外貿(mào)管理軟件中以外貿(mào)業(yè)務(wù)流程管理為主的我們定義為外貿(mào)ERP系統(tǒng)，一般包含外貿(mào)銷售流程管控，外貿(mào)訂單管理，外貿(mào)采購管理系統(tǒng)，外貿(mào)船務(wù)出運(yùn)單證EEP，財(cái)務(wù)管理，金蝶/用友等軟件接口。
外貿(mào)ERP適用于貿(mào)易公司、工貿(mào)一體企業(yè)。外貿(mào)業(yè)務(wù)流程管控為主，包括客商管理、郵件管理、產(chǎn)品管理、詢報(bào)價(jià)管理、外銷合同、采購合同、出運(yùn)單證管理、財(cái)務(wù)管理等，外貿(mào)公司整個(gè)公司層面信息化。適合中小外貿(mào)公司。
一、外貿(mào)行業(yè)的主要特點(diǎn)：
1.供應(yīng)商多：通常一個(gè)外貿(mào)訂單下來，里面包含幾十個(gè)甚至幾百個(gè)品種，需要幾個(gè)到幾十個(gè)供應(yīng)商來完成。
2.樣品多：一般情況下，一家外貿(mào)公司的樣品數(shù)量是訂單產(chǎn)品品種的幾倍到幾十倍，靠傳統(tǒng)的excell表格管理，復(fù)雜，容易出錯(cuò)。
3.展會(huì)多：傳統(tǒng)外貿(mào)企業(yè)主要靠參加不同展會(huì)，獲取新客戶，為老客戶推薦新產(chǎn)品，展會(huì)期間需要對各種產(chǎn)品報(bào)價(jià)，也需要快速與新客戶建立關(guān)系。
4.交貨期長：一般從外國客戶下訂單到交貨需要幾個(gè)月，業(yè)務(wù)員需要了解每個(gè)階段的進(jìn)度，并做出及時(shí)調(diào)整。
5.質(zhì)檢環(huán)節(jié)特殊：大多數(shù)外貿(mào)企業(yè)都是委托第三方，而不是自己生產(chǎn)，所以做得較多的檢驗(yàn)是入庫檢和出貨檢。而原材料檢驗(yàn)和過程檢都由廠家提供，需要嚴(yán)格的質(zhì)量管理體系和質(zhì)量追溯系統(tǒng)把關(guān)。
6.多語言、多幣種、多稅務(wù)特點(diǎn)：一般外貿(mào)公司需要為多國提供服務(wù)，有的甚至在各國開分公司，需要各國分公司按當(dāng)?shù)氐膸欧N和稅率處理財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。
7.外貿(mào)業(yè)務(wù)員經(jīng)常出差、出國，異地辦公已經(jīng)是常態(tài)：需要線上辦公，無紙化辦公。
8.大型貿(mào)易公司還需要多個(gè)系統(tǒng)協(xié)同支持：ERP，OA，HR，CRM等。
二、外貿(mào)行業(yè)管理難點(diǎn)：
1.供應(yīng)商管理多，管理困難：前文提到一家貿(mào)易公司擁有的供應(yīng)商，少則幾百，多則幾千，日常訂單、財(cái)務(wù)往來繁瑣，容易出錯(cuò)。
2.樣品管理繁雜：傳統(tǒng)的樣品間管理、參展樣品陳列、樣品的傳遞和確認(rèn)占據(jù)外貿(mào)工作大量時(shí)間，也經(jīng)常犯錯(cuò)，張冠李戴。
3.展會(huì)報(bào)價(jià)困難：外貿(mào)公司放在展會(huì)上的產(chǎn)品一般都有幾百甚至上千件，要求每個(gè)參展業(yè)務(wù)員熟悉產(chǎn)品并能快速報(bào)價(jià)，很困難。
4.交貨周期控制難度高：外貿(mào)訂單交貨周期長，原材料價(jià)格上漲、工廠有變動(dòng)、物流出狀況，都有可能影響交貨率，沒有外貿(mào)系統(tǒng)管理的外貿(mào)企業(yè)普遍交貨率低。
5.質(zhì)檢環(huán)節(jié)影響整個(gè)訂單：缺乏對原材料和過程的監(jiān)控，過分依賴入庫檢和出貨檢是傳統(tǒng)外貿(mào)企業(yè)的通病，一旦出了問題，也很難追溯。
6.公司各種管理系統(tǒng)相互不兼容：由于OA系統(tǒng)相對成本低，特別適合管理外貿(mào)公司的考勤，所以大多數(shù)外貿(mào)公司上的管理系統(tǒng)就是OA軟件，隨著業(yè)務(wù)的增長，需要ERP系統(tǒng)提高管理時(shí)，卻發(fā)現(xiàn)已使用的OA系統(tǒng)與即將上馬的ERP系統(tǒng)不兼容，須取舍。
7.簡單的ERP系統(tǒng)無法滿足企業(yè)對外擴(kuò)張：特別是國內(nèi)小型ERP系統(tǒng)，不支持跨國業(yè)務(wù)，如不同幣種、稅種，嚴(yán)重制約外貿(mào)企業(yè)的對外擴(kuò)張。
8.審批流程繁瑣：傳統(tǒng)的外貿(mào)業(yè)務(wù)需要各種審批流程、各種票據(jù)需要當(dāng)面簽字審核。
9.現(xiàn)有的外貿(mào)系統(tǒng)擴(kuò)展性差：無法實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公，微信交流，云平臺(tái)服務(wù)。
當(dāng)前市場上外貿(mào)erp軟件可以簡單的分為四個(gè)層：
1、免費(fèi)的外貿(mào)erp系統(tǒng)。這種一般針對個(gè)人賣家，或者剛起步的跨境賣家，這種erp能夠解決簡單的跨境業(yè)務(wù)的管理，比如和第三方渠道的對接，平臺(tái)訂單、sku管理等，由于功能比較基礎(chǔ)，很多企業(yè)在使用這種系統(tǒng)都只是需要解決一些基礎(chǔ)難題，而對于財(cái)務(wù)、采購、訂單數(shù)據(jù)等問題，都是通過表格來統(tǒng)一整理。
2、按月付費(fèi)的外貿(mào)erp系統(tǒng)。這種系統(tǒng)會(huì)在免費(fèi)的基礎(chǔ)上增加一些進(jìn)階的功能，一般價(jià)格在幾百元左右，系統(tǒng)相比較于免費(fèi)的系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理流程上完善很多，比如會(huì)提供一個(gè)完善的采購管理功能、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)功能、平臺(tái)優(yōu)勢等等，整個(gè)系統(tǒng)會(huì)比免費(fèi)的更加完善。
3、按年付費(fèi)，不到萬元。這個(gè)級別的系統(tǒng)會(huì)出現(xiàn)不同程度的優(yōu)勢功能，有的系統(tǒng)在渠道對接上更加完善、或者系統(tǒng)內(nèi)部各個(gè)功能協(xié)同更加完善，賣家使用起來會(huì)感覺業(yè)務(wù)串聯(lián)很流暢，系統(tǒng)內(nèi)部功能幾乎覆蓋賣家大部分業(yè)務(wù)流程，對于有一定業(yè)務(wù)量的賣家來說，已經(jīng)足夠了。
4、按年付費(fèi)，萬元以上。這個(gè)級別的系統(tǒng)功能會(huì)更加完善，這種系統(tǒng)多針對團(tuán)隊(duì)人數(shù)在20人以上，由于團(tuán)隊(duì)規(guī)模較大，賣家除了線索的管理需求外，針對團(tuán)隊(duì)的管理需求也很大。其次，這個(gè)級別的系統(tǒng)會(huì)根據(jù)客戶的需求不斷的優(yōu)化功能，系統(tǒng)會(huì)跟隨客戶的情況不斷的改善，屬于個(gè)性化的管理系統(tǒng)。
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