在疫情防控常態(tài)化的背景下，近幾年餐飲行業(yè)面臨著巨大的挑戰(zhàn)。疫情防控，餐飲店經(jīng)常面臨著暫停營業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)，而連鎖品牌抗風(fēng)險(xiǎn)能力更強(qiáng)，競爭優(yōu)勢更加明顯，餐飲連鎖化進(jìn)程加速；疫情推動(dòng)了線下服務(wù)業(yè)向數(shù)字化、零售化方向變革轉(zhuǎn)型，越來越多的餐飲品牌開通了線上店鋪；為了吸引消費(fèi)者關(guān)注，餐飲品牌不斷推陳出新，近年來，餐飲品牌的細(xì)分品類分化和跨界整合趨勢越來越明顯；消費(fèi)下行，消費(fèi)者愈加理性，餐飲品牌也逐漸探索提高性價(jià)比。

這些變動(dòng)對餐飲品牌的管理水平和經(jīng)營效率也提出了更高的要求，連鎖品牌門店眾多，需要與物業(yè)簽訂合同，也有很多采購需求，需要簽訂采購合同，對合同進(jìn)行系統(tǒng)化管理也成了連鎖餐飲品牌管理的重點(diǎn)。今天就給大家分析一下連鎖餐飲品牌合同管理的現(xiàn)狀和友為合同管理系統(tǒng)給出的解決方案~

一、餐飲行業(yè)合同管理現(xiàn)狀

連鎖餐飲品牌規(guī)模大，門店分散，各種合同分散在全國各地，這給合同的管理帶來了很多難度，詳情如下：

①合同編碼、條款、范本不統(tǒng)一：由于簽訂的物業(yè)方不一致，導(dǎo)致合同條款各種各樣，合同缺乏規(guī)范化管理，存在一定的管控風(fēng)險(xiǎn)，總部各部門、一些項(xiàng)目的合同編碼混亂。

②履約過程跟蹤難：采購合同執(zhí)行跟蹤采用線下Excel管理，執(zhí)行關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)無提醒；HR合同續(xù)簽人工線下記錄，無提醒。關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)無提醒，后續(xù)合同結(jié)算，合同付款跟蹤困難。

③付款時(shí)間多樣，有逾期風(fēng)險(xiǎn)：眾多門店的付款時(shí)間不一致，付款次數(shù)多，業(yè)務(wù)人員需要及時(shí)提醒財(cái)務(wù)人員支付，超期會(huì)有滯納金，導(dǎo)致財(cái)務(wù)工作量增大，業(yè)務(wù)人員和財(cái)務(wù)人員之間的溝通成本高；

④合同有被更改的風(fēng)險(xiǎn)：線上審批的合同與實(shí)際簽訂合同不一致，有出現(xiàn)陰陽合同的風(fēng)險(xiǎn)；用印的文件內(nèi)容無法有效控制；蓋章次數(shù)不可控。

⑤合同數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析難：各部門自行管理合同，合同統(tǒng)計(jì)難，無法準(zhǔn)確給出數(shù)據(jù)，無法為后續(xù)的業(yè)務(wù)發(fā)展提供數(shù)據(jù)支撐。

⑥合同歸檔、查詢、借閱難：餐飲企業(yè)合同種類多，數(shù)量多，包括租賃合同、采購合同、勞動(dòng)合同等多種合同，隨著時(shí)間的積累，大量紙質(zhì)合同堆積，查找困難。

⑦線下管控，手工操作，難度大：門店開閉店頻繁，需要對不需要付款的門店進(jìn)行管控，線下管控很容易出錯(cuò)；由于環(huán)境變化，合同經(jīng)常性會(huì)發(fā)生變更或者后期發(fā)生降免租，人工干預(yù)太大，容易出錯(cuò)；在提成租金時(shí)，提成計(jì)算繁瑣，手工很容易出錯(cuò)。

二、友為合同管理系統(tǒng)解決方案

友為數(shù)字化合同管理系統(tǒng)能統(tǒng)籌管理餐飲企業(yè)分散的合同，提高合同執(zhí)行的效率，降低合同履約的風(fēng)險(xiǎn)，詳情如下：

1、合同全生命周期管理

友為合同管理系統(tǒng)能做到對合同事前、事中、事后整個(gè)流程的管理，包括合同準(zhǔn)備、合同訂立、合同履約、合同后續(xù)等四大環(huán)節(jié)，幫助餐飲企業(yè)實(shí)現(xiàn)對合同的全流程監(jiān)管。雖然餐飲企業(yè)各門店和物業(yè)簽訂了不同的合同，但合同簽訂、合同執(zhí)行以及合同風(fēng)險(xiǎn)防控等合同整個(gè)流程和注意事項(xiàng)是一致的，系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管控。系統(tǒng)還可以提供合同模板，幫助餐飲企業(yè)更高效地進(jìn)行合同擬定。

2、消息預(yù)警，降低逾期風(fēng)險(xiǎn)

友為合同管理系統(tǒng)設(shè)置了消息列表，對重要的時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行提醒，對于有逾期風(fēng)險(xiǎn)的事項(xiàng)還會(huì)進(jìn)行消息預(yù)警，同時(shí)打通了和各系統(tǒng)之間的接口，消息可以同步到釘釘、企業(yè)微信和其他OA系統(tǒng)，消息實(shí)時(shí)推送，避免錯(cuò)過重要的消息，降低合同逾期的各種風(fēng)險(xiǎn)。在租金付款截止日期前幾天，財(cái)務(wù)人員就會(huì)收到消息提醒，提醒出納及時(shí)進(jìn)行支付，能很大程度地避免因支付逾期而導(dǎo)致的滯納金。而且在手機(jī)移動(dòng)端，在釘釘/企業(yè)微信就能查看消息提醒，避免錯(cuò)過重要消息提醒。

3、建立合同臺(tái)賬，方便快速查詢

友為合同管理系統(tǒng)建立了合同臺(tái)賬，對所有的合同數(shù)據(jù)都進(jìn)行了匯總，在臺(tái)賬里，可以清晰看到合同的狀態(tài)，簽約相對方和結(jié)算的狀態(tài)，合同狀態(tài)的變動(dòng)也會(huì)有記錄。與該合同相關(guān)的員工都可以查看合同的狀態(tài)，及時(shí)共享合同變動(dòng)信息，減少了溝通成本，不同崗位不同角色對臺(tái)賬數(shù)據(jù)有不同的查看、編輯權(quán)限。餐飲企業(yè)門店工作人員和企業(yè)總部都能及時(shí)了解合同信息和合同履行的進(jìn)度。

合同查詢很方便，可以按照合同類別、相對方、合同狀態(tài)等條件進(jìn)行一鍵查詢，快速找到相關(guān)合同。門店如果想要續(xù)簽合同也能快速查詢到歷史合同，還能看到合同變更的記錄。

4、防范合同風(fēng)險(xiǎn)

友為合同管理系統(tǒng)在合同簽訂過程中對合同用印有嚴(yán)格的審批流程，規(guī)定了具體的用印次數(shù)。系統(tǒng)還有合同比對功能，可以識(shí)別合同簽訂前后的區(qū)別，防止合同到線下后被篡改。

5、線上管理，高效分類歸檔

完成的電子合同可以歸檔到系統(tǒng)的文件柜里，餐飲企業(yè)可以購置實(shí)體文件柜，按照系統(tǒng)的文件柜的編號(hào)方式進(jìn)行編號(hào)，需要向外借閱的時(shí)候，在系統(tǒng)里也進(jìn)行相應(yīng)的登記，設(shè)置借閱時(shí)間段，及時(shí)記錄合同所處的狀態(tài)，防止合同丟失，也方便后期查看合同原件，避免出現(xiàn)合同糾紛的時(shí)候找不到原件。

合同歸檔提高了合同查找的效率，也讓原本雜亂無章的合同變得有序擺放了。

6、業(yè)財(cái)一體化，方便財(cái)務(wù)對賬

合同申請單設(shè)置了結(jié)算方案，在提交合同審批的同時(shí)也把財(cái)務(wù)履約的情況進(jìn)行了規(guī)定。等合同付款申請單通過后，財(cái)務(wù)人員就可以通過線上銀企直聯(lián)進(jìn)行付款，流程結(jié)束即可一鍵推送到用友系統(tǒng)生成憑證，免除了手工記賬，人工核對，免除了很多不必要的工作，提高了工作效率。

當(dāng)物業(yè)進(jìn)行降免租或有提成租金時(shí)，可結(jié)合抵扣的數(shù)據(jù)進(jìn)行支付，對于提成租金，系統(tǒng)能提供計(jì)算公式，財(cái)務(wù)手動(dòng)生成提成應(yīng)付款，可免除手工計(jì)算的麻煩。當(dāng)門店關(guān)店時(shí)，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)關(guān)店日期，剔除支付，當(dāng)門店恢復(fù)運(yùn)營時(shí)，才會(huì)進(jìn)行正常支付。

7、定期支付解決方案

餐飲企業(yè)門店眾多，簽訂了大量租賃合同。租賃合同是周期性合同，和一般的合同相比，支付次數(shù)多（月付或季付），支付日期固定，友為合同管理系統(tǒng)有定時(shí)功能，可以提前10天，生成支付單并進(jìn)行匯總，然后批量提交審核，通過后即可進(jìn)行批量支付，避免了付款逾期，需要繳納滯納金的風(fēng)險(xiǎn)。批量審核、支付也大大提高了工作效率，減輕了財(cái)務(wù)的工作量。