行政單位食堂的財務核算流程

隨著中央八項規(guī)定及《中國共產(chǎn)黨廉潔自律準則》等文件的相繼出臺，為嚴格控制行政單位招待費支出，推行勤儉節(jié)約的工作作風，許多行政單位開始自辦食堂，既節(jié)省了開支，又樹立了單位良好形象，收到了較好的社會效果。

食堂財務管理作為行政單位管理的一個重要組成部分，其管理水平直接關系到職工膳食質(zhì)量和單位資金占用。目前，多數(shù)單位食堂采取的是內(nèi)部承包責任制，即由本單位職工負責管理食堂各項事務，食堂一切收支活動均在機關賬務中進行統(tǒng)一核算，單位職工的伙食費小部分由自己負擔，大部分由機關經(jīng)費進行補貼。

由于我國現(xiàn)行行政單位會計制度不健全，對機關食堂缺乏明確規(guī)定，且未出臺具有指導性和可操作性的機關食堂會計核算辦法，導致財務人員對機關食堂的核算存在諸多疑問，也為機關整體財務運行及資金安全帶來了潛在風險，下面本文就實行內(nèi)部承包責任制的行政單位食堂財務核算及管理上的若干事項進行探討。

一、行政單位食堂的財務核算流程

根據(jù)相關規(guī)定，納入財政預算管理、實行國庫集中支付的行政單位，除財政零余額賬戶及財政其他資金專戶之外，不得私自設立銀行賬戶，更不能未經(jīng)批準將財政資金劃至其他賬戶形成賬外資產(chǎn)。因此，為了在確保資金安全的前提下，對機關食堂的收支結余情況進行準確核算，以達到控制成本、節(jié)約支出的目的，可同時設立機關賬與食堂賬，兩者之間通過往來科目進行關聯(lián)，機關賬核算實際收支，食堂賬體現(xiàn)食材、餐具等的購入消耗情況及相關工作人員的人工成本等支出，更重要的是體現(xiàn)伙食補貼與各項成本形成的盈虧情況，以便為單位制定更加合理的伙食補貼標準、既滿足職工需求又有效控制成本提供有效依據(jù)。

以下為可供參考的行政單位食堂相關財務核算流程（注：本文發(fā)表時未執(zhí)行《政府會計制度》，仍采用原《行政單位會計制度》，大家在具體操作時應按《政府會計制度》科目和平行記賬原則進行轉換）

1、根據(jù)各行政單位自行制定的伙食費標準、以為職工餐卡充值等方式計提伙食費。

（1）機關賬：以職工伙食費個人繳納金額及機關補貼標準分別借記“庫存現(xiàn)金”和“經(jīng)費支出”相關科目，貸記“其他應付款”科目，同時設立“職工伙食補貼”輔助科目。

借:庫存現(xiàn)金

經(jīng)費支出—基本支出—對個人和家庭的補助—伙食補助費

貸:其他應付款—職工伙食補貼

財務會計

借:庫存現(xiàn)金（個人繳納部分）

業(yè)務活動費用一工資福利費用一伙食補助費（單位部分）

貸:其他應付款一職工伙食補貼

預算會計不處理

（2）食堂賬：由于職工未實際刷卡消費，食堂賬不做賬務處理。

2、職工實際刷卡消費。

（1）機關賬：在“其他應付款”科目下設立“食堂伙食費”輔助科目核算職工刷卡消費金額，確認與食堂賬的往來。

借:其他應付款—職工伙食補貼

貸:其他應付款—食堂伙食費

財務會計

借:其他應付款—職工伙食補貼

貸:其他應付款—食堂伙食費

預算會計不處理

（2）食堂賬：以職工刷卡消費金額確認“主營業(yè)務收入”。

借:其他應收款—食堂伙食費

貸:主營業(yè)務收入

3、食堂采購食材或餐具，支付工作人員工資等，并在機關進行報銷。

（1）機關賬：以各項采購票據(jù)和勞務發(fā)票為依據(jù)沖銷與食堂賬的往來，同時將食堂工作人員工資由“伙食補助費”支出調(diào)整為“勞務費”支出。

借:其他應付款—食堂伙食費

貸:銀行存款/庫存現(xiàn)金

借:經(jīng)費支出—基本支出—商品與服務支出—勞務費

貸:經(jīng)費支出—基本支出—對個人和家庭的補助—伙食補助費

財務會計

借:其他應付款—食堂伙食費

貸:銀行存款/庫存現(xiàn)金

預算會計

借:行政支出/事業(yè)支出一基本支出一伙食補助費

貸:資金結存一貨幣資金

此步指單位部分，個人繳納伙食費部分不必進行預算會計處理。

同時調(diào)整食堂人員工資

財務會計

借:業(yè)務活動費用一商品和服務費用一勞務費

貸:業(yè)務活動費用一工資福利費用一伙食補助費

預算會計

借:行政支出/事業(yè)支出一基本支出一勞務費

貸:行政支出/事業(yè)支出一基本支出一伙食補助費

（2）食堂賬：根據(jù)采購的物品種類借記“固定資產(chǎn)”或“原材料—食用油/肉類/果蔬類/干貨類/調(diào)料……”等，根據(jù)工作人員工資額借記“管理費用”，同時沖銷與機關賬的往來。

借:固定資產(chǎn)

原材料—食用油/肉類/果蔬類/干貨類/調(diào)料……

管理費用

貸:其他應收款—食堂伙食費

4、月底根據(jù)行政單位收付實現(xiàn)制原則調(diào)整機關實際支出，同時核算食堂盈虧情況。

（1）機關賬：月底將“其他應付款—職工伙食補貼”、“其他應付款—食堂伙食費”兩個科目貸方余額轉出，同時沖銷相關支出。

借:其他應付款—職工伙食補貼

其他應付款—食堂伙食費

貸:經(jīng)費支出—基本支出—對個人和家庭的補助—伙食補助費

財務會計

借:其他應付款—職工伙食補貼

其他應付款—食堂伙食費

貸:業(yè)務活動費用一工資福利費用一伙食補助費

預算會計不處理

若上述兩個往來科目為借方余額，則轉入貸方的同時增加相關支出，既以上分錄相反。

（2）食堂賬：根據(jù)食堂盤底情況核算本月主營業(yè)務支出。

借:主營業(yè)務支出

貸:食用油/肉類/果蔬類/干貨類/調(diào)料……

二、行政單位食堂管理存在的問題及思考

行政單位食堂的建立雖然有效解決了職工的用餐問題，且一定程度上遏制了鋪張浪費的不良之風，但由于相關制度的不完善，行政單位食堂正漸漸成為一個新的管理盲區(qū)：

一是采購管理不到位。采購票據(jù)五花八門、采購物品種類繁多卻缺乏相應審核，采購支出隨意性較大，食堂成本難以控制。

二是個別單位將不合規(guī)支出轉移作為食堂開支進行報賬。由于監(jiān)管缺位，個別單位將不能在機關報賬的部分費用以白條等形式用食堂開支名義支取資金，而資金去向往往難以查證。

三是個別單位以工作餐或加班餐之名行超標支出之實。由于中央及各級政府對行政機關招待費、會議費及培訓費等支出都有明確規(guī)定，個別單位將超標支出轉為食堂工作餐或加班餐支出，以達到逃避檢查的目的。

針對這些情況，本文認為可從以下幾個方面著手加以解決：

1、加快建章立制，讓行政單位食堂的管理有章可循。從制度層面明確食堂的人員管理、職責和權限，合理確定職工的伙食補助標準，實現(xiàn)食堂服務職能的同時加強支出管理，厲行節(jié)儉、杜絕浪費。

2、規(guī)范采購流程，確保各項支出合法合規(guī)、有據(jù)可查。食堂各項采購尤其是大宗采購原則上必須取得正規(guī)稅票或行政事業(yè)單位往來收據(jù)等合法票據(jù)，且采取銀行點對點轉賬方式進行資金往來；若向個人進行小額零星采購，則應以有對方簽字的領款單或自制收據(jù)為支出票據(jù)，且必須明確具體采購事項，嚴禁以僅有本單位職工簽字的白條作為報銷依據(jù)。

3、加強庫存管理，對食堂各項庫存收支進行嚴格登記。食堂各項庫存作為嚴格意義上的行政單位資產(chǎn)組成部分，必須進行規(guī)范化管理，建議引入庫存管理系統(tǒng)，由專人對購入食材進行清點并實時登記入庫、對食材的領用在填寫領料單并由領用人簽字后逐一進行出庫登記，每月進行至少一次庫存盤點，盤點單至少有兩人簽字，切實做到賬實相符，杜絕虛增庫存、虛列支出的情況。

4、嚴控特殊支出，防止變相報銷超標費用的行為。由于目前尚無食堂支出的明確標準，導致出現(xiàn)利用漏洞在食堂支出相關科目內(nèi)超標列支會議費、培訓費及招待費的情況，對此，單位應制定相關審核制度，對職工日常用餐以外的費用嚴格控制，堅決執(zhí)行會議費、培訓費及招待費支出標準，以會議文件、培訓通知及公務接待函等作為支出憑據(jù)，對比分析每月食堂盈虧情況，重點關注異常支出，降低單位財務風險。

綜上所述，行政單位食堂作為內(nèi)部非營利性組織，應秉承服務職工的原則進行科學管理，提高質(zhì)量、控制成本，務必發(fā)揮其在節(jié)約開支方面的積極作用，堅決杜絕一切利用單位食堂鉆規(guī)章制度的空子、把食堂作為違法違規(guī)問題保護傘的行為。