是不是有很多項目經(jīng)理都會遇到這樣的問題：無論你做的項目計劃有多完美，期間總會出現(xiàn)各種影響項目進(jìn)度的事情。
于是“項目計劃經(jīng)常得不到很好執(zhí)行，該如何有效管理項目進(jìn)度？”也成了很多項目經(jīng)理的困擾。
其實，項目進(jìn)度管理和項目計劃一樣重要，因為它決定了時間軸、所需資源和項目交付的現(xiàn)實情況。
要做好項目進(jìn)度管理，第一步就是要理項目計劃和管理策略，其次才開始對項目的整體進(jìn)度進(jìn)行把控。只有這樣，才能做到游刃有余。
01
明確項目計劃表，任務(wù)分配
一個項目能不能成功，其實在開始時就決定了，任務(wù)是否明確，日程計劃表怎么寫，還是有規(guī)矩可循的。
不要不當(dāng)回事，項目或者任務(wù)一接到手就開始做，邊做邊發(fā)現(xiàn)問題再補(bǔ)救問題，這樣只能陷入十分被動的局面。
6個步驟，幫助大家完成項目計劃表：
第一步，考慮到所有的團(tuán)隊成員
盡可能保證團(tuán)隊成員的權(quán)益，讓成員參與到進(jìn)度計劃表的討論中，以便達(dá)成共識。
最大程度可以避免一人獨斷、考慮不到位的情況，也方便在計劃時出現(xiàn)偏差可以及時糾偏。
第二步，對項目的范圍考慮要面面俱到
項目經(jīng)理要保證客戶與公司等各個利益相關(guān)方的需求，提前做好溝通與需求對接確認(rèn)，以此來形成整個項目執(zhí)行的框架。
做好這一步的好處有兩個，一個是可以有一個大致的框架預(yù)判，另一個，則是在后期出現(xiàn)需求變更時，至少有一個依據(jù)。
第三步，創(chuàng)建好關(guān)鍵里程碑節(jié)點
項目開始進(jìn)行，需要在整個項目周期中埋好幾個點，目的是用于在效果與實際的監(jiān)測。
項目經(jīng)理根據(jù)項目情況設(shè)置好階段性的工作，每個階段的工作屬于項目里的一個小項目，到了階段性的節(jié)點時，進(jìn)行及時的檢查，可以查看項目是否在正常的軌道上進(jìn)行。
設(shè)置里程碑主要有兩個好處：
一是及時的進(jìn)行進(jìn)度監(jiān)控與糾偏；
另一個，是每個里程碑的完成可以讓團(tuán)隊的小伙伴始終保持專注，并在階段性的完成中獲得正向的反饋，可以保持積極性。
第四步，花費一些時間去做好時間評估
初步完成了日程表后，我們還需要花點時間和心思去評估一下整體的項目。方法包括但不限于查看借鑒歷史信息、搜索他人的項目經(jīng)驗等。
這樣做可以保證我們在項目開始之前，可以做一個初步的評估，做到心中有數(shù)。
第五步，提前預(yù)見時間和項目范圍的波動
計劃永遠(yuǎn)趕不上變化，不論事先的規(guī)劃和準(zhǔn)備多精細(xì)，永遠(yuǎn)比不上需求變更，進(jìn)度“遲到”，突發(fā)情況一系列的沖擊。
無論你是經(jīng)驗多老道的PM大牛，還是提前做的準(zhǔn)備工作有多么的事無巨細(xì)，前進(jìn)的道路總會掀起一些波瀾，這些猝不及防的變化極有可能讓你前功盡棄。
因此，我們不能把時間安排得太滿，而是預(yù)留一些額外的時間和緩沖。
第六步，分配任務(wù)給團(tuán)隊成員
任務(wù)下發(fā)，很多PM認(rèn)為，就是簡單的上傳下達(dá)的分配工作，并不會占用多少時間，所以在這方面的計劃幾乎沒有。
根據(jù)我多年的經(jīng)驗，永遠(yuǎn)別指望我們的項目成員可以擁有100%的生產(chǎn)力，可以在項目周期中每天100%的努力和堅持，你自己也做不到。
總會被會議、請假、臨時溝通、矛盾沖突等等額外的時間，不去記錄就悄悄的占用了你的計劃時間，而且累計起來，其實由此影響的進(jìn)度是非常大的。
不要小瞧積累的力量，忽視它你一定會后悔的
著名的二八定律告訴我們，80%的工作成果是由20%的關(guān)鍵性動作完成的。
而前期的項目計劃制作就屬于這20%的范圍內(nèi)，做好這一部分，后期的推進(jìn)中你一定會輕松很多！預(yù)估沒做好，無疑親手給未來的自己挖坑。
02
4個項目進(jìn)度管理表
當(dāng)然，無論計劃多完美，總會出現(xiàn)各種影響項目進(jìn)度的事情。
我們要做的是，對每個項目進(jìn)行優(yōu)先級的劃分、整理和歸納后，我們大腦里的任務(wù)就全部轉(zhuǎn)移到工具中進(jìn)行處理。
這樣項目經(jīng)理才能有更多的時間去做好進(jìn)度的把握以及項目進(jìn)程的風(fēng)險控制等更為重要的事情。
對于PM同胞們來說，更可怕的事情莫過于項目還在，時間沒了。
試問誰不想把項目和進(jìn)度都牢牢握在手里，享受運籌帷幄的感覺？
所以老原在這也推薦4個項目管理進(jìn)度表，有了它想做不好項目進(jìn)度都難。
01 項目進(jìn)度管理表。
通過項目進(jìn)度管理表，匯總項目所需的基礎(chǔ)且必要的信息。
包括但不僅限于項目任務(wù)、重要程度、責(zé)任人、起始時間、進(jìn)度、狀態(tài)、備注等，都需要清晰的表現(xiàn)出來。
全面的信息可以讓項目進(jìn)度更加清晰明了，便于在規(guī)定的時間制定出合理、經(jīng)濟(jì)的計劃進(jìn)度。
02 項目進(jìn)度看板圖。
在項目中，我們需要清楚在什么時間該做什么，什么時間點交付。
項目進(jìn)度看板圖以可視化圖表形式展示項目進(jìn)度，更直觀更方便。同時也非常適合總結(jié)和向上級匯報。
而且隨著內(nèi)容的修改，項目進(jìn)度看板會自動更新，十分便捷也不容易出錯。
構(gòu)建的項目進(jìn)度看板圖，可以當(dāng)作模板來使用，下次如果需要使用，只要修改其中的時間和項目內(nèi)容，項目狀態(tài)就會自動更新。
03 項目進(jìn)度明細(xì)表。
應(yīng)該包括項目起始時間、實際工時、完成進(jìn)度、完成情況等詳細(xì)數(shù)據(jù)，一目了然，更方便管理。
哪些落后進(jìn)度，哪些正在進(jìn)行，哪些延期，盡在掌握。項目經(jīng)理在管理實際工作會更加方便且能對癥下藥。
需要特別留意的是，這里匯總的是項目內(nèi)部任務(wù)拆解后的子任務(wù)，順勢寫下每個準(zhǔn)備項目即可。
如果在一個圖內(nèi)需要體現(xiàn)多個項目，則可以用項目名稱-任務(wù)名稱的命名方式，便于任務(wù)表的理解。
04 項目進(jìn)度綜合管理表。
我們常說的項目進(jìn)度綜合管理表，其實很多時候指的是甘特圖。
項目甘特圖可以達(dá)成項目管理可視化，合理的控制項目進(jìn)度，進(jìn)而更好地完成目標(biāo)。
想要創(chuàng)建甘特圖，你得知道完成項目所需的各個任務(wù)，評估每個任務(wù)需要多長時間，哪些任務(wù)是依賴于其他任務(wù)的。
我們可以在原有基礎(chǔ)上增加項目進(jìn)度柱狀圖，既可以明確各個任務(wù)的進(jìn)程，又可以知道整體的進(jìn)度。
在進(jìn)行每個項目時，只有制定比較詳細(xì)的可操作的項目進(jìn)度管理計劃，才可以統(tǒng)籌安排好整個項目的管理工作，使得項目各方面的的工作有條不紊的開展，這4個項目進(jìn)度管理表就是一個重要的工具。
當(dāng)然，工具只是輔助，只要能完成目標(biāo)，做好監(jiān)控，并沒有人說一定要依賴這一個指標(biāo)，大家還是需要結(jié)合實際和多種指標(biāo)來衡量和判斷KPI的執(zhí)行和推進(jìn)。
還是希望大家能夠用好工具，而不是被工具支配。
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