出正式項(xiàng)目計(jì)劃，提交審批。
二、宣傳項(xiàng)目計(jì)劃。
項(xiàng)目計(jì)劃做好后，大家往往覺得，按照計(jì)劃去做就行了。但實(shí)際工作中，如果直接這樣去做，大概率會(huì)出現(xiàn)執(zhí)行不到位，或執(zhí)行受阻的情況。
因?yàn)椋茈y想象，在職場中，當(dāng)各方對(duì)計(jì)劃不知道或不甚了解，甚至有不同想法時(shí)，執(zhí)行，會(huì)是一個(gè)什么樣的結(jié)果。
知其然，并知其所以然，才能更好的執(zhí)行。而最好的執(zhí)行，就是各方理解并達(dá)成共識(shí)后的執(zhí)行。（這里特別說明一下，職場可以看作戰(zhàn)場，但職場并不是真正的戰(zhàn)場，那句“理解的要執(zhí)行,不理解的在執(zhí)行中理解”不適合職場。）
宣傳項(xiàng)目計(jì)劃的步驟和主要方法。
首先，介紹項(xiàng)目的目的、目標(biāo)和任務(wù)。即，我們?yōu)槭裁匆鲞@個(gè)項(xiàng)目，這個(gè)項(xiàng)目要做到什么樣的結(jié)果，以及這個(gè)項(xiàng)目主要需要做什么。
其次，說明并講解項(xiàng)目成功的決定性因素。也就是向大家說明，項(xiàng)目成功的關(guān)鍵是什么。這里需要注意的是，項(xiàng)目成功的關(guān)鍵并非一個(gè)目標(biāo)，而是一些具體的難題或事項(xiàng)。
再次，介紹項(xiàng)目負(fù)責(zé)團(tuán)隊(duì)和負(fù)責(zé)人，介紹項(xiàng)目的具體實(shí)施計(jì)劃，項(xiàng)目的時(shí)間進(jìn)度等。
最后，交流與答疑，以及相關(guān)人員必要的補(bǔ)充。
三、執(zhí)行項(xiàng)目計(jì)劃。
執(zhí)行往往被認(rèn)為是最重要的步驟，其實(shí)不然。當(dāng)計(jì)劃完備，準(zhǔn)備充分時(shí)，執(zhí)行，就如鐵軌上奔馳的火車，按部就班的向既定的方向前行。
但任何管理，都不能對(duì)執(zhí)行掉以輕心。我們需要跟蹤執(zhí)行過程，以發(fā)現(xiàn)、解決和預(yù)防各種可能的錯(cuò)誤和意外。
四、項(xiàng)目總結(jié)。
項(xiàng)目管理的四步流程，第一重要的是計(jì)劃，第二重要的，是總結(jié)。
為什么說總結(jié)第二重要呢？因?yàn)?，做管理，做?xiàng)目，尤其是一些小項(xiàng)目，都不可能是一個(gè)或一次性的動(dòng)作，而是管理人員的經(jīng)常性和持續(xù)性的工作。持續(xù)性工作的最佳進(jìn)步方法是什么？毋庸置疑，就是總結(jié)。
關(guān)于總結(jié)的作用和重要性，網(wǎng)上一搜一大堆，我在這里就不復(fù)制粘貼了。
項(xiàng)目總結(jié)最好由項(xiàng)目的計(jì)劃者做出，而不是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)者。項(xiàng)目總結(jié)需要包含以下幾方面內(nèi)容。
1、匯報(bào)。簡述項(xiàng)目過程，匯報(bào)項(xiàng)目的結(jié)果?？梢栽僖淮?strong>回顧項(xiàng)目目標(biāo)并判斷目標(biāo)是否達(dá)成。
2、項(xiàng)目結(jié)果的促成因素。首先找出項(xiàng)目結(jié)果與目標(biāo)之間的差距（不管是正向差距還是負(fù)向差距），再確定這些差距由哪些因素促成。
3、尋找根本原因。分析這些差距的促成因素，找到做得好（達(dá)成目標(biāo)）或做得不好（未達(dá)成目標(biāo)）的真正或根本原因。即做得好，好在什么地方，為什么做得好；做得不好，主觀和客觀的原因都有哪些。
4、產(chǎn)生了哪些制度化的解決方案。這一條是總結(jié)的重點(diǎn)，也是總結(jié)的點(diǎn)睛之筆。如果沒有產(chǎn)生制度化的解決方案，不能說總結(jié)白做，但總結(jié)的效果絕對(duì)會(huì)大打折扣。這里特別提醒一個(gè)關(guān)鍵詞：制度化，解決方案需要制度化的，制度化的解決方案才是總結(jié)的真正成果。
最后，再用一句話總結(jié)。
小型項(xiàng)目管理的四步流程是制訂項(xiàng)目計(jì)劃、宣傳項(xiàng)目計(jì)劃、執(zhí)行項(xiàng)目計(jì)劃和項(xiàng)目總結(jié)，這四步流程中，計(jì)劃是第一重要的，第二重要的，是總結(jié)。
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