項目溝通管理是一系列過程的集合，這些過程有助于確保正確的人員發(fā)送、接收和理解正確的信息。項目溝通管理流程如下：
○規(guī)劃溝通管理
○管理溝通
○監(jiān)控溝通
如何制定項目溝通管理計劃？
項目經(jīng)理需要清楚地概述他們將如何管理項目之間的溝通。這可以通過創(chuàng)建項目溝通管理計劃來實現(xiàn)。
在創(chuàng)建計劃時，項目經(jīng)理應(yīng)該遵循以下五個步驟：
○確定你的目標(biāo)：你溝通的目的是什么？你可以使用一些溝通工具來提高意識，例如狀態(tài)報告。其他的可能需要采取行動，例如要求贊助者批準(zhǔn)支出或要求客戶批準(zhǔn)項目測試。
○確定你的受眾：誰是這個項目的利益相關(guān)者？你應(yīng)該把所有涉及的人都列一份詳盡的名單。考慮所有受項目影響或影響項目成功的人。這個列表應(yīng)該包括團(tuán)隊成員、贊助商、客戶和其他相關(guān)方。
○寫下你想要傳達(dá)的信息：每一種交流的信息是什么？這是要共享的實際內(nèi)容。需要溝通的關(guān)鍵部分包括范圍、進(jìn)度、預(yù)算、目標(biāo)、風(fēng)險和可交付成果。
○選擇你的渠道：消息將如何傳遞？它會是一份通過電子郵件發(fā)給所有利益相關(guān)者的正式報告嗎？還是在團(tuán)隊會議上進(jìn)行非正式的口頭匯報？
○設(shè)定一個時間表：你什么時候傳達(dá)你的信息？你的利益相關(guān)者需要每周或每月的報告嗎？有最后期限嗎？考慮一下不同的時區(qū)和員工時間表。
你的項目溝通管理計劃應(yīng)該足夠詳細(xì)，包括你為什么要發(fā)送信息、發(fā)送給誰、發(fā)送哪些具體信息、如何發(fā)送以及何時發(fā)送。
讓你的利益相關(guān)者參與這個計劃的創(chuàng)建是很重要的。你需要了解他們的偏好和期望。如果你過度溝通，他們可能會停止關(guān)注你。但是，如果你溝通不足，可能會導(dǎo)致誤解和問題。
管理項目溝通
一旦項目溝通管理計劃被創(chuàng)建并批準(zhǔn)，項目經(jīng)理的工作就是確保它的成功執(zhí)行。這意味著計劃需要定期審查和更新，以反映對項目或利益相關(guān)者的任何更改。
項目經(jīng)理還必須管理項目溝通管理計劃的執(zhí)行。這包括：
○數(shù)據(jù)的收集和分析
○為溝通創(chuàng)建信息
○溝通信息的傳輸或分配
○儲存任何通訊報告、檔案或文件
○檢索任何存儲的溝通
○在項目結(jié)束或設(shè)定日期后處理任何舊的溝通
監(jiān)控項目溝通
這一過程包括在整個生命周期中監(jiān)控和控制項目交流?？赡馨ù_認(rèn)以下事項：
○通訊按計劃進(jìn)行
○他們被適當(dāng)?shù)睦嫦嚓P(guān)者接受
○信息被理解
○任何相關(guān)的反饋都提供給適當(dāng)?shù)捻椖砍蓡T
實際的監(jiān)控類型，包括方法和頻率，應(yīng)該是項目溝通管理計劃的一部分。
如何在項目溝通管理中取得成功？
良好的溝通是項目成功的關(guān)鍵因素。事實上，溝通不暢是項目失敗的主要原因之一。項目溝通管理確保不會發(fā)生這種情況。
成功的項目經(jīng)理在各種渠道上使用正式和非正式的溝通方法。這有助于增加消息被接收的機(jī)會。使用簡單的語言，堅持相關(guān)的主題，保持信息簡潔，把所有的信息都包含在一個地方，以減少溝通失敗的機(jī)會。
以下溝通管理技巧也可以增加項目經(jīng)理成功的機(jī)會：
○較強(qiáng)的積極傾聽技巧
○熟練的寫作技巧
○優(yōu)秀的口語能力
○提出問題并探索更多的信息
○設(shè)定和管理期望
○激勵人們參與其中
○解決沖突的技能
○總結(jié)和復(fù)述你所聽到的內(nèi)容的能力
溝通不暢可能會扼殺一個項目，改善溝通能使項目成功最大化，風(fēng)險最小化。此外，如果項目經(jīng)理能夠使用現(xiàn)代的項目管理軟件與項目涉眾人員進(jìn)行有效的溝通，這意味著他們團(tuán)隊將獲得更多的項目溝通技巧。
使用8Manage PM這樣的項目管理軟件可以幫助你在項目管理溝通中更好地協(xié)調(diào)團(tuán)隊。不論是人員申請、審批還是驗收等請求，你都能通過軟件實時收到通知并提醒你事項的進(jìn)度與反饋。
你也可以針對項目目標(biāo)，責(zé)任，期望和反饋進(jìn)行清晰的溝通。8Manage PM實時跟蹤項目信息，自動檢測項目質(zhì)量及風(fēng)險，一發(fā)現(xiàn)異常馬上預(yù)警，為你在面對問題時能有更多補救的時間。
而且，團(tuán)隊成員和利益相關(guān)者可以在系統(tǒng)內(nèi)對項目某一任務(wù)或結(jié)果發(fā)起討論或即時聊天。項目文檔資料、項目成員都在同一系統(tǒng)上，不需跨平臺操作，來龍去脈一目了然。這樣針對性的溝通更有效率，對項目順利執(zhí)行至成功交付很有幫助。
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