作為資深項(xiàng)目經(jīng)理，你很清楚項(xiàng)目不是靜態(tài)的。相反，項(xiàng)目會(huì)不斷變化，在任何時(shí)間都有可能改變狀態(tài)。項(xiàng)目隨著時(shí)間的推移不斷發(fā)展，項(xiàng)目預(yù)算也會(huì)增長(zhǎng)，控制項(xiàng)目預(yù)算對(duì)于項(xiàng)目成功至關(guān)重要。
項(xiàng)目該怎樣控制開支？以下有4個(gè)幫助你管理項(xiàng)目預(yù)算的小竅門：
1、不斷預(yù)測(cè)
頻繁的預(yù)算監(jiān)督能夠防止項(xiàng)目過(guò)于失控，而沒(méi)有頻繁預(yù)測(cè)的項(xiàng)目很可能會(huì)以災(zāi)難性后果收?qǐng)觥?/p>
對(duì)任何項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，更新和管理本質(zhì)上不太穩(wěn)定的預(yù)算很有必要。作為項(xiàng)目經(jīng)理，你應(yīng)該在團(tuán)隊(duì)會(huì)議上討論預(yù)算管理，并與團(tuán)隊(duì)成員討論即將出現(xiàn)的支出。這能讓你對(duì)項(xiàng)目的發(fā)展方向有個(gè)比較清醒的認(rèn)識(shí)。
持續(xù)預(yù)測(cè)能讓你的團(tuán)隊(duì)預(yù)見項(xiàng)目進(jìn)展，確保項(xiàng)目預(yù)算與預(yù)計(jì)完成日期相匹配。
2、預(yù)測(cè)范圍變化
任何經(jīng)營(yíng)一段時(shí)間的企業(yè)都體驗(yàn)過(guò)規(guī)模蔓延的可怕。而且大家的情況往往都類似：與新客戶合作的項(xiàng)目進(jìn)展順利，但隨著時(shí)間的推移，項(xiàng)目變得越來(lái)越大，而你的價(jià)格卻保持不變。
通常，這會(huì)產(chǎn)生兩種結(jié)果：
——客戶認(rèn)為你們團(tuán)隊(duì)付出的額外工作包含在最初的工作范圍內(nèi)；
——客戶根本不知道他們要求的比最初商定的要多。
因此，時(shí)刻關(guān)注范圍變化至關(guān)重要，要意識(shí)到范圍變化可能會(huì)在你的團(tuán)隊(duì)中發(fā)生。建議項(xiàng)目經(jīng)理為可能突然出現(xiàn)的額外工作創(chuàng)建變更訂單。變更訂單授權(quán)額外資金，包含額外工作的費(fèi)用。
3、預(yù)測(cè)資源使用情況
正如預(yù)算需要不斷預(yù)測(cè)一樣，你對(duì)項(xiàng)目資源管理也應(yīng)該如此。畢竟，資源是項(xiàng)目的必需品——它們確實(shí)對(duì)項(xiàng)目總成本有所貢獻(xiàn)。
項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)不斷審核項(xiàng)目工作人員的人數(shù)，并且每周對(duì)資源使用情況進(jìn)行預(yù)測(cè)。這將會(huì)確保你能充分利用現(xiàn)有資源，確保員工能盡可能高效地工作。
4、與項(xiàng)目成員保持溝通
項(xiàng)目好壞取決于團(tuán)隊(duì)的好壞，缺乏溝通的團(tuán)隊(duì)肯定會(huì)超出預(yù)算。
讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)了解項(xiàng)目預(yù)算預(yù)測(cè)，有助于鼓勵(lì)問(wèn)責(zé)制和生產(chǎn)力。一個(gè)知情的團(tuán)隊(duì)才是擁有其項(xiàng)目所有權(quán)授權(quán)團(tuán)隊(duì)。
通過(guò)讓團(tuán)隊(duì)了解預(yù)算狀況，他們將更有可能看到他們的項(xiàng)目費(fèi)用，更不可能在你的項(xiàng)目中收取額外的“灰色地帶”工時(shí)——即他們知道他們?yōu)榇烁冻隽斯r(shí)，卻不清楚他們?cè)跒槭裁垂ぷ?。如果員工關(guān)心項(xiàng)目結(jié)果，他們就會(huì)出色地完成工作。
在項(xiàng)目預(yù)算管理中，預(yù)算與項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)緊緊相扣。為保證預(yù)算各環(huán)節(jié)的連續(xù)性，優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理通常選擇好用的項(xiàng)目管理系統(tǒng)提供協(xié)助。
8MSaaS PM項(xiàng)目管理系統(tǒng)支持項(xiàng)目費(fèi)用管理的全過(guò)程，包括費(fèi)用的規(guī)劃、預(yù)算的制定和估算、費(fèi)用差異的監(jiān)控和控制，以提高項(xiàng)目在預(yù)算內(nèi)成功完成的可能性。
或許有人會(huì)問(wèn)：為什么不選擇財(cái)務(wù)系統(tǒng)專門管項(xiàng)目預(yù)算？原因是一般的財(cái)務(wù)系統(tǒng)只協(xié)助財(cái)務(wù)人員在結(jié)算期的結(jié)賬，而8MSaaS PM則專注于為業(yè)務(wù)人員提供在議價(jià)及交易期間所需的實(shí)時(shí)財(cái)務(wù)數(shù)字；前者基于各種稅項(xiàng)的冗長(zhǎng)總結(jié)，而后者的數(shù)據(jù)及時(shí)且一目了然。
此外，系統(tǒng)提供多層次的預(yù)算、實(shí)際收入和費(fèi)用的實(shí)時(shí)跟蹤功能，讓財(cái)務(wù)信息在機(jī)構(gòu)、合同及項(xiàng)目間保持一致，不出現(xiàn)偏差。
系統(tǒng)實(shí)時(shí)同步項(xiàng)目進(jìn)展，支持資源分配及有效跟蹤其實(shí)際使用率，使資源申請(qǐng)者更努力地去估計(jì)真正的資源需求及時(shí)間。所有項(xiàng)目干系人都在同一平臺(tái)上協(xié)作，實(shí)現(xiàn)信息共享，減少誤解，促進(jìn)項(xiàng)目效率的提升。
8MSaaS PM預(yù)算管理通過(guò)對(duì)業(yè)務(wù)、資金、信息、人才的整合，明確適當(dāng)?shù)姆謾?quán)、授權(quán)、戰(zhàn)略驅(qū)動(dòng)、業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)等等，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的資源整合，并真實(shí)反映出企業(yè)的實(shí)際需要，進(jìn)而為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策提供支持。
總的來(lái)說(shuō)，做好項(xiàng)目預(yù)算管理可優(yōu)化企業(yè)的資源配置，全方位地調(diào)動(dòng)企業(yè)各個(gè)層面員工的積極性，是促使企業(yè)效益最大化的堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
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