3分鐘學(xué)會(huì)做任務(wù)管理！讓你快速搞定工作任務(wù)的“雜亂難”（任務(wù)管理方法的案例）
1. 簡(jiǎn)介
1.1 案例簡(jiǎn)介
本案例將介紹，如何使用簡(jiǎn)道云通過(guò)智能助手實(shí)現(xiàn)高效任務(wù)管理，即僅需發(fā)布一次任務(wù)，自動(dòng)發(fā)起多個(gè)任務(wù)處理流程，最終實(shí)現(xiàn)任務(wù)的自動(dòng)化流轉(zhuǎn)。
1.2 設(shè)計(jì)思路
1）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在「任務(wù)發(fā)布」表單中，將項(xiàng)目下的子任務(wù)通過(guò)子表單分配給不同成員；
2）通過(guò)智能助手新增數(shù)據(jù)的功能，自動(dòng)發(fā)起多個(gè)流程，分別對(duì)應(yīng)不同任務(wù)負(fù)責(zé)人處理各自的任務(wù)；
3）任務(wù)完成后，負(fù)責(zé)人提交表單，任務(wù)流轉(zhuǎn)至項(xiàng)目負(fù)責(zé)人處進(jìn)行驗(yàn)收；
4）驗(yàn)收通過(guò)的任務(wù)，通過(guò)智能助手標(biāo)記為“完成”狀態(tài)，在「任務(wù)發(fā)布」中即可篩選掉已完成的任務(wù)。
1.3 預(yù)期效果
1）如，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人發(fā)布了「簡(jiǎn)道云官網(wǎng)」項(xiàng)目下的兩個(gè)子任務(wù)，分別分配給不同的成員：
2）通過(guò)智能助手，將自動(dòng)發(fā)起對(duì)應(yīng)任務(wù)的流程，對(duì)應(yīng)負(fù)責(zé)人將收到待辦。任務(wù)完成后，負(fù)責(zé)人填寫(xiě)好完成情況提交表單：
3）任務(wù)完成后，任務(wù)的發(fā)布者將收到待辦驗(yàn)收任務(wù)。任務(wù)驗(yàn)收結(jié)果通過(guò)后，將不再顯示在「任務(wù)發(fā)布」的選項(xiàng)中。
如「首頁(yè)方案視覺(jué)設(shè)計(jì)」已標(biāo)記為完成，則再次發(fā)布時(shí)，就不會(huì)顯示該任務(wù)，效果如下：
2. 設(shè)置步驟
2.1 表單設(shè)計(jì)
本案例需要使用 3 張表單，分別是：
- 任務(wù)發(fā)布：用于將項(xiàng)目下的子任務(wù)發(fā)布給不同成員；
- 任務(wù)完成提交：任務(wù)完成后，通過(guò)該表單進(jìn)行任務(wù)提交、驗(yàn)收；
- 項(xiàng)目基本信息：用于錄入項(xiàng)目、項(xiàng)目下的任務(wù)、以及截止時(shí)間等基礎(chǔ)信息，便于其他表單進(jìn)行調(diào)用。
注：表單的具體設(shè)置此處不再詳細(xì)說(shuō)明，請(qǐng)參見(jiàn) 任務(wù)管理 應(yīng)用模板查看詳細(xì)設(shè)置。
2.2 配置智能助手
進(jìn)入「管理后臺(tái) >> 智能助手」，點(diǎn)擊「新建智能助手」：
2.2.1 任務(wù)分配
新增智能助手「任務(wù)分配」，當(dāng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在「任務(wù)發(fā)布」中將任務(wù)分配給不同成員后，通過(guò)智能助手自動(dòng)發(fā)起多個(gè)「任務(wù)完成提交」的流程，作為不同成員的待辦任務(wù)。
1）智能助手觸發(fā)動(dòng)作配置如下：
- 觸發(fā)動(dòng)作：新增數(shù)據(jù)
- 觸發(fā)表單：任務(wù)發(fā)布
2）智能助手執(zhí)行動(dòng)作配置如下：
- 執(zhí)行動(dòng)作：新增數(shù)據(jù)
- 目標(biāo)表單：任務(wù)完成提交
- 字段賦值：
- 執(zhí)行表單中的「項(xiàng)目名稱」賦值為觸發(fā)表單中「選擇項(xiàng)目」的字段值
- 執(zhí)行表單中的「項(xiàng)目負(fù)責(zé)人」賦值為觸發(fā)表單中「發(fā)布者」的字段值
- 執(zhí)行表單中的「任務(wù)負(fù)責(zé)人」賦值為觸發(fā)表單中「任務(wù)明細(xì).對(duì)應(yīng)負(fù)責(zé)人」的字段值
- 執(zhí)行表單中的「任務(wù)名稱」賦值為觸發(fā)表單中「任務(wù)明細(xì).任務(wù)名稱」的字段值
- 執(zhí)行表單中的「任務(wù)截止時(shí)間」賦值為觸發(fā)表單中「任務(wù)明細(xì).任務(wù)處理截止時(shí)間」的字段值
- 執(zhí)行表單中的「任務(wù)內(nèi)容」賦值為觸發(fā)表單中「任務(wù)明細(xì).任務(wù)內(nèi)容」的字段值
- 執(zhí)行表單中的「完成情況」和「驗(yàn)收結(jié)果」暫不賦值，設(shè)置為空
2.2.2 任務(wù)完成標(biāo)記狀態(tài)
新增智能助手「任務(wù)完成標(biāo)記狀態(tài)」，當(dāng)成員完成任務(wù)提交后，如經(jīng)發(fā)布者驗(yàn)收任務(wù)通過(guò)，則通過(guò)智能助手在「項(xiàng)目基本信息」中將已完成的項(xiàng)目標(biāo)記為「完成」，以便于在「任務(wù)發(fā)布」中篩選掉已完成的任務(wù)。
1）智能助手觸發(fā)動(dòng)作配置如下：
- 觸發(fā)動(dòng)作：修改數(shù)據(jù)
- 觸發(fā)表單：任務(wù)完成提交
- 觸發(fā)條件：
- 驗(yàn)收結(jié)果等于“通過(guò)”
- 流程狀態(tài)等于「流轉(zhuǎn)完成」
2）智能助手執(zhí)行動(dòng)作配置如下：
- 執(zhí)行動(dòng)作：修改已有數(shù)據(jù)
- 目標(biāo)表單：項(xiàng)目基本信息
- 過(guò)濾條件：：
- 執(zhí)行表單中的「項(xiàng)目名稱」等于觸發(fā)表單中「項(xiàng)目名稱」的字段值
- 執(zhí)行表單中的「子任務(wù)」等于觸發(fā)表單中「任務(wù)名稱」的字段值
- 字段修改賦值：執(zhí)行表單中的「是否已完成」修改為「完成」
2.3 流程節(jié)點(diǎn)設(shè)置
為了實(shí)現(xiàn)任務(wù)發(fā)布后，同時(shí)發(fā)起多個(gè)流程的效果，需要在「任務(wù)完成提交」的流程表單中對(duì)流程進(jìn)行如下設(shè)置：
2.3.1 新增流程節(jié)點(diǎn)
進(jìn)入「任務(wù)完成提交 >> 流程設(shè)定」，新增流程階段如下：
- 流程發(fā)起節(jié)點(diǎn)：由智能助手自動(dòng)發(fā)起，無(wú)需手動(dòng)填寫(xiě)；
- 任務(wù)提交：任務(wù)分配至對(duì)應(yīng)負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)人完成后進(jìn)行提交；
- 任務(wù)審批：由任務(wù)發(fā)布者對(duì)任務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收通過(guò)后，任務(wù)可標(biāo)記為完成。
2.3.2 設(shè)置節(jié)點(diǎn)負(fù)責(zé)人
1）選中「任務(wù)提交」節(jié)點(diǎn)，在「節(jié)點(diǎn)屬性 >> 基礎(chǔ)屬性 >> 負(fù)責(zé)人」處，點(diǎn)擊設(shè)置負(fù)責(zé)人：
2）進(jìn)入部門(mén)成員列表，在「動(dòng)態(tài)負(fù)責(zé)人 >> 成員字段」處，勾選表單中的「負(fù)責(zé)人」字段，以實(shí)現(xiàn)節(jié)點(diǎn)負(fù)責(zé)人隨任務(wù)變化的效果。選擇好后點(diǎn)擊「確定」保存：
3）同樣的方法，設(shè)置「任務(wù)審批」字段的負(fù)責(zé)人為「項(xiàng)目負(fù)責(zé)人」，即任務(wù)的發(fā)布者，便于流程流轉(zhuǎn)至發(fā)布者進(jìn)行驗(yàn)收。
3）其他流程節(jié)點(diǎn)的字段權(quán)限等設(shè)置。
2.4 預(yù)期效果
效果演示參見(jiàn)本文【1.3 預(yù)期效果】。
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