如何對項目進行管理?項目的具體管理思路及流程是什么?(如何對項目進行管理-項目的具體管理思路及流程是什么)
話講“差之毫厘謬以千里”,尤其是工程項目的管理,其管理與把控的品控過程比施工結果更加的重要。工程項目管理,是指從事工程項目管理的企業(yè)受業(yè)主委托,按照合同約定,代表業(yè)主對工程項目的組織實施進行全過程或若干階段的管理和服務。根據(jù)所處角度(業(yè)主、PMC、監(jiān)理、總承包商、分承包商、供應商)不同,工程管理的職能重點也不同。其共性職能是:為保證項目在設計、采購、施工、安裝調試等各個環(huán)節(jié)的順利進行,圍繞“安全、質量、工期、投資”控制目標,在項目集成管理、范圍管理、時間管理、成本管理、質量管理、人力資源管理、溝通管理、風險管理、采購管理等方面所做的各項工作。
那么,該如何對工程項目進行管理?以及項目具體的管理流程是怎樣的呢?請看下述實操辦法與其執(zhí)行步驟。
01、確定項目目標
項目怎么可能沒有目標呢?仔細想一下吧,你的項目目標明確嗎?會不會有好幾個項目目標?大家對項目目標是否一致認同?
項目應該只有一個主要的目標,過多的目標會分散注意力。超過兩個主要目標,將會使項目組在以后的工作中難以分清工作重點,并且在某些目標不能實現(xiàn)時產生失落感。
如果有些目標是大家認為可以在項目過程中順便產生的,那么就讓它自然產生,不要一開始把它定為項目的目標。將目標盡可能地細分為明細的任務(子目標),這與多個目標不同,每個任務都是圍繞一個中心目標,統(tǒng)一服從這個中心目標,不會互相抵觸。
更重要的一點是,大家眼中的目標是否一致。在項目開始前一定要與公司領導和客戶(如果與客戶有關)就該問題達成絕對一致的看法,然后將這個信息傳達到所有相關方。如何描述一致的看法不是主要問題,可以直接交流、提交專門的報告,最好在正式的計劃中有明確的闡述。
02、明確責任權限
是否有崗位職責書、項目任命書?如果有是最好,仔細研讀一下,明確管理的職責和權限。
有些事是你能做的,有些事是你愿做的,這里要明確哪些是你負責做的——具體的事情可能需要其他人協(xié)助或者授權給別人,但是責任還是你的。
作為管理者一定要明確你有哪些權力,而且要清楚如何利用職權,這樣才能清楚可以采取的策略。權力很大,可以更威嚴,但是要公證;權力很小,試試多一些情感投資。明確的文檔也好,直接的交流也罷,最好在項目開始前確定該做和能做的事。
03、熟悉工作流程
通常情況下,公司會有項目管理的規(guī)范,如ISO9000或其他既定的規(guī)范,應該使自己的項目過程符合規(guī)定。項目開始前就應該弄清楚你的一些習慣是否與公司規(guī)范有沖突。如果確實有些好的操作是規(guī)范以外的,可以在項目中將它們結合起來,或者提出來并修改規(guī)范,但不能作為違反規(guī)范的理由。
有時,規(guī)范可以在許可的情況下進行裁減或調整,但前提是你要先清楚規(guī)范是什么。你所理解的流程會在項目中得以貫徹,所以一開始就要讓它合乎要求。一般規(guī)范中都規(guī)定了需要產生的文檔和其他提交項,建議在項目開始時就將各環(huán)節(jié)需要的文檔建好,這樣在需要時就不用到處找,也不會遺漏。
04、掌握技術要點
如果項目是在需求明確后才確定要實現(xiàn)的技術,那么現(xiàn)在可以不考慮這個問題。不過,大多數(shù)項目開始時就已確定了使用的某種技術。
通常情況下,項目經理可以不需要具備非常嫻熟的技術能力,因為可以在項目組或公司層面配置技術專家,但是項目經理應該對需要使用的技術有一定的理解——這樣可以理解其他專家或資深技術人員所描述的問題和解決方案,然后作出決策。
項目經理可以根據(jù)實際情況制訂一個自己的學習計劃,不需要公布,但是最好有一個明確的計劃,并按照計劃執(zhí)行,否則日后忙于各種事務時就會覺得沒時間補課。因為開始就沒有給這件事安排時間,總是用可能剩余的零星時間來做的事是很難有成效的,所以要對應該做的事有個計劃。
05、了解人力狀況
人員其實也是一種可用資源,之所以與其他資源分開考慮,是因為這是項目中最重要的因素。一般項目中人員的使用是分階段的,但是需要什么樣的人應該是開始就確定的,除非使用什么技術還沒確定,那人員確定也必定是階段性的。
確定項目需要的人員技能,了解所有可用的人員信息,根據(jù)需求選擇合適的人員組建項目組——這是理想狀況,不過這作為一個原則還是適用的。
首先,對項目組進行角色組織,應綜合考慮公司的規(guī)定、目前的技術能力、項目的時間要求等因素來設計項目組的角色,確定各角色的職責和能力要求。實際上這也是憑經驗而定,沒有什么公式套用。
其次,從人力資源部,各項目組了解可用人員的情況,如果人員是既定的,也可以在了解已定人員的信息后,多了解一些其他信息,畢竟你可能還有其他的選擇。
最后,就是看人員是否能適用于項目組,這頗有些“按圖索驥”的味道,不過不盡然,很多時候,不可能直接找到所有合適的人,所以現(xiàn)在不“完全合適”的人,不一定是不可用的。如果有差距那么相應的培訓計劃,招聘計劃就該列入考慮范圍內。
當然,實際上遠沒有這么簡單,人不同于零件——按照設計要求組裝之后就可以用了,要使一個團隊合理運作,發(fā)揮效益是另外的話題。
06、把握內外資源
盡可能在項目早期明確需要的資源,除上面提到的人力,還有資金、設備等。僅僅清楚資源需求是不夠的,要明確這些資源的提供者。不能指望提交一份“資源需求清單”,就能等到你要的資源,項目經理必須清楚通過什么途徑可以獲得這些資源。
需要注意一點,一般認為客戶是對項目提出要求的人,其實客戶往往也是能夠提供各種資源的人,比如測試環(huán)境,特殊設備等。
07、制訂項目計劃
以上工作完成后,可以開始完成項目計劃,實際項目計劃就是這些信息的固化表示。之所以把每項工作都作為獨立的任務去完成,而不包括在制訂計劃這一個工作中,是希望避免出現(xiàn)還沒有完全了解狀況就急于完成計劃的狀況。因為計劃很重要,所以更不要急于寫出項目計劃。
制訂項目計劃的第一個原則是實際。計劃要合理和可行,寫出一個大家都感覺良好的計劃,不一定是好事,應該充分考慮目前的運作能力、項目風險等因素后制訂可操作的計劃。
制訂項目計劃的第二個原則是分步明細。很難在開始就將所有的階段計劃細化,可以先定出階段性的計劃和細化計劃的時機,然后只細化最近步驟的內容。
制訂項目計劃的第三個原則是描述清晰,沒有歧義。項目計劃最好不是一個人定出,否則一定要與主要的相關方充分交流討論后得出。最后,計劃一定要通過認真的評審,得到所有相關部門人員的認可。
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