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01 采購過程管理主要工作職責(zé)

02 采購過程管理制度

03 采購過程管理流程

04 采購過程管理標(biāo)準(zhǔn)

采購部

一、采購過程管理主要工作職責(zé)

采購過程管理的職責(zé)是主要圍繞四大采購形式的采購業(yè)務(wù)，對各個業(yè)務(wù)所需履行的職責(zé)，需要明確、詳細(xì)地進(jìn)行規(guī)定，其主要工作職責(zé)如下。

二、采購過程管理制度

1 招標(biāo)采購管理制度

第1章 總則

第1條 目的

為了規(guī)范采購招標(biāo)行為，確保采購物資價格合理、質(zhì)量合格，保證采購招標(biāo)活動本著公開、公平、公正原則進(jìn)行招標(biāo)，杜絕舞弊行為，特制訂本細(xì)則。

第2條 適用范圍

本細(xì)則適用于公司的公開招標(biāo)采購工作。

第3條 管理職責(zé)

1．采購總監(jiān)負(fù)責(zé)監(jiān)督采購招標(biāo)管理工作，并對招標(biāo)產(chǎn)生的中標(biāo)人進(jìn)行審批。

2．采購經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督采購招標(biāo)實(shí)施工作，并負(fù)責(zé)審核中標(biāo)人。

3．采購招標(biāo)主管負(fù)責(zé)組織招標(biāo)采購工作。

4．評審小組負(fù)責(zé)對投標(biāo)人進(jìn)行評審，確定合適的中標(biāo)候選人員

5．評審小組由采購招標(biāo)主管、技術(shù)部人員、質(zhì)量部人員及相關(guān)專家等組成。

第4條 招標(biāo)原則

招標(biāo)活動以公開、公正和誠實(shí)信用為原則進(jìn)行，任何單位和個人不得暗箱操作。

第2章 招標(biāo)準(zhǔn)備階段

第5條 招標(biāo)確認(rèn)

招標(biāo)采購主管在接收到相關(guān)部門的采購物資明細(xì)表時，對其進(jìn)行審核，確定是否進(jìn)行招標(biāo)采購。具體的審批原則如下。

1．采購金額在10萬元以上的物資，原則上必須實(shí)行招標(biāo)采購。

2．不能進(jìn)行招標(biāo)采購的情況

（1）采購金額在10萬元以下的。

（2）公司確定了長期合作伙伴關(guān)系的，采購經(jīng)理或采購總監(jiān)審批后，可以不進(jìn)行招標(biāo)。

（3）只有一家供應(yīng)商能夠提供采購物資的。

（4）因技術(shù)、保密等特殊原因不能進(jìn)行招標(biāo)的。

第6條 招標(biāo)項(xiàng)目審批

招標(biāo)采購主管確定其采購物資需進(jìn)行公開招標(biāo)時，報采購部經(jīng)理審核采購總監(jiān)審批，審批通過后才能實(shí)施招標(biāo)采購。

第7條 編制招標(biāo)文件

招標(biāo)項(xiàng)目審批通過后，采購招標(biāo)主管應(yīng)當(dāng)根據(jù)招標(biāo)項(xiàng)目本身的特點(diǎn)和要求編制招標(biāo)文件。招標(biāo)文件的編制要求如下。

1．招標(biāo)文件不得含有傾向或者排斥潛在投標(biāo)人的內(nèi)容。

2．招標(biāo)文件需包括招標(biāo)通知、招標(biāo)人須知、合同條款、投標(biāo)書編制要求、投標(biāo)保證金、履約保證金、標(biāo)價表等內(nèi)容。

第8條 招標(biāo)文件的修改

1．采購招標(biāo)主管對已經(jīng)發(fā)出的招標(biāo)文件保留有修改、澄清或者解釋的權(quán)利。

2．在進(jìn)行修改、澄清或者解釋時，采購招標(biāo)主管應(yīng)當(dāng)在招標(biāo)文件要求提交投標(biāo)文件的截止時間前以書面形式通知所有招標(biāo)文件收受人。

3．招標(biāo)文件修改、澄清或者解釋的內(nèi)容為招標(biāo)文件的組成部分。

第3章 招標(biāo)階段

第9條 發(fā)布招標(biāo)公告

1．招標(biāo)文件編制完成后，在正式招標(biāo)工作開始之前，采購招標(biāo)主管通過公共媒體及其他渠道發(fā)布招標(biāo)公告。

2．招標(biāo)公告的內(nèi)容包括：招標(biāo)人的名稱和地址、投標(biāo)人的資質(zhì)要求、招標(biāo)采購物資的性質(zhì)、數(shù)量、實(shí)施地點(diǎn)和時間及獲取招標(biāo)文件的方式等事項(xiàng)。

第10條 資格審查

1．采購招標(biāo)主管可以根據(jù)招標(biāo)物資的要求，在招標(biāo)公告中，要求潛在投標(biāo)人提供相關(guān)的資質(zhì)證明文件和業(yè)績情況，并對潛在投標(biāo)人進(jìn)行資格審查。

2．資格審查的項(xiàng)目包括投標(biāo)人的組織機(jī)構(gòu)、中標(biāo)經(jīng)驗(yàn)、供貨能力、財務(wù)狀況等，投標(biāo)人應(yīng)當(dāng)具備承擔(dān)招標(biāo)項(xiàng)目的能力和良好資信。

第11條 發(fā)售招標(biāo)文件

1．采購招標(biāo)主管將招標(biāo)文件可以直接發(fā)售給通過資格預(yù)審的投標(biāo)人，并要求投標(biāo)人收到招標(biāo)文件后立刻通知公司采購部。

2．通過資格審查的供應(yīng)商可向招標(biāo)人員購買招標(biāo)文件，以便進(jìn)行后續(xù)的投標(biāo)工作。

3．招標(biāo)人員不得向他人透露已經(jīng)獲取招標(biāo)文件的潛在投標(biāo)人的名稱、數(shù)量以及可能影響公平競爭的有關(guān)招標(biāo)投標(biāo)的其它情況。

第12條 現(xiàn)場踏勘

采購招標(biāo)人員可以根據(jù)招標(biāo)項(xiàng)目的具體情況，組織潛在投標(biāo)人踏勘現(xiàn)場。

第4章 投標(biāo)階段

第13條 投標(biāo)文件管理

1．編制投標(biāo)文件的要求

投標(biāo)人應(yīng)當(dāng)按照招標(biāo)文件的要求投標(biāo)文件的具體要求編制投標(biāo)文件，投標(biāo)文件的具體要求如下。

（1）投標(biāo)文件應(yīng)當(dāng)對招標(biāo)文件提出的實(shí)質(zhì)性要求和條件作出響應(yīng)。

（2）投標(biāo)文件應(yīng)當(dāng)由投標(biāo)人的法人代表或者授權(quán)代理人簽署并加蓋公章后密封。

2．按時遞交。投標(biāo)人應(yīng)當(dāng)在招標(biāo)文件要求提交投標(biāo)文件的截止時間前，將投標(biāo)文件送達(dá)投標(biāo)地點(diǎn)。

3．簽收保存。采購招標(biāo)主管收到投標(biāo)文件后，應(yīng)當(dāng)簽收保存，不得開啟。

4．文件拒收。在招標(biāo)文件要求提交投標(biāo)文件的截止時間后送達(dá)的投標(biāo)文件，采購招標(biāo)主管應(yīng)當(dāng)拒收。

5．文件修改。投標(biāo)人在招標(biāo)文件要求提交投標(biāo)文件的截止時間前，可以補(bǔ)充、修改或者撤回已經(jīng)提交的投標(biāo)文件，并書面通知招標(biāo)人，該補(bǔ)充、修改的內(nèi)容為投標(biāo)文件的組成部分。

第14條 投標(biāo)保證金、履約保證金及質(zhì)量保證金的規(guī)定

1．公司招標(biāo)規(guī)則要求投標(biāo)人交納投標(biāo)保證金的，所有的投標(biāo)人必須在投標(biāo)時或投標(biāo)前交納投標(biāo)保證金后方可參與投標(biāo)，投標(biāo)保證金按照 萬元收取。

2．待確定中標(biāo)人后，未中標(biāo)的投標(biāo)人的投標(biāo)保證金如數(shù)退還。

3．中標(biāo)的投標(biāo)人待簽定正式合同后，投標(biāo)保證金自動轉(zhuǎn)為履約保證金。

4．中標(biāo)人不與我公司訂立合同的，投標(biāo)保證金不予退還，

第15條 投標(biāo)禁止事項(xiàng)

1．投標(biāo)人不得相互串通投標(biāo)報價，不得排擠其他投標(biāo)人的公平競爭，損害招標(biāo)或其他投標(biāo)人的合法權(quán)益。

2．禁止投標(biāo)人以向招標(biāo)人或招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組行賄的手段謀取中標(biāo)。

3．禁止投標(biāo)人以他人名義投標(biāo)或以其他方式弄虛作假，騙取中標(biāo)。

第5章 定標(biāo)階段

第16條 組建評標(biāo)委員會

采購招標(biāo)主管負(fù)責(zé)成立評標(biāo)小組，由其負(fù)責(zé)對收到的投標(biāo)書做出作出評審，并用統(tǒng)一的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)評選出中標(biāo)候選人。

第17條 開標(biāo)條件

1．開標(biāo)之前，評標(biāo)小組及時制定開標(biāo)方案，確定開標(biāo)會議議程。

2．開標(biāo)會議的時間和地點(diǎn)必須和招標(biāo)公告中規(guī)定的一致，并邀請投標(biāo)人或其委派的代表參加。

第18條 開標(biāo)、唱標(biāo)

1．開標(biāo)時，應(yīng)由招標(biāo)才哦股主管以公開的方式檢查投標(biāo)文件的密封情況，當(dāng)眾宣讀投標(biāo)人名稱、有無撤標(biāo)情況、提交投標(biāo)保證金的方式是否符合要求、投標(biāo)項(xiàng)目的主要內(nèi)容、投標(biāo)價格以及其他有價值的內(nèi)容。

2．唱標(biāo)時，需當(dāng)眾宣讀投標(biāo)書，對于投標(biāo)文件中含義不明確的地方，允許投標(biāo)人作簡要解釋，但解釋范圍不能超過投標(biāo)文件記載的范圍或改變投標(biāo)文件的內(nèi)容。

第19條 開標(biāo)記錄

開標(biāo)時由采購專員做開標(biāo)記錄，其記錄的內(nèi)容主要包括采購物資名稱、招標(biāo)號、刊登招標(biāo)通告的日期、發(fā)售招標(biāo)文件的日期、購買招標(biāo)文件單位的名稱、投標(biāo)人的名稱及報價、截標(biāo)后收到標(biāo)書的處理情況等。

第20條 開標(biāo)變更

在特殊情況下，可以暫緩或推遲開標(biāo)時間，特殊情況包括但不限于以下4種。

1．招標(biāo)文件發(fā)售后對原招標(biāo)文件做了變更或補(bǔ)充。

2．開標(biāo)前，發(fā)現(xiàn)有足以影響采購公正性的違法或不正當(dāng)行為。

3．采購單位接到質(zhì)疑或訴訟。

4．變更或取消采購計(jì)劃。

第21條 審查投標(biāo)文件

在唱標(biāo)之后，評標(biāo)小組將對投標(biāo)文件進(jìn)行審查，其具體的審查要點(diǎn)如下。

1．評標(biāo)小組首先對所有投標(biāo)文件進(jìn)行審查，對不符合招標(biāo)文件基本條件的投標(biāo)確定為無效。

2．對投標(biāo)文件不明確的地方進(jìn)行必要的澄清和提問，但不能做實(shí)質(zhì)性修改。

3．按照招標(biāo)文件中確定的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法對投標(biāo)文件進(jìn)行評審和比較。

第22條 評標(biāo)方法

一般情況下，招標(biāo)采購評標(biāo)過程常用的評標(biāo)方法為最低評標(biāo)法、綜合評標(biāo)法和性價比法，評標(biāo)小組應(yīng)視具體情況選擇合適的評標(biāo)方法，以確保企業(yè)的采購利益。

第23條 評標(biāo)報告

評標(biāo)小組及時撰寫評標(biāo)報告，并向采購招標(biāo)主管推薦1～3個中標(biāo)候選人。

第24條 確定中標(biāo)人

1．采購招標(biāo)主管需從評標(biāo)小組推薦的中標(biāo)候選人中確定中標(biāo)人，并報采購經(jīng)理審核，采購總監(jiān)審批。

2．一般情況下排位第一的中標(biāo)候選人愿意簽訂采購合同，并且沒有收到與其相關(guān)的舉報和其他信息時，便可確定其為中標(biāo)人。

3．中標(biāo)人因不可抗力或者其自身原因不能履行采購合同的，招標(biāo)委員會需確定排在中標(biāo)人之后的一位中標(biāo)候選人為中標(biāo)人。

第25條 中標(biāo)結(jié)果核準(zhǔn)

1．確定中標(biāo)人后，公司將于5日內(nèi)持評標(biāo)報告到招標(biāo)管理機(jī)構(gòu)核準(zhǔn)。

2．中標(biāo)結(jié)果經(jīng)招標(biāo)管理機(jī)構(gòu)核準(zhǔn)同意后，招標(biāo)委員會便可向中標(biāo)單位發(fā)放“中標(biāo)通知書”。

第26條 中標(biāo)公告發(fā)布

1．采購招標(biāo)主管對外發(fā)布中標(biāo)公告，公告內(nèi)容包括招標(biāo)物資名稱、中標(biāo)人名單、評標(biāo)小組成員名單、本公司的名稱和電話等。

2．發(fā)布公告的同時，采購招標(biāo)主管應(yīng)向中標(biāo)人發(fā)出中標(biāo)通知書。

第6章 采購談判與合同簽訂

第27條 合同談判

1．根據(jù)中標(biāo)通知書的要求的時間、地點(diǎn)和中標(biāo)內(nèi)容，采購部與中標(biāo)人進(jìn)行合同談判，并與中標(biāo)人簽訂書面合同。

2．合同必須在30日內(nèi)訂立，合同的內(nèi)容不得對招標(biāo)文件和中標(biāo)人的投標(biāo)文件作實(shí)質(zhì)性修改。

第28條 合同起草與確定

1．采購合同由采購部負(fù)責(zé)起草，公司法律顧問予以協(xié)助配合。

2．合同草案編制完畢后，應(yīng)送采購部經(jīng)理與法律顧問審核，按照審核意見修改后，報經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方定為正式合同。

第29條 合同簽訂注意事項(xiàng)

1．盡量采用由工商部門監(jiān)制的合同樣本簽合同。

2．簽訂合同時合同條款必須能確保本公司的利益不受損，在可能的情況下，應(yīng)規(guī)定貨到驗(yàn)收合格后付款，中標(biāo)人所提供的物資要求在我方進(jìn)行轉(zhuǎn)移、在一定期限內(nèi)無償提供售后服務(wù)等。

3．簽訂合同時應(yīng)擬定誠信條款，雙方都必須嚴(yán)格遵守，對未能完全履行合同的處理方法需要列明。

第30條 合同執(zhí)行

采購過程中的各種事項(xiàng)均應(yīng)按照合同中相關(guān)條款執(zhí)行，合同未盡事宜，應(yīng)由采購部和供應(yīng)商協(xié)商確定處理方法。

第7章 附則

第31條 本制度由采購部制定，其解釋和修改權(quán)歸采購部所有。

第32條 本制度需報總經(jīng)理審批通過后，自公布之日起生效。

采購部

2 詢價采購管理制度

詢價采購管理制度

第1條 目的

為了規(guī)范公司采購活動中的詢價工作，了解市場物資的價格情況，有效控制采購價格，使采購工作順利進(jìn)行，特制定本規(guī)范。

第2條 適用范圍

本規(guī)范適用于公司的物資采購工作，且所涉及的物資采購，既包括生產(chǎn)所需的各項(xiàng)原材料、輔助性材料、各類設(shè)備以及配件的采購，也包括公司所需的辦公物資的采購。

第3條 管理職責(zé)

1．采購總監(jiān)負(fù)責(zé)采購詢價最終結(jié)果的審核。

2．采購部經(jīng)理負(fù)責(zé)制定采購詢價方案，組織并監(jiān)督實(shí)施詢價工作。

3．采購人員負(fù)責(zé)落實(shí)采購的具體詢價工作。

4．其他相關(guān)部門負(fù)責(zé)提出提交采購需求申請與相關(guān)資料。

第4條 制定詢價計(jì)劃

相關(guān)部門提出采購需求，并經(jīng)批準(zhǔn)后由采購部經(jīng)理根據(jù)公司采購計(jì)劃和采購物資的急需程度與規(guī)模制定采購詢價計(jì)劃。

第5條 成立詢價小組

1．根據(jù)公司實(shí)際情況成立詢價小組，詢價小組需有采購人員和相關(guān)專家共 人以上的單數(shù)組成，其中專家人數(shù)不得少于成員總數(shù)的三分之二，且以隨機(jī)的方式確定。

2．詢價小組成員名單在成交結(jié)果確定前需保密。

第6條 確定采購詢價方法

采購人員進(jìn)行采購詢價的方式主要包括口頭詢價和書面詢價兩種方式，具體內(nèi)容如下表所示。

第7條 確定詢價供應(yīng)商名單

1．詢價小組負(fù)責(zé)收集供應(yīng)商相關(guān)資料，通過查閱供應(yīng)商信息庫和市場調(diào)查報告掌握供應(yīng)市場動態(tài)。

2．采購詢價小組根據(jù)市場調(diào)查與分析結(jié)果選擇 家符合條件的詢價供應(yīng)商名單；對于非采購的物資，采購人員須在供應(yīng)商資料庫中查詢原供應(yīng)商，并將其直接列入詢價供應(yīng)商名單。

3．采購詢價小組需將詢價供應(yīng)商名單交采購部經(jīng)理審核。

第8條 制作采購詢價單

1．詢價供應(yīng)商名單經(jīng)采購部經(jīng)理審核確認(rèn)后，詢價小組編制“采購詢價單”。詢價單包括但不限于以下14項(xiàng)內(nèi)容。

2．采購詢價過程中，屬需附圖或規(guī)范的物資，詢價小組在發(fā)送詢價單時附送圖紙或規(guī)范至詢價供應(yīng)商。

3．采購詢價過程中，屬設(shè)備類物資，詢價單中應(yīng)至少注明如下所示的4項(xiàng)內(nèi)容。

（1）供應(yīng)商必須提供設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn) 年以上的質(zhì)量承諾，且保修期內(nèi)所需的各項(xiàng)備品由供應(yīng)商無償提供

（2）供應(yīng)商必須列舉保修期內(nèi)及保修期滿后，保養(yǎng)所需的備品明細(xì)，包括品名、廠牌、規(guī)格、單價、更換周期及備品價格的有效年限與調(diào)價原則

（3）供應(yīng)商需提供設(shè)備的裝運(yùn)條件及其重量、體積

（4）設(shè)備的安裝和試運(yùn)行條件

4．外購物資應(yīng)直接向國外供應(yīng)商詢價，若供應(yīng)商通過國內(nèi)代理商報價，國內(nèi)代理商需轉(zhuǎn)送國外供應(yīng)商的原始報價資料。

第9條 制作采購報價單

詢價小組根據(jù)公司采購計(jì)劃，編制報價單。報價單具體內(nèi)容如下表所示。

第10條 發(fā)出詢價通知

詢價小組將詢價單和報價單以傳真或郵件形式發(fā)放給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商在規(guī)定的期限內(nèi)進(jìn)行報價。對于逾期報價情形，詢價小組一律不予受理（經(jīng)采購總監(jiān)核準(zhǔn)者除外）。

第11條 詢價整理與結(jié)果呈報

1．詢價小組在截止報價后，整理分析所有報價，編制“采購詢價報告”交送采購部經(jīng)理審核。

2．經(jīng)采購部經(jīng)理審核并提出修改意見后，采購總監(jiān)對“采購詢價報告”進(jìn)行審批，確定供應(yīng)商。

3．采購人員根據(jù)審批結(jié)果，執(zhí)行采購。

第12條 本規(guī)范由采購部制定、修訂與解釋。

第13條 本規(guī)范由總經(jīng)理審批后實(shí)施。

采購部

三、采購過程管理流程

采購詢價工作流程

采購談判工作流程

采購合同簽訂流程

采購訂購下單流程

采購違約處理流程

四、采購過程管理標(biāo)準(zhǔn)

企業(yè)采購部在執(zhí)行以下工作事項(xiàng)時，主要根據(jù)以下工作規(guī)范

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