做好項目難，做好項目管理更難。

因為，項目的平穩(wěn)推進從來不是件容易的事，涉及的人員越多，項目就會越難管理，只要其中任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題，都會導致整體進度的拖延。

管理好一個項目，實則是調(diào)度好每一個參與者的完成進度與對項目關(guān)鍵節(jié)點的把控。

所以，石墨相信，做好項目管理，并不是能花百萬千萬去采購復雜項目管理軟件的大企業(yè)專屬，中小企業(yè)也可以。

為此，石墨開發(fā)了「項目管理模板」（實戰(zhàn)版），適用于企業(yè)在項目啟動、計劃、實施、控制、收尾、復盤等多階段使用，項目 Leader 可一覽全盤進度，項目成員可實時同步各階段任務，項目團隊可通過管理模版把控進度、定位問題、按時交付。

01 項目說明書——重要信息全員同步

項目來了，負責人先召集團隊開一個啟動會，這時，就可以在「項目說明書」填入項目名稱、開始時間、計劃完成時間等基本情況，作為重要節(jié)點的里程碑計劃也可以在會議上一并敲定，從而確定重要任務的時間節(jié)點。

除此之外，「項目說明書」還可以填入以下內(nèi)容：

• 項目背景、難度評估信息
• 交付標準
• 項目主要聯(lián)系人的聯(lián)系方式

「說明書」作為項目的總策劃，可以幫助團隊同步各種重要信息。

02 項目進度看板——細化團隊任務分工

確定完項目中的重要節(jié)點（里程碑）后，就需要圍繞它們將每個階段的任務細化。團隊可以將每一個任務目標、說明、開始日、完成日、負責人等信息記錄在「項目進度看板」中。

看板上方會顯示當前日期、當前任務、進行中任務等實時計數(shù)、方便管理者實時知曉進度。

團隊成員在設置任務「開始日」「完成日」后，根據(jù)實際情況點選不同「完成情況」，任務所在行會自動調(diào)整單元格顏色。團隊可以通過顏色快速看出任務完成情況。

完成一項任務后，團隊成員可將執(zhí)行情況文檔填到「結(jié)果文檔」一列，方便項目負責人隨時查看。

項目負責人還可直接在看板中安排任務、分配執(zhí)行負責人、安排優(yōu)先級等。對于整個團隊來說，分工清晰。

03 項目看板——實時查看最新動態(tài)

項目的基本信息和任務安排已在「說明書」和「進度看板」錄入完畢。至此，關(guān)于項目的所有信息已經(jīng)可以在「項目看板」中自動展示和更新。

無論是左上角的實時日歷，還是右上角的預算比例、時間進度條都可以直觀地反應項目推進情況。右下方的任務完成情況，則可以分清今日啟動、完結(jié)和超時任務，是一種強時間控制的手段。

像常用的項目文檔&云盤、項目狀態(tài)報告、會議紀要、日歷、重要通知等也可放置在該看板中，方便團隊查看。

「項目看板」作為項目管理模版中的總覽性看板，方便負責人實時查看項目最新情況及具體事項。

04 項目總看板——多個項目，同時跟進

很多情況下，團隊會同時推進多個項目，做好「多線作戰(zhàn)」，需要一個更加總覽性的「項目總看板」。

「總看板」專為決策層設計，可以同時跟進多個項目，總覽項目情況，包括任務進度、時間進度、預算進度、進行中任務數(shù)、超時任務等。

而你只需要復制、粘貼項目鏈接進去，所有項目情況就一目了然。

團隊只需掌握以上步驟，即可快速上手「項目管理模版」（實戰(zhàn)版），接下來石墨會介紹一些進階功能，幫助企業(yè)從預算、會議、復盤等角度更好地執(zhí)行一個項目。

05 費用報銷申報——預算不超，明細不缺

「錢」是項目實施過程中不可馬虎的一個環(huán)節(jié)，無論是個人消費金額，還是總體的費用統(tǒng)計，都需要清晰明確地記錄下來。

「費用報銷申報」表可以將項目過程中產(chǎn)生的所有報銷費用記錄下來，方便后期追蹤、核算。

06 會議看板——重要會議雁過留痕

一個項目從啟動到結(jié)束會經(jīng)歷多次會議，保證會議的有效性就是在不斷降低項目的時間成本。

在「會議看板」中，項目啟動和實施過程中的每一個會議均可記錄在此，方便沉淀會議精華，同步團隊間解決方案及回顧會議成果。

每次會議的紀要文檔鏈接均可附在看板中，方便項目組成員隨時查看詳細信息。

07 項目總結(jié)——復盤，回顧得失

任何一個項目做完之后，復盤都必不可少。只有通過復盤才能知曉此次項目中哪些時間節(jié)點最為關(guān)鍵，哪些進度被額外拖延等。

通過「項目總結(jié)」，可以幫助團隊梳理整個執(zhí)行過程中遇到的問題與經(jīng)驗，從而優(yōu)化下次項目的執(zhí)行。

08 客戶真實使用體驗：物境建筑設計事務所（北京）有限公司

通過「項目管理模版」，企業(yè)可以簡單把控時間節(jié)點，推進項目進度。物境建筑設計事務所（北京）有限公司就是這樣的一家企業(yè)。

物境是中國第一批專注養(yǎng)老建筑設計的知名事務所，物境總建筑師雷嘯光和石墨分享了他和團隊使用「項目管理模版」的一些感受。

為什么物境會選擇項目管理模版？

雷嘯光表示：物境使用「項目管理模版」，主要看中模版滿足了強時間節(jié)點的協(xié)同需求、解決了團隊的分散度問題、以及為咨詢顧問工作提供了有力抓手。

首先是對時間節(jié)點的有效控制。

對于一家設計單位，很重要的一點是控制時間節(jié)點。往往很多設計師熬夜趕圖不是因為靈感都在最后一天爆發(fā)出來，而是因為工作沒有形成一個良好的秩序，當時間節(jié)點臨近，業(yè)主來催了，才想起來做。

「項目管理模板」中有強時間節(jié)點設置，除了「今日完結(jié)任務」，和「超時任務提醒」，還有「今日啟動任務」，所有人能看到今天需要啟動哪項任務。

其次是保證工作信息足夠透明和流動。

建筑事務所管理相對扁平化，沒有特別垂直的樹形結(jié)構(gòu)，團隊信息要足夠的流動和共享，沒有負責這個項目的同事，也能通過「項目管理模板」了解，以后再遇到相同的問題，也會有答案，能參考經(jīng)驗和結(jié)論。

最后是需要「協(xié)同」這樣一個抓手。

物境除了設計工作以外，還有大量的咨詢工作，需要和天南海北的設計團隊一起對接工作。如果沒有一個整體的工作協(xié)同平臺的話，大家就會非常的散，導致最后所有的信息還會匯總到負責人，增加了管理者的管理成本。

「這種情況下有了一個協(xié)同平臺，你不用 @ 我，這個事到底是誰的任務就 @ 誰，然后對方立刻給你反饋，我可以看到你們的討論過程和結(jié)論，我可以不直接參與，這對團隊自身的良性工作也很關(guān)鍵?！估讎[光告訴石墨文檔。

項目管理模版的真實使用體驗如何？

雷嘯光：我舉兩個具體的例子。

第一，開會的方式改變了，之前是我臨時安排人把投影儀連上，半小時后，我們?nèi)h室開會?，F(xiàn)在用「 項目管理模版」開晨會，安排一天的工作，使用一星期后，我們一共完成了 128 項工作任務，我突然發(fā)現(xiàn)其中有很多事是不需要之前那種開會模式的，之前開會模式效率非常低。

通過石墨文檔幫我們做的管理平臺，我們把它叫協(xié)同平臺，改變了我們的工作方法，這個是我真的是一點都沒有想到。原來大家都會認為設計師會畫圖就可以了，畫圖解決一切，但沒想到大家也是有辦公軟件需求的，尤其是石墨文檔模板，變成了流程管理工具，我覺得還蠻神奇的。

第二，我的合作方一開始很抵觸使用新的辦公產(chǎn)品，通過我對石墨模板功能的描述，伙伴們覺得也很有意思，之后嘗試使用，也開始往里面添加內(nèi)容，現(xiàn)在模板里面幾乎全都是合作方伙伴自己填進去的。所以整個邏輯下來，我覺得這個故事特別有意思，一上來很抵觸，最后認可成還真蠻好用的，石墨文檔 模板的學習成本真的很低。

任何一個工作工具都必須融入到場景，否則就一點用都沒有，現(xiàn)在石墨的模板對于我來講，它特別切合我的工作場景。離開場景談產(chǎn)品，其實毫無用途，或者談論產(chǎn)品不討論適用場景，也會事倍功半。在這點上，我和石墨文檔的于葉舟老師有同樣的感受，他對于客戶場景搭建、體驗度的感受更像是另一個領(lǐng)域的建筑師。

物境為什么要推薦「項目管理模板」？

雷嘯光：現(xiàn)在確確實實是讓我感覺到了石墨模板的威力，我過段時間要去深圳工作一段時間，如果沒有這樣的一個協(xié)同工具，我不敢想象工作會怎么開展。模板搭建到現(xiàn)在也就一個星期不到，對我們而言，已經(jīng)是一個非常熟練使用的工具了。

這個模板對我來講，它不僅是協(xié)同工具，更是一個切實解決我工作場景的工具。我真的是從一個普通個人用戶轉(zhuǎn)化成一個付費企業(yè)客戶，我不僅購買，還不遺余力推薦大家使用，這個不是因為石墨的協(xié)同功能，而是模板契合了我的工作場景以后，石墨的產(chǎn)品意義被放大。

在目前疫情影響下，很多辦公工具都在討論協(xié)同、共享，但是石墨在這個定義下借助場景研究，深耕精研，我覺得這個很了不起，非常感謝你們。