人才培養(yǎng)始終是我國高校的主要職責(zé)，而眾多高校在“雙一流”建設(shè)過程中同樣非常重視關(guān)于人才培養(yǎng)的對外交流。

然而，目前高校對外教育交流項(xiàng)目的業(yè)務(wù)內(nèi)容繁雜、部門關(guān)聯(lián)多，且以人工操作為主，缺乏有效的信息管理系統(tǒng)進(jìn)行登記、審批、備案和分析，不能及時追溯和分析相關(guān)數(shù)據(jù)，這就造成許多對外交流項(xiàng)目規(guī)劃很難及時響應(yīng)新冠疫情變化，相關(guān)對外教育交流工作無序且被動。辦公數(shù)字化、數(shù)據(jù)精細(xì)化、業(yè)務(wù)移動化的需求日益迫切。

本文將通過分析對外教育交流的學(xué)生管理需求和業(yè)務(wù)管理流程，提出高校對外教育交流管理信息系統(tǒng)的功能設(shè)計思路以及系統(tǒng)主要功能的實(shí)現(xiàn)方案。

本文還會以同濟(jì)大學(xué)對外教育交流項(xiàng)目管理系統(tǒng)實(shí)踐為例，展示前后端分離的Web應(yīng)用架構(gòu)，分別是基于MVVM的前端Vue漸進(jìn)式開發(fā)模式和基于Python的后端FastAPI Web快速開發(fā)模式。

系統(tǒng)建設(shè)需求與目標(biāo)

對外教育交流項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的總體需求是通過與學(xué)校本科生院、研究生院、校信息中心、資產(chǎn)處等職能部門對接，面向申請對外教育交流項(xiàng)目的交流生(包括各類長短期交流生以及本碩博聯(lián)培學(xué)生)，構(gòu)建一個從信息發(fā)布、學(xué)生申請、審批錄取、立項(xiàng)報到到學(xué)習(xí)結(jié)業(yè)的全流程過程管理信息系統(tǒng)。

該過程管理信息系統(tǒng)需要實(shí)現(xiàn)三大功能，包括：面向高層管理者的統(tǒng)計監(jiān)控和決策分析功能，面向協(xié)作單位的跨部門、跨地區(qū)的數(shù)據(jù)交換共享功能，面向交流生的日常事務(wù)管理和監(jiān)督功能。

為此，對外教育交流項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)明確三項(xiàng)建設(shè)目標(biāo)，具體包括：

1.日常管理：負(fù)責(zé)交流生報到、退學(xué)及離校管理，協(xié)助學(xué)院有效管理學(xué)生日常學(xué)習(xí)和生活，使職能部門及時了解和掌握學(xué)生的動態(tài)，便于發(fā)現(xiàn)并及時解決問題；

2.統(tǒng)計分析：一方面為交流生合作高校和協(xié)作部門提供信息和流程進(jìn)度的查詢功能，檢索所需數(shù)據(jù)和文件；另一方面為項(xiàng)目協(xié)調(diào)人和管理者提供多維度、多層次的實(shí)時統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)，以圖表等方式直觀呈現(xiàn)和表達(dá)，從而方便其及時掌握交換生整體和動態(tài)情況；

3.權(quán)限管理：為學(xué)生、學(xué)院、項(xiàng)目審核部門及其他不同職能部門的用戶設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)角色，設(shè)置審核流程，通過系統(tǒng)設(shè)置發(fā)布、審核、瀏覽等操作權(quán)限，實(shí)現(xiàn)不同角色分權(quán)限查詢和使用的功能，既保證了數(shù)據(jù)查詢的安全性，也保證了統(tǒng)計結(jié)果的可信度。

具體而言，系統(tǒng)將用戶角色分為以下七個層次，并賦予其對應(yīng)的業(yè)務(wù)職能：

1.校級項(xiàng)目分管領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)對項(xiàng)目中涉及的各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行審核和監(jiān)督，確認(rèn)各業(yè)務(wù)條線的審核結(jié)果；

2.校級項(xiàng)目協(xié)調(diào)人：負(fù)責(zé)交流生從申請到結(jié)業(yè)的全過程管理工作，負(fù)責(zé)合作高校與本校相關(guān)部門之間的交流和協(xié)同工作，完成業(yè)務(wù)統(tǒng)計和報表制作；

3.學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)交流生的錄取審批和日常管理，查看本學(xué)院交換生的整體情況和信息；

4.學(xué)院項(xiàng)目聯(lián)絡(luò)人：負(fù)責(zé)與校級項(xiàng)目聯(lián)絡(luò)人對接，發(fā)布院級項(xiàng)目信息，審批項(xiàng)目以及管理學(xué)生日常；

5.協(xié)作職能部門(本科生院、研究生院、信息辦、資產(chǎn)處)聯(lián)絡(luò)人：負(fù)責(zé)交流生學(xué)號和一卡通的編制以及住宿安排；

6.合作高校對應(yīng)項(xiàng)目聯(lián)系人：負(fù)責(zé)本校名單提名與審核；

7.交流生：獲得推薦后，提交申請、到校注冊報到、結(jié)業(yè)報告等資料。

系統(tǒng)流程分析

對外教育交流項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)依托高校有關(guān)管理辦法，以滿足需求和解決問題為導(dǎo)向開展流程設(shè)計和優(yōu)化再造。

圖1 交流生接收管理優(yōu)化流程

流程設(shè)計與優(yōu)化分析以交流生接收管理工作為例，結(jié)合圖1所示，具體如下：

第一步，項(xiàng)目審核部門發(fā)起項(xiàng)目通知，交流生項(xiàng)目申請通過合作高校遞交；

第二步，項(xiàng)目審核部門進(jìn)行初審后交由接收院系對材料進(jìn)行審核并簽署接收意見；

第三步，相關(guān)職能部門根據(jù)院系意見進(jìn)行學(xué)號、一卡通和住宿的編制和安排；

第四步，交流生抵校后前往學(xué)院報到完成注冊，領(lǐng)取學(xué)生證、一卡通并落實(shí)選課和住宿等事項(xiàng)；

第五步，學(xué)期結(jié)束，遞交離校循環(huán)單，完成退宿離校；

最后，校級項(xiàng)目協(xié)調(diào)人向合作院校發(fā)放交流生成績單，流程結(jié)束。

系統(tǒng)功能設(shè)計

通過用戶需求調(diào)查和業(yè)務(wù)流程分析，梳理出對外教育交流項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)。

該系統(tǒng)功能包括系統(tǒng)管理、項(xiàng)目管理、公告管理，以及包含學(xué)籍管理和錄取名單管理在內(nèi)的交流生接收管理等，具體如下：

1.系統(tǒng)管理：項(xiàng)目協(xié)調(diào)人可以創(chuàng)建、修改用戶信息，維護(hù)合作高校以及相關(guān)聯(lián)絡(luò)人信息，為公共的、可復(fù)用的文檔模板提供管理；

2.項(xiàng)目通知：項(xiàng)目協(xié)調(diào)人對交流生項(xiàng)目業(yè)務(wù)生命周期進(jìn)行管理，從創(chuàng)建、審批、發(fā)布、立項(xiàng)，直到項(xiàng)目完成；

3.公告管理：發(fā)布各類通知公告，如學(xué)?；顒?、評獎申請、節(jié)假日、政策信息等；

4.學(xué)籍管理：項(xiàng)目協(xié)調(diào)人及相關(guān)院系對交流生來校手續(xù)、報到入學(xué)、結(jié)業(yè)和離校手續(xù)等全過程進(jìn)行管理；

5.錄取名單管理：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和協(xié)調(diào)人可以通過項(xiàng)目詳情頁面查看詳細(xì)的錄取信息，包括各合作高校分別提名的交流生名單、各學(xué)院分別錄取的學(xué)生統(tǒng)計信息、各學(xué)院提交的錄取確認(rèn)書、被錄取學(xué)生名單及審批的詳細(xì)過程等。

同濟(jì)大學(xué)對外教育交流項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)實(shí)例

同濟(jì)大學(xué)根據(jù)上述總體設(shè)計思路，以已經(jīng)開展的境外學(xué)生教育交流項(xiàng)目為應(yīng)用對象，采用前后端分離的Web應(yīng)用架構(gòu)，前端是基于MVVM的Vue漸進(jìn)式開發(fā)模式，后端是基于Python的FastAPI Web快速開發(fā)模式，實(shí)現(xiàn)了同濟(jì)大學(xué)對外教育交流項(xiàng)目管理系統(tǒng)的應(yīng)用。系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)的功能包括三項(xiàng)：

一是系統(tǒng)管理。該模塊包括用戶管理、學(xué)院管理、文檔管理、合作高校管理以及參數(shù)管理。其中，院級項(xiàng)目系統(tǒng)負(fù)責(zé)院級項(xiàng)目信息發(fā)布、與對方高校院級項(xiàng)目窗口聯(lián)系人交流和協(xié)調(diào)，以及派出學(xué)生的信息登記。

二是項(xiàng)目通知管理。該模塊主要內(nèi)容是從項(xiàng)目創(chuàng)建、審批、發(fā)布、立項(xiàng)，直到項(xiàng)目完成。具體項(xiàng)目狀態(tài)包括：

1. 撰寫項(xiàng)目通知(草稿)。新建項(xiàng)目后，項(xiàng)目處于該狀態(tài)，項(xiàng)目創(chuàng)建者可以隨時修改完善項(xiàng)目信息。
2. 項(xiàng)目詳情。詳情頁面顯示與該項(xiàng)目相關(guān)的合作高校、招生學(xué)院、交流項(xiàng)目推薦名單等框架信息以及項(xiàng)目具體信息。
3. 項(xiàng)目發(fā)布、駁回、延期和撤銷。系統(tǒng)自動發(fā)送項(xiàng)目通知給合作高校，合作高校根據(jù)系統(tǒng)提示，進(jìn)行操作。如果院級項(xiàng)目通知不滿足發(fā)布條件，項(xiàng)目協(xié)調(diào)人可將其駁回。如果提名時間或資料提交時間有所調(diào)整，可以執(zhí)行延期操作。對要延期的項(xiàng)目通知，可以進(jìn)行相關(guān)信息的修改，并說明延期原因。如有特殊原因，可以直接撤銷。
4. 材料審批。申請人遞交申請資料后，正式進(jìn)入錄取審批環(huán)節(jié)，先由項(xiàng)目協(xié)調(diào)人進(jìn)行初審，通過后再由學(xué)院聯(lián)絡(luò)人進(jìn)行復(fù)審。院級項(xiàng)目由學(xué)院聯(lián)絡(luò)人直接審批。
5. 立項(xiàng)。由項(xiàng)目協(xié)調(diào)人發(fā)起，并需本科生院、研究生院、資產(chǎn)處、信息辦等部門協(xié)助完成，最后生成入學(xué)邀請函，發(fā)送到合作高校。

三是學(xué)籍管理。交流生收到入學(xué)邀請函后，于規(guī)定時間報到入學(xué)。學(xué)期結(jié)束，交流生需辦理結(jié)業(yè)和離校手續(xù)，由項(xiàng)目協(xié)調(diào)人及相關(guān)院系執(zhí)行。項(xiàng)目協(xié)調(diào)人錄入交流生的報到狀態(tài)(已報到、未報到)，并填寫情況說明。學(xué)期結(jié)束時，交流生完成并遞交離校循環(huán)單和交換心得。交流生因某些原因(如家庭、身心健康等)需要中止學(xué)業(yè)，由項(xiàng)目協(xié)調(diào)人/學(xué)院聯(lián)絡(luò)人進(jìn)行退學(xué)操作。

通過各系統(tǒng)模塊功能的實(shí)踐，對外教育交流項(xiàng)目日常管理工作實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化轉(zhuǎn)型，顯著提高了項(xiàng)目管理部門的辦公效率和質(zhì)量。

例如，通過靈活定義項(xiàng)目類型、等級、狀態(tài)、所在學(xué)年(學(xué)期)，學(xué)院或項(xiàng)目管理部門實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目分類管理、項(xiàng)目流程可視化，并獲得了精準(zhǔn)的學(xué)生數(shù)據(jù)，方便學(xué)生信息全流程查看、分析和存檔。此外，通過數(shù)據(jù)共享、交換、集成和互動，合作院校聯(lián)絡(luò)信息、學(xué)生管理狀態(tài)信息的有效性得以維系，增強(qiáng)了學(xué)院與學(xué)校職能部門之間的互動，提升對外教育交流管理水平。

對外教育交流項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，對于提升高校對外教育交流的信息化管理水平具有積極影響。同濟(jì)大學(xué)對外教育交流項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)于2021年10月正式上線運(yùn)行，極大地支撐了同濟(jì)大學(xué)對外教育交流的高質(zhì)量內(nèi)涵式發(fā)展，提升了學(xué)校對外工作形象。接下來，學(xué)校將進(jìn)一步強(qiáng)化部門之間數(shù)據(jù)的共享關(guān)聯(lián)，以數(shù)據(jù)驅(qū)動優(yōu)化系統(tǒng)流程，提升對外教育交流項(xiàng)目服務(wù)質(zhì)量。

作者：陶明霞、厲凌哲、劉春（同濟(jì)大學(xué)外事辦公室)

責(zé)編：陳榮