合同管理是對(duì)項(xiàng)目合同從最初的預(yù)授予階段到完成的整個(gè)過程的監(jiān)督。適當(dāng)?shù)暮贤芾砜纱_保項(xiàng)目的預(yù)算和資源與其總體目標(biāo)保持一致。跟蹤合同的進(jìn)展并識(shí)別和管理出現(xiàn)的任何問題是一個(gè)重要的項(xiàng)目管理過程。
合同管理作為項(xiàng)目管理的一部分，根據(jù)合同中規(guī)定的條款和條件與供應(yīng)商、賣方和/或供應(yīng)商打交道，并管理采購。
合同管理系統(tǒng)可以減輕合同創(chuàng)建及其后續(xù)合同管理階段所需的工作量。合同軟件通常內(nèi)置承包商數(shù)據(jù)庫，可以生成投標(biāo)書（RFP）并執(zhí)行投標(biāo)分析。 一旦選擇了承包商，合同系統(tǒng)將幫助項(xiàng)目組織授予合同，向未選擇的人發(fā)送信息表示遺憾，并在軟件中管理承包商變更和發(fā)票。
合同管理的階段包括：
-合約創(chuàng)建
-合同談判
-合同審批
-合同敲定
-合同變更管理
第一階段：合約創(chuàng)建
合同管理系統(tǒng)能夠?qū)?biāo)準(zhǔn)化程序與特定于組織目標(biāo)的細(xì)節(jié)相結(jié)合，這一點(diǎn)很重要。此合同管理階段涉及確定合同類型以及誰將負(fù)責(zé)每項(xiàng)任務(wù)。規(guī)劃過程包括資源、目標(biāo)和人員配備，同時(shí)制定潛在項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)的貫穿始終。
第二階段：合同談判
所有項(xiàng)目合同都應(yīng)該以反映組織目標(biāo)和價(jià)值觀的方式編寫。談判有助于在合同雙方之間建立信任。在最初的合同起草后，將進(jìn)行協(xié)商，討論、更改、更新或完全刪除相關(guān)條款。
第三階段：合同審批
合同審批通常需要來自不同的經(jīng)理和部門，以及承包商和供應(yīng)商的多次簽字。在達(dá)成最終交易之前，所有人可能都必須批準(zhǔn)合同的規(guī)格。
第四階段：合同敲定
參與方簽訂合同的過程是項(xiàng)目啟動(dòng)的最后一步。這就是為什么無論距離或位置如何，快速獲取所有相關(guān)方簽名的能力對(duì)于避免延誤至關(guān)重要。
第五階段：合同變更管理
一旦工作開始，項(xiàng)目變更一定會(huì)在整個(gè)項(xiàng)目生命周期中發(fā)生。項(xiàng)目變更需要仔細(xì)管理，并且所有變更都需要傳達(dá)給適當(dāng)?shù)母鞣?。有關(guān)合同期限、預(yù)算、支出等變更的所有數(shù)據(jù)和信息必須完全跟蹤并與相關(guān)團(tuán)隊(duì)共享。
項(xiàng)目合同管理有效實(shí)踐
合同有很多階段和部分，這意味著跟蹤和管理合同的所有部分可能會(huì)帶來很多挑戰(zhàn)，當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目有數(shù)百個(gè)合同時(shí)更是如此。
有效的合同管理工具可確保采用專業(yè)的合同管理方法，從而更好地促進(jìn)風(fēng)險(xiǎn)管理、提高盈利能力，并在合同管理活動(dòng)的成本與收益之間提供明確的投資回報(bào)。合同管理最佳實(shí)踐，如實(shí)施8Manage PM項(xiàng)目管理軟件，內(nèi)置合同管理模塊，與項(xiàng)目是實(shí)時(shí)互連互通，可以提高客戶關(guān)系質(zhì)量并保持公開的合同溝通記錄。
8Manage支持以下合同管理：
-合同審批
-交易內(nèi)容 (產(chǎn)品、服務(wù)及報(bào)價(jià)等)
-交付及服務(wù)水平協(xié)議管理
-采購及付款管理
-成本預(yù)算、實(shí)際花費(fèi)及利潤管理
-付款條件、發(fā)票及收款管理
-收入確認(rèn)、利潤及管理會(huì)計(jì)
-續(xù)約管理
該系統(tǒng)為企業(yè)提供合同自動(dòng)化、可審計(jì)的單一事實(shí)來源以及項(xiàng)目進(jìn)度和合同活動(dòng)的實(shí)時(shí)視圖，有助于避免合同沖突和升級(jí)。系統(tǒng)可以添加合同變更，并將更新的承諾發(fā)送給成本管理團(tuán)隊(duì)以進(jìn)行項(xiàng)目報(bào)告。此外，8Manage PM項(xiàng)目管理軟件還能夠評(píng)估合同績效并計(jì)算準(zhǔn)確的進(jìn)度。
合同管理有助于項(xiàng)目組織考慮項(xiàng)目生產(chǎn)力、績效、勞動(dòng)力和庫存如何影響他們?cè)谡麄€(gè)項(xiàng)目中的增長和盈利能力。因此，有效的合同管理可以幫助企業(yè)和項(xiàng)目組織更好地進(jìn)行全球競爭，尤其是那些團(tuán)隊(duì)距離較遠(yuǎn)或時(shí)區(qū)和文化不同的企業(yè)和項(xiàng)目組織。
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