如何做項(xiàng)目管理，Excel來幫助你！

任務(wù)分解

任務(wù)分解是成功項(xiàng)目管理的第一步。也就是WBS。

如何進(jìn)行WBS分解:目標(biāo)→任務(wù)→工作→活動(dòng)

WBS分解的原則

橫向到邊即百分百原則——指WBS分解不能出現(xiàn)漏項(xiàng),也不能包含不在項(xiàng)目范圍之內(nèi)的任何產(chǎn)品或活動(dòng)?？v向到底指WBS分解要足夠細(xì),以滿足任務(wù)分配、檢測及控制的目的。

WBS分解的方法

至上而下與至下而上的充分溝通一對一個(gè)別交流小組討論

WBS分解的標(biāo)準(zhǔn)

分解后的活動(dòng)結(jié)構(gòu)清晰邏輯上形成一個(gè)大的活動(dòng)集成了所有的關(guān)鍵因素包含臨時(shí)的里程碑和監(jiān)控點(diǎn)所有活動(dòng)全部定義清楚

總之，無論是使用excel，還是使用project，或者是其他工具，任務(wù)分解是第一步，學(xué)會(huì)分解任務(wù),只有將任務(wù)分解得足夠細(xì)，你才能心里有數(shù)，才能有條不紊地工作,才能統(tǒng)籌安排時(shí)間表 。

任務(wù)分解之后，你可以使用excel來自定義你需要展示什么信息。我的建議是至少展示以下信息：

1. 任務(wù)定義：即使線下溝通過，但是在這里的撰寫，還是要盡可能定義清楚，是“確認(rèn)”還是“交付”，或者“完成”，在工作量上是不一樣的概念。

2. 最晚開始與截至日期：這里沒有用“時(shí)長”和“開始時(shí)間”，而是用了“最晚開始”和“截至?xí)r間”的組合，是因?yàn)椋刂習(xí)r間是每項(xiàng)任務(wù)經(jīng)過最終的deadline加上討論得到的每項(xiàng)任務(wù)的“時(shí)長”倒退得到的。

所以，截至?xí)r間是每項(xiàng)任務(wù)必須要保證的。我只需要每個(gè)負(fù)責(zé)人知道這一點(diǎn)。而最晚開始時(shí)間是截至?xí)r間減去“時(shí)長”得到的。

但是最早開始時(shí)間我并不關(guān)注，他們什么時(shí)候都可以開始，但是我會(huì)根據(jù)這個(gè)最晚開始時(shí)間來發(fā)出提醒——根據(jù)你進(jìn)行的資源評估，你再不開始就來不及了～

3. 關(guān)聯(lián)任務(wù)：設(shè)置前置和后置關(guān)聯(lián)：對于任務(wù)之間的影響關(guān)系一目了然。A任務(wù)<：代表受前面A任務(wù)影響，若A任務(wù)不完成，我無法開始。>A: 代表本任務(wù)是下面A任務(wù)的前置任務(wù)，若本項(xiàng)任務(wù)不完成或有延遲，下面A任務(wù)會(huì)受影響。這個(gè)后面再細(xì)說。

4. 當(dāng)前狀態(tài)：項(xiàng)目管理表需要每日檢查，時(shí)時(shí)更新，并將重大變化時(shí)時(shí)通知給相關(guān)方。當(dāng)前狀態(tài)可以讓每項(xiàng)任務(wù)的完成情況一目了然，并將延遲的任務(wù)重點(diǎn)標(biāo)識(shí)出來。

5. 負(fù)責(zé)人：每項(xiàng)任務(wù)都需要指定一個(gè)負(fù)責(zé)人，而時(shí)間點(diǎn)和交付物的標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)得到了該負(fù)責(zé)人的正式確認(rèn)。

順藤摸瓜的任務(wù)關(guān)聯(lián)

當(dāng)犀利哥來找你說，我的任務(wù)的截止時(shí)間點(diǎn)我不能保證，我要延后2天，通過這個(gè)后置關(guān)聯(lián)，你能夠馬上給犀利哥解釋說，你的截止時(shí)間如果要后延，會(huì)導(dǎo)致你的后置任務(wù)即1.8無法如期開始，當(dāng)我們在看1.8任務(wù)時(shí)，又會(huì)發(fā)現(xiàn)1.8若有延遲，會(huì)影響2.6無法正常開工……因此，若要中途調(diào)整項(xiàng)目任務(wù)，就需要將相關(guān)方叫到一起，評估調(diào)整的可行性——一切都要保證最終的關(guān)鍵里程碑。

花花綠綠的甘特圖

雖然顏色是土了點(diǎn)，但是將甘特圖標(biāo)注不同的顏色，真的很實(shí)用。這個(gè)甘特圖的顏色和“任務(wù)分解”部分的人名顏色是相關(guān)的。在一個(gè)小項(xiàng)目里，很容易為各種角色指定一個(gè)標(biāo)志色。如此，他打開這個(gè)計(jì)劃表，直接搜尋他的標(biāo)志色，就對他的任務(wù)非常清楚。

——在項(xiàng)目經(jīng)理排資源時(shí)，也很容易一眼看出某人的資源利用情況：有沒有因?yàn)椴⑿腥蝿?wù)太多而導(dǎo)致某人資源過度飽和，有沒有有效利用某人的資源等等。

在復(fù)雜的項(xiàng)目里，還可以借助excel的顏色篩選，直接將某個(gè)人的任務(wù)全部篩選出來：

【心得】

盡量確保資源得到最大的利用，通過甘特圖的形象化展示，你可以對你的項(xiàng)目小組的人每個(gè)時(shí)間在做什么一目了然，基本上不會(huì)出現(xiàn)空白的階段，如果不受其他項(xiàng)目的影響，所有人的資源都在這張圖里了。

盡量保證一個(gè)人的資源不會(huì)在多條任務(wù)里并行，除非是兩個(gè)任務(wù)都是50%的資源投入，且必須要一個(gè)人同時(shí)做——比如上圖里的犀利哥的任務(wù)時(shí)間，出現(xiàn)了并行，就是不太合理，需要被規(guī)避的。

使用不同的顏色來標(biāo)注任務(wù)，讓多人協(xié)作時(shí)，只看顏色就清楚自己的時(shí)間點(diǎn)是什么。

關(guān)鍵里程碑

所謂關(guān)鍵里程碑是一個(gè)階段工作必須要保證的時(shí)間點(diǎn)，而這個(gè)時(shí)間點(diǎn)的順利完成與否，決定了里程碑以后的各項(xiàng)工作能不能也保證順利進(jìn)行。如果關(guān)鍵里程碑都無法保證，將意味著里程碑以后的各項(xiàng)任務(wù)要重新調(diào)整。

將關(guān)鍵里程碑標(biāo)注為醒目的紅色，并加上里程碑說明，是一個(gè)不錯(cuò)的辦法。

強(qiáng)大的篩選功能

excel提供了強(qiáng)大的篩選功能，讓你在管理復(fù)雜的任務(wù)時(shí)，也能夠游刃有余。

/ 按負(fù)責(zé)人來篩選 /

/ 按當(dāng)前狀態(tài)來篩選 /

凍結(jié)窗格，讓軟件更加像project

我們也期望excel做出來的計(jì)劃表，能夠在拖動(dòng)查看視圖時(shí)，日期行和任務(wù)行能夠鎖定在原地不動(dòng)。使用excel的窗格凍結(jié)功能能夠輕而易舉達(dá)到目的。如圖所示：點(diǎn)擊你期望凍結(jié)的窗格交叉點(diǎn)窗格，點(diǎn)擊凍結(jié)窗格，即達(dá)到目標(biāo)。

與Project相比的不足之處

1. 甘特圖不能夠自動(dòng)生成，需要手動(dòng)去填充顏色。每次去更改和調(diào)整時(shí)間，都需要去重新填充一下甘特圖。

2. 無其他project提供的高級功能（鑒于我確實(shí)沒有深入研究過，所以也不清楚，但是貌似目前也不需要那些功能）

如何制作

做法

Step1：預(yù)留左側(cè)6列Step2：將其余列選擇足夠多，然后“右鍵”選擇“列寬”，將列寬改成1.8-2.5之間即可Step3：預(yù)留以上3行，左側(cè)6列以上3行用以寫項(xiàng)目名稱以及任務(wù)分解字段名，右側(cè)被改變列寬的頭部3行，用來填充日期。Step4：日期與星期填充，excel其實(shí)有強(qiáng)大的自動(dòng)完成功能，不過日期目前我還沒找到自動(dòng)從今日開始填充的方式，星期的填充，你可以輸入一，二后直接使用自動(dòng)填充工具完成。

Step5：輸入已經(jīng)確認(rèn)的任務(wù)分解結(jié)果，輸入已經(jīng)排好的日期，并根據(jù)這些填充甘特圖Step6：適當(dāng)美化，保存分享

小功能

1. 自動(dòng)填充真實(shí)的日期（星期是已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了，但是日期到了30，31號(hào)不能夠自動(dòng)從1開始填充）

實(shí)現(xiàn)辦法：在第一個(gè)日期的單元格（假設(shè)該單元格是A1）中填入起始日期，比如2010/12/01，在其后的單元格中輸入公式=A1 1，然后橫向拖曳即可。

同時(shí)為了使2010/12/01顯示為“1”，可右鍵選擇“設(shè)置單元格格式”，在自定義類型中輸入d

2. 每次打開軟件，將當(dāng)日的列自動(dòng)標(biāo)注紅色

假設(shè)日期在A1單元格中，選擇格式菜單中的“條件格式”，選擇公式，然后輸入= IF（A1=today（）,true,false)，將底色設(shè)置為紅色即可（heidi目前沒有實(shí)現(xiàn)整列標(biāo)注紅色，只是單個(gè)單元格標(biāo)注成了紅色，以后再研究研究）

當(dāng)然，軟件和工具只是軟件和工具，計(jì)劃如果不在日常工作中時(shí)時(shí)檢查，仍然就只是計(jì)劃，不能真正發(fā)揮價(jià)值。

excel來做項(xiàng)目管理的好處是一般人的電腦上都會(huì)安裝excel，便于你共享項(xiàng)目計(jì)劃，但是依然要不斷地進(jìn)行“過問”，及時(shí)更新項(xiàng)目每項(xiàng)計(jì)劃的進(jìn)度，才能夠真正發(fā)揮出項(xiàng)目管理的作用。