**控股集團檔案管理制度
第一章 總 則
第一條 為加強**控股集團（以下簡稱控股集團）檔案的科學管理，有效地保護和利用檔案，更好地為經(jīng)營管理服務(wù)，特制定本制度。
第二條 本制度所稱檔案是指在經(jīng)營管理活動中直接形成的對控股集團具有利用和保存價值的各種文字、圖表、聲像等資料和記錄。
第三條 本制度適用于控股集團各職能部門（以下簡稱部門）的檔案管理，各產(chǎn)業(yè)集團參照執(zhí)行。
第四條 檔案管理是集團生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理的基礎(chǔ)工作之一，是維護控股集團經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和歷史面貌的一項重要工作。所有部門和個人均有保護控股集團檔案的義務(wù)。
第二章 管理機構(gòu)
第五條 檔案管理實行部門收集保管、控股集團總裁辦統(tǒng)一管理的原則?？毓杉瘓F總裁辦是檔案管理的主管部門，對控股集團的檔案資料實行統(tǒng)一管理，并對各部門的檔案管理進行指導、監(jiān)督和檢查。具體工作由控股集團總裁辦的檔案管理員負責。
第六條 各部門負責管理本部門的檔案資料，部門負責人應(yīng)指定專人(兼職檔案員)負責收集、保管本部門的檔案資料并督促其及時歸檔。各部門檔案管理名單須報到控股集團總裁辦進行備案，如有變動須及時告知。
第七條 因機構(gòu)變動予以撤銷的部門，由該部門負責將全部文件材料按要求整理后移交檔案部門；部門合并，由合并前部門負責將文件材料整理后移交檔案部門或交合并后部門保管。
員工離職、調(diào)動，離崗前應(yīng)清理有關(guān)文件材料，需歸檔的文件材料整理后移交部門兼職檔案人員，不得擅自處理或帶走，需歸還的檔案直接歸還檔案部門，否則不予辦理有關(guān)手續(xù)。
第三章 歸檔和移交
第八條 歸檔的文件要按年度、業(yè)務(wù)職能、問題、專項工作（活動、案件）、載體等進行基本分類。排列順序總的原則是以時間為序，文字材料在前、圖表在后。
（一）紅頭文件、會議紀要：正本、附件、審批表、底稿。
（二）合同協(xié)議：合同審批單、合同、附件、補充協(xié)議（如果有）。
（三）專項工作（會議、活動、案件）：結(jié)果（論）在前、過程在后；或按文件形成時 間順序；或按重要程度。
（四）各類申請表排列：按時間順序或按表的編號。
第九條 編制《歸檔文件目錄》（見附件1），要逐項準確填寫，并與檔案實際排列順序一致。
第十條 裝訂要求。一個釘：左上角45度、2個釘：左側(cè)，如在一份文件中有豎向文字頁，橫向圖表頁，則橫向圖表的表頭朝左側(cè)，與豎向文字頁一起在左側(cè)裝訂。
第十一條 保管期限和密級。由文件的形成部門根據(jù)文件內(nèi)容的價值、涉及的范圍、重要程度確定。保管期限分為：永久（20年以上）、長期（3年至20年）、短期（3年以下）。密級分為絕密、機密、秘密、內(nèi)部事項四種。
第十二條 歸檔范圍（見附件2）。各部門歸檔的文件包括紙質(zhì)版、電子版、光盤、錄像帶等，必須是正式文件，最終版本。歸檔的電子版文件，如同時有紙質(zhì)版文件，要與紙質(zhì)版文件內(nèi)容保 持一致，保證文件的準確性、完整性、有效性。
電子文件移交前，各部門負責電子文件管理的人員應(yīng)對電子文件進行檢查，如載體的質(zhì)量、有無病毒、保證電子檔案的完整性和有效性，檢查登記表、軟件、注明資料等是否齊全。
第十三條 歸檔時認真填寫《檔案移交（接收）登記表》（見附件3），將電子版《歸檔文件目錄》通過郵箱發(fā)至檔案主管，不能按要求歸檔的填寫紙版《歸檔確認單》（見附件4）。
第十四條 歸檔時間。集團重要事項、重大活動、臨時活動形成的文件材料，按要求整理后一個月內(nèi)移交歸檔；常規(guī)業(yè)務(wù)、日常工作形成的文件材料，每季度末最后一周內(nèi)移交歸檔。
對活動周期較長的項目或時間連續(xù)性強的科技活動中形成的文件材料，可視具體情況按年度分批歸檔。
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