做項(xiàng)目管理,你怎能不會(huì)項(xiàng)目進(jìn)度表呢?!
一提到項(xiàng)目管理,馬上給人很高大上的感覺(jué)(一臉傲嬌樣),因?yàn)檫@是門(mén)很吃香的技能,社會(huì)上也需要大量的這類(lèi)人才。
提到這個(gè)項(xiàng)目管理,我們就不得不提到另外一個(gè)概念就是,項(xiàng)目進(jìn)度管理。
項(xiàng)目進(jìn)度管理是根據(jù)工程項(xiàng)目的進(jìn)度目標(biāo),編制經(jīng)濟(jì)合理的進(jìn)度計(jì)劃,并據(jù)以檢查工程項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的執(zhí)行情況,若發(fā)現(xiàn)實(shí)際執(zhí)行情況與計(jì)劃進(jìn)度不一致,就及時(shí)分析原因,并采取必要的措施對(duì)原工程進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整或修正的過(guò)程。工程項(xiàng)目進(jìn)度管理的目的就是為了實(shí)現(xiàn)最優(yōu)工期,多快好省地完成任務(wù)。而項(xiàng)目進(jìn)度表,就是用圖形化來(lái)展示項(xiàng)目的進(jìn)展過(guò)程,用來(lái)管控各個(gè)節(jié)點(diǎn)是否能如期完成,是一個(gè)比較形象化的工具。
(圖片來(lái)自網(wǎng)上公開(kāi)圖片)
那么這里就要問(wèn)一個(gè)問(wèn)題,你會(huì)做項(xiàng)目進(jìn)度表么?
有的人說(shuō),這還不簡(jiǎn)單?是的,我們最常見(jiàn)的項(xiàng)目進(jìn)度表的樣子,你要說(shuō)它難他也很難,你要說(shuō)它簡(jiǎn)單吧,它也很簡(jiǎn)單,怎么說(shuō)呢?打個(gè)比方。
1.最簡(jiǎn)單的,假設(shè)你毫無(wú)任何excel基礎(chǔ)的話。那么你完全可以純用手工做一個(gè)。設(shè)置好項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)以及時(shí)間跨度,根據(jù)各子項(xiàng)目消耗的時(shí)間跨度我手動(dòng)標(biāo)注顏色就行了撒。你完全可以這樣做,我竟無(wú)力反駁。所以嫌學(xué)習(xí)麻煩的人這不失為一個(gè)解決方法。
2.但是有的人可能覺(jué)得這樣也太low了一點(diǎn)吧,說(shuō)我可以用Excel圖表來(lái)做的,類(lèi)似于條形圖的一個(gè)變體。如下:
這種方法在實(shí)際做的過(guò)程中,有一定的技巧,通常沒(méi)有一定基礎(chǔ)函數(shù)和圖表基礎(chǔ)的人,是做不出來(lái)的。
3.我們今天其實(shí)要講另外一種方法——用條件格式的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)。
這個(gè)方式的好處:它只涉及到一些基礎(chǔ)知識(shí),比如說(shuō)一些簡(jiǎn)單的函數(shù)就能達(dá)到我們的目的,而且是我設(shè)置成模版后,以后套用起來(lái)簡(jiǎn)單改改非常的方便快捷,而且效果是動(dòng)態(tài)呈現(xiàn)的,很形象化,避免了過(guò)多的手工作業(yè)。
大家先看一個(gè)例子,下面這個(gè)圖是我之前給一個(gè)客戶(hù)做的一個(gè)模板(關(guān)注微信,可以獲取模板下載地址),我們可以根據(jù)自己實(shí)際的這個(gè)項(xiàng)目的情況,來(lái)把各個(gè)節(jié)點(diǎn)的內(nèi)容替換掉,然后時(shí)間分別進(jìn)行設(shè)置。這個(gè)模板的使用也很簡(jiǎn)單,當(dāng)你修改起、止日期的時(shí)候,相應(yīng)的后面的色塊,就會(huì)跟著發(fā)生相應(yīng)的變化。而且你們注意到還有一條紅色的線,這個(gè)線奇妙就在于,它會(huì)隨著當(dāng)前日期(電腦時(shí)間),比如今天是8月4號(hào),他會(huì)在8月4號(hào)的這個(gè)地方會(huì)有一條紅線停留,然后到了明天8月5號(hào)你打開(kāi)表的話,這個(gè)紅線會(huì)跟著時(shí)間推進(jìn),很形象、生動(dòng)化地表明了我們這個(gè)項(xiàng)目的這個(gè)推進(jìn)速度,直觀的看到推進(jìn)到哪一步了。好了,問(wèn)題的關(guān)鍵,那么這個(gè)是怎么做出來(lái)的呢?
作圖步驟:
第一步,搭好框架
按照你要求的表格的框架模式,我們把前后左右的一些格式邊框什么的都給它設(shè)置好。還有項(xiàng)目的時(shí)間跨度,我們也可以都填入,比如項(xiàng)目持續(xù)一個(gè)月,那么我們可以填充從8.1~8.31的時(shí)間序列作為X軸參考。
第二步,填入各個(gè)項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)
1)我們注意到這個(gè)項(xiàng)目節(jié)點(diǎn),是可以分階段的,比如說(shuō)我有,第一階段,里面有幾個(gè)小任務(wù)。
2)然后每個(gè)小項(xiàng)目,也可以分不同的權(quán)重,比如說(shuō)我權(quán)重高的話就是,新星占比就比較重,后面都可以根據(jù)這個(gè)數(shù)據(jù)來(lái)體現(xiàn)它的這個(gè)權(quán)重的變化;注意這里的公式,用了rept函數(shù)
3)然后我后面有日期,日期有起始日期和截止日期以及兩個(gè)日期的差值表示小項(xiàng)目消耗了多長(zhǎng)時(shí)間
當(dāng)然因?yàn)槲覀冏罱K的這個(gè)結(jié)果表上面不會(huì)看到,所以我們?cè)谠O(shè)置好了以后,其實(shí)可以把它組合隱藏起來(lái)的,如果我們要改變參數(shù)或者日期,我們將其展開(kāi)修改就好了,非常的方便
第三步,最關(guān)鍵的,就是我們要來(lái)設(shè)置,如何讓這個(gè)色塊跟著我們這個(gè)時(shí)間參數(shù)的調(diào)整而發(fā)生變化?
那么這里就要用到條件格式的這個(gè)知識(shí)了。
1)我們選中要設(shè)置色塊的一個(gè)單元格,這里很關(guān)鍵,一定要定好位置,因?yàn)榇龝?huì)兒是有相對(duì)引用的概念在里面
開(kāi)始菜單——條件格式——新建規(guī)則即可
2)我們看一下要輸入的公式,這里很簡(jiǎn)單就是用了個(gè)邏輯與的表達(dá)式,即第5行所在的日期值跟開(kāi)始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間來(lái)進(jìn)行比較,應(yīng)該滿(mǎn)足不小于開(kāi)始時(shí)間不大于結(jié)束時(shí)間,為真的情況,設(shè)置填充格式,我們這里用比較專(zhuān)業(yè)商務(wù)的藍(lán)色填充。注意這里$的使用,哪里是絕對(duì)引用,哪是相對(duì)引用要弄清楚,不清楚的請(qǐng)去補(bǔ)強(qiáng)基礎(chǔ)知識(shí)
3)點(diǎn)確定以后,我們要設(shè)置應(yīng)用區(qū)間,選擇時(shí)間跨度和項(xiàng)目高度所確定的單元格區(qū)間即可,后面“為真即停止”的判斷不要勾選,否則只會(huì)正確的顯示一次,點(diǎn)確定。
這樣設(shè)置之后,我們修改日期值,只要是在項(xiàng)目總的區(qū)間時(shí)間范圍內(nèi),相應(yīng)的區(qū)域就會(huì)有顏色變化,我們更改的時(shí)候只需要更改前面的開(kāi)始、結(jié)束時(shí)間即可。
4)那么這個(gè)紅線的是怎么來(lái)體現(xiàn)的呢?這個(gè)其實(shí)也很簡(jiǎn)單,我們把這一行參考時(shí)間跟今天也就是電腦的時(shí)間進(jìn)行一個(gè)比對(duì),相等時(shí)為真。
那么我們?cè)谠O(shè)置格式選擇邊框,我們可以畫(huà)他的右邊框,為紅色,比如我們?yōu)榱瞬皇悄敲达@眼,線可以設(shè)置為虛線。我們?cè)O(shè)置好了,以后退出來(lái)再開(kāi)的時(shí)候,就可以看到這個(gè)紅線,隨著這個(gè)時(shí)間的推移而跟著變化,是不是很酷咧?
我們可以發(fā)揮下想象力做得更加炫酷一點(diǎn),比如不用豎向的直線,我用橫向的箭頭怎么樣?也行啊,大家不妨自己試試。
第四步,美化收工
答疑解惑:
A:老師我想把這一個(gè)模板用的其他的地方的話,但是我的子項(xiàng)目比這個(gè)模板多要怎么辦呢?
有兩個(gè)辦法,1)我們可以進(jìn)行條件格式的管理,將剛才設(shè)置的應(yīng)用區(qū)域進(jìn)行一個(gè)擴(kuò)大;2)或者我們進(jìn)行,復(fù)制,然后選擇性粘貼條件格式即可。
B:老師我每個(gè)子項(xiàng)目,我想它的顏色不一樣的,有沒(méi)有什么好辦法呢?
如果你要幾種不同的顏色,需要你重復(fù)上面的步驟單獨(dú)設(shè)置每一個(gè)子項(xiàng)和行對(duì)應(yīng)的顏色。但其實(shí)我覺(jué)得這個(gè)意義不大,你真的做到這一步的話,其實(shí)你跟你的手動(dòng)作是沒(méi)有什么區(qū)別的。
好啦,今天就講到這里吧,大家看到了這個(gè)方法對(duì)excel的要求不高,但是它要求有比較扎實(shí)的這個(gè)基礎(chǔ)。聽(tīng)著有點(diǎn)繞啊,也就是說(shuō),我們這個(gè)函數(shù)尤其是在那個(gè)相對(duì)引用和絕對(duì)引用的這個(gè)地方,這個(gè)美元符號(hào),很多人可能會(huì)栽在這里。
也許你有更好的方法更好的專(zhuān)門(mén)的軟件,也希望大家在下面積極的留言評(píng)論,跟大家分享出來(lái),共同討論,共同學(xué)習(xí),共同進(jìn)步,謝謝大家,Excel-365,從優(yōu)秀到卓越,一步一個(gè)腳印,讓你我來(lái)見(jiàn)證!
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