論述之前說明三點：一是出發(fā)點。本著相互學習，引發(fā)探討初衷，以期與大家實現(xiàn)共同進步為目的作此淺論，供大家參考。二是結(jié)合點。本人有幸畢業(yè)后在機關(guān)單位供職三年，期間參與組織4次人數(shù)規(guī)模在100人以上的大型會議，十余次局部小型會議，在此過程中積累了一些辦會經(jīng)驗，產(chǎn)生了一些不成熟的思考與大家分享。三是立足點。會議組織工作是機關(guān)單位必不可少的日常工作之一，內(nèi)容非常繁雜，在此旨在通過窺豹一斑，達到有所啟示目的。下面我就如何做好會議組織工作從以下三階段進行說明：
一、會議籌劃階段
凡事預則立，不預則廢。會前籌備是否充分將極大決定會議能否順利召開。此階段重點做好7項工作。
一是擬制方案計劃。初步確定會議時間、地點、參會人員、會議日程、食宿安排、各類保障等因素，初步擬制會議計劃方案，形成會議組織文件。密切與上級單位溝通對接，依據(jù)其需求及時調(diào)整計劃，加強向領(lǐng)導請示匯報，不斷修正完善會議方案。
二是進行任務(wù)部署。召開會議部署會，講清會議注意事項及相關(guān)要求，細化任務(wù)分工，依據(jù)辦公室人員特長部署任務(wù)，責任到人，各司其職，確保各項工作落到實處。
三是準備文字材料。文字材料是活動內(nèi)容的集中體現(xiàn)，其質(zhì)量高低是決定會議成效的關(guān)鍵因素，會議材料包括會議須知、主體報告、首長講話（主持詞、開幕詞、動員講話、總結(jié)講話等）、經(jīng)驗材料、典型事跡、學習文件等每個材料都有其不同寫作特點，著眼點、關(guān)鍵點、落腳點均不同，在撰寫一些通用項材料時可以找類似材料參考借鑒，結(jié)合任務(wù)特點加以修改即可，對于首長講話，主題報告等材料就要通過收集資料，查找法規(guī)，修改完善，不斷打磨，經(jīng)領(lǐng)導審閱后方能成稿，因此耗時較長，需要提前籌劃準備，以免臨陣慌亂，降低質(zhì)量。
四是準備會務(wù)用品。投影儀、錄音筆、照相機、紙筆等辦公耗材需在在財務(wù)紀律合規(guī)前提下提前置備。
五是進行會場設(shè)置。主要包括會標的懸掛、主席臺的設(shè)置、座位席的排列和席卡的擺放等。主席臺座次要按照“中為主、左為上”的慣例排定，拿不準的要及時請示。
六是安排各類保障。主要是食宿、醫(yī)療、通信等保障。食宿上，首先核準參會人數(shù)，反饋食宿供應方需求，注意不能超標。醫(yī)療上，提前與就近醫(yī)療機構(gòu)或單位衛(wèi)勤部門提報需求，確定好時間地點，設(shè)置醫(yī)務(wù)人員專用房間并指定專人24小時值班，定期巡診參會人員，備足常用藥品等；通信上，可在每個參會人員房間放置會議籌備組人員聯(lián)系方式，確保人員需求能及時得到回應。
七是嚴密組織接站工作。提前對接好參會人員車次、航班等交通信息，制作接站計劃表，列清參加活動人員乘車、船和飛機的班次、到達時間、聯(lián)系方式，明確接站具體負責人和保障車輛。接站人員要提前到達車站、碼頭或機場等候，必要時持接站牌到出口處迎接。遇有上級首長蒞臨指導，要及時報告，以便本單位領(lǐng)導親自接站或到住所迎接。接到后，要妥善安排食宿，做好引導和簡要介紹單位情況的工作?！ ?/span>
二、活動實施階段
這是活動的“重頭戲”，也是確?；顒禹樌瓿傻年P(guān)鍵所在，此階段重點做好5項工作：
一是組織人員報到。在報到地點設(shè)立“簽到處”，安排專人辦理簽到手續(xù)，核發(fā)各類證件，分發(fā)文件材料，介紹相關(guān)情況。對未按時報到的及時溝通聯(lián)系，問清原因及狀況，并向上級領(lǐng)導報告。安排專門場所供各單位保障車輛集中停放、駕駛員集中住宿。
二是召開預備會。人員報到后，根據(jù)需要召集參加活動單位的負責人或聯(lián)絡(luò)員，召開預備會，對日程安排、服務(wù)保障措施和注意事項等內(nèi)容進一步作出明確，征求各單位意見建議，并就組織好活動提出具體要求。
三是做好會議現(xiàn)場工作。首先會議召開前進一步檢查會場座位排布是否合理，會場音響、話筒、投影儀等設(shè)備能否正常使用，燈光、空調(diào)等設(shè)施能否正常運作，飲用水、紙筆、防疫用品等會議用品是否齊備，這些都需要會前進行事先調(diào)試。其次做好入場引導。引導參會人員盡快落座，避免因坐錯位置導致尷尬，提高效率。此外，若會場設(shè)備出現(xiàn)故障等臨時狀況，及時啟動應急預案，就近轉(zhuǎn)場，做到靈活應變，從容處置。
四是設(shè)置合影留念環(huán)節(jié)。確定參加合影人員，選定合影地點，事先安排好攝影師，搞好隊形設(shè)計；重點研究確定第一列的人數(shù)和座次，在座位上粘貼燕尾姓名標簽；條件允許的情況下可安排彩排，或在《會議須知》中明確站位；遇有首長講話時，要準備好音響話筒；及時分發(fā)合影照片。五是周密制定送站計劃。提前對接好參會人員返程航班、車次信息，制定嚴密送站計劃，合理安排送站司機、車輛與返程人員出行計劃，送站工作做到有條不紊，不漏一人。
三、總結(jié)收尾階段
這時千萬不要有松一口氣，歇一歇腳的想法，要一鼓作氣、善始善終做好會議收尾階段工作，主要有5項內(nèi)容：
一是整理歸還會務(wù)用品。對一些借用的會議用品，及時清點歸還；對屬于本單位的用品，分類整理存放、登記造冊，以便下次使用。
二是梳理上報活動情況。系統(tǒng)梳理開展活動的基本情況、經(jīng)驗做法和主要成效，及時向上反映有關(guān)情況，總結(jié)宣揚先進典型。
三是搞好財務(wù)結(jié)算。及時與招待所或賓館核算住房、伙食等費用，盡快結(jié)算印刷資料、購買物品等外圍賬目，對已列入活動預算或預算外開支應納入報銷的經(jīng)費，及時進行處理，不要有遺留問題。
四是抓好會議精神落實。督導各參會人員按照會議精神抓好工作落實，推動會議成果轉(zhuǎn)化為工作實效，及時跟蹤問效并報告領(lǐng)導。
五是做好會議總結(jié)。及時反思會議組織過程中存在不足，提出切實可行整改措施，形成心得報告，并在下次會議中提前做好防范規(guī)避。
會議組織千頭萬緒，事務(wù)繁雜，需要我們從好的經(jīng)驗里去學，更需要從實踐中去感悟，以此不斷提升自己協(xié)調(diào)組織能力。
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