作者：郭朝剛
會議，作為一項經常性工作項目，這是每一位管理者都必然面對的重要問題。會議作為傳情達意、信息溝通的媒介，開會目的主要是為了解決問題、傳達文件，形成會議決議，為下一階段工作開展奠定良好的基礎。
根據(jù)相關咨詢機構的不完全統(tǒng)計，各類企業(yè)的各級管理者，平均有80%的時間都消耗在會議方面。也難怪有些人戲稱：領導不是在開會，就在準備開會呢。
作為一名管理者，不論是高管、中層、還是基層主管，你是否可以高效主持一場會議呢？今天，郭老師就與大家一起探討會議管理的若干問題，以及如何建立高效的會議管理體系。
各級管理者，特別是高管們，管理一個組織，或是分管若干部門，應當具備優(yōu)秀的會議管理能力，明確會議目的、需要解決的問題、流程、人員與時間安排等，從制度安排，到預算計劃，方方面面落實到位。
各級各類會議中常見的問題清單。
會議召開前期、中期、以及后期，如果沒有策劃準備充分，必然就會出現(xiàn)這樣或那樣的問題，大多數(shù)問題分類整合為如下情形：
1、會議主題不突出，目的不明確。
總而言之，就是會議跑題了，偏離了開會的初衷。作為管理者，必須明白在組織一場會議之前，必須明確會議究竟是為了解決什么問題而召開。常見的會議主題：傳達上級指示/文件精神、項目研討、報告講座、日常例會等。在召開會議之前，必須做好調研與詳細的策劃工作。
2、沒有明確的會議研討議程，或者流程不清晰。
組織者在召開會議之前，準備好書面的會議日程安排，明確每一階段的內容，落實責任人與時間安排等。在執(zhí)行會議議程時，按部就班地實施，不要跑離主題，不能不按流程執(zhí)行。
3、參會人員分類不清，或是參會者的角色功能缺失。
會議所涉及的人員，包括主持人、報告人、參會人、列席人員等。必須根據(jù)會議主題，做好全面設計與安排。并且通知到位，確定參會人員名單，明確相關人員的角色安排。
4、會議的建議與意見得不到充分研討與彼此尊重。
會議負責人，必須提前安排好記錄人員，充分聽到各方的建議與意見，不能偏聽偏信，否則，會議就會流于形式，背離主題而達不到預期效果。合理安排，做好記錄，議而能決，議而有果。
5、會議沒有記錄以及沒有跟蹤措施。
會議一定安排記錄人員，落實責任人、執(zhí)行措施，以及完成時限等，指定人員記錄會議內容，會后整合好記錄并分發(fā)參會人員，以便于下次會議時跟蹤會議決議的執(zhí)行情況。
組織必須建立明確的會議管理制度。
一個組織，會議是經常性的工作。管理者履行職責，會議也是一項關鍵體現(xiàn)績效的措施。管理者，必須明確會議的主題目的，不能為了開會而開會。
建立明確的會議管理制度，這是管理者需要提前做好的基本工作職責。示例如下所示。
會議管理制度，主要包括：目的、原則，會前準備事項、會議紀律、會中要求、保密事項、會后落實、其他事項等。
一套完整的會議管理制度，除了具有如下的會議管理的文字方面的制度之外，還應當具有會議的流程，以及會議所需的通知、簽到、記錄等各類表單。大中型的企業(yè)，還建立了各自的會議智能信息管理系統(tǒng)，通過系統(tǒng)來預約會議室，分發(fā)會議通知，通過網絡軟件、APP等來組織線上會議等。
如何打造高效的會議管理體系？
管理者基于調查研究，建立規(guī)范高效的會議管理體系，其基本管理模型就是5W1H。
一個完整全面的會議管理體系，必然包含如下關鍵要素：
1、Why 會議目的意義。
必須明確到底是為什么要開這個會？是否可以不開？開會需要解決哪些問題？開會必須是師出有名，解決實際問題。不開無意義的會議，更不能為了開會而開會。
2、What會議議程、事項、材料等。
會議的內容，包括但不僅限于所組織會議的議程、涉及到哪些具體事項，需要提前準備哪些材料，在會前需要責任到人，檢查跟蹤落實情況。如此，在開會時方可有效實施。
3、Where會議地點。
會前必須制定具體的開會地點，以及相應的交通參考路線，或者組織者所提供的交通工具。在會議通知中明確告知所有參會人員。
4、When會議時間。
會議所涉及到的開始時間、結束時間，必須提前有一個規(guī)劃，并且明確在會議通知中明確，如有異常需要及時調整，并告知參會者。
5、Who會議人員。
參會者，包括：負責人、主持人、報告人、參會人員、列席人員。落實責任人全部通知到位，并且收到參會人員的反饋。
6、How 如何落實會議決議。
會議的內容，經過研討所形成的各項議程、會議的決議，會議所取得的成果。通過會議管理系統(tǒng)，從計劃到實施，從實施到記錄，從記錄到跟蹤落實，每一個細節(jié)必須明確細則，做到人人都管事，事事有人管，人事相宜。
小結。
高效的會議，從策劃到實施，從研討到決議，從記錄到成果，必須基于制度全面系統(tǒng)，建立會議管理系統(tǒng)，根據(jù)會議流程來有序執(zhí)行，責任到人，做好高效的時間管理，落實到位，追求成果。
會議管理是一項極為復雜的管理性工作，必須遵循以終為始的理念，掌握會議管理的技巧并非一日之功，各級管理者必須通過書本學習，在實踐中學習，從會議中學習，學無止境，學有所成，思考得失，悟有所得，終能成事。
本文作者：郭朝剛，奇哲創(chuàng)始人，中管院客座教授，高級人力資源管理師。
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