大型集團業(yè)務多元、往來頻繁，合同業(yè)務量大，而且合同涉及到預算、資金、項目執(zhí)行、談判采購、供應商資質等方方面面，業(yè)務復雜度高。

如何建立集團總部以及分子機構統(tǒng)一的合同規(guī)范標準？如何將合同與業(yè)務深度融合？是大型集團業(yè)務高效運營、防范風險的重點之一。

現(xiàn)在，大型集團以數(shù)字化方式，構建從合同起草、文本審閱、審核、簽署、風險監(jiān)控到數(shù)據(jù)分析等各環(huán)節(jié)的統(tǒng)一規(guī)范管理體系。

泛微今承達-全程數(shù)字化合同管理協(xié)助大型集團建立全集團統(tǒng)一的合同管理平臺，將集團總部及各分子公司多種業(yè)態(tài)的合同業(yè)務進行整合，統(tǒng)一平臺、統(tǒng)一規(guī)則、統(tǒng)一收付，數(shù)據(jù)集中，提高管理效率。

通過與業(yè)務關聯(lián)，便捷對接預算、資金、采購、銷售、客戶商機、收付、發(fā)票等，實現(xiàn)合同訂立、審批、簽署、執(zhí)行、收付等各環(huán)節(jié)與業(yè)財間的關聯(lián)。

（合同管理架構）

立項-訂立-簽署-執(zhí)行-風控-歸檔合同全生命周期管理

合同起草有范本

填單方便，審批權責清晰

①

梳理合同分類，明確審批權責

泛微協(xié)助大型集團，按照合同業(yè)務，構建不同的合同起草審批流程。

在統(tǒng)一授權的情況下，對不同業(yè)務板塊、不同的分子公司建立不同的合同管控規(guī)則，自主維護，確保規(guī)范性和靈活性。

梳理不同合同類型審批權責，根據(jù)具體合同類型設置審批處理流程，明確合同審核簽署環(huán)節(jié)職責，避免合同簽約風險。

②

套用范本，填單效率高，降低文本風險

泛微通過集成其他業(yè)務系統(tǒng)同步獲取客商信息、征信信息、物料基本信息等，自動帶出，填單速度快，合同基本信息詳盡，方便審核簽署各環(huán)節(jié)快速了解合同基本情況，規(guī)避合同簽約及履約風險。

（合同填單）

并且可添加收款比例及計劃付款時間控制，在合同審批結束后自動生成履約計劃或收付款計劃。

③

自動智能合規(guī)校驗，有效規(guī)避簽約風險

根據(jù)系統(tǒng)預置校驗規(guī)則，校驗表單填寫內容是否符合要求，例如質保金比例是否符合要求、合同總金額與付款約定合計金額是否一致等表單填寫信息進行合規(guī)校驗，合理規(guī)避合同簽約風險。

合同履約、執(zhí)行管理

收付款清晰，保證組織資金安全

通過合同卡片和臺賬，將合同相關的業(yè)務進行關聯(lián)協(xié)同，包括合同收票、關聯(lián)項目登記、收付款相關、合同變更、風險/糾紛/案件上報及處理，合同暫停、啟用、終止及結項管理等，打通合同全生命周期管理，方便實時查詢，監(jiān)控合同執(zhí)行狀態(tài)。

①

合同付款管理

支出合同根據(jù)付款約定，自動生成付款履行計劃，為企業(yè)資金規(guī)劃提供支撐，按履行計劃發(fā)起付款結算，并關聯(lián)發(fā)票池，提供付款依據(jù)。

（付款管理）

1）通過履約計劃發(fā)起結算，確保數(shù)據(jù)精確

通過電子化流程，對合同結算付款進行審批，對于履約計劃是否可發(fā)起結算增加了規(guī)則校驗，規(guī)避結算風險和資金支付風險。

結算流程審批結束后自動生成付款計劃，并且形成結算記錄，便于追溯查詢。

2）為企業(yè)資金規(guī)劃提供數(shù)據(jù)支撐，合理管控支出

發(fā)起付款時增加校驗，可隨時查看已發(fā)起的歷史付款申請流程，規(guī)避不合理、重復付款等風險。

3）獲取合同發(fā)票信息，為付款提供依據(jù)

通過合同臺賬發(fā)起對應合同的收票，并且可關聯(lián)選擇已錄入發(fā)票數(shù)據(jù)，實現(xiàn)合同與發(fā)票的快速關聯(lián)。

4）關聯(lián)發(fā)票核銷，滿足先款后票業(yè)務

對于預付類已付款未收票的情況，泛微支持付款后再去關聯(lián)發(fā)票進行核銷，滿足企業(yè)先款后票管理業(yè)務。

關聯(lián)合同收票記錄選擇相關發(fā)票，在發(fā)票核銷流程提交、退回時完成對兩套系統(tǒng)中相應發(fā)票的核增核減處理。

②

合同收款管理

收款合同自動形成應收計劃，明確收款責任人與目標，財務到款后推送業(yè)務人員進行收款認領，并關聯(lián)開票，嚴控超合同金額開票。

1）自動生成收款相關計劃，明確收款目標

根據(jù)合同收款約定自動生成收入合同履約計劃和收款計劃，收款到賬后，形成收款認領表。

（收款計劃）

對于履約計劃是否可發(fā)起結算，泛微協(xié)助大型集團在流程匯總增加了規(guī)則校驗，規(guī)避結算風險，確保數(shù)據(jù)精確。

結算流程審批結束后自動生成收款計劃，同時生成結算記錄。

2）收款及時登記，避免重復

收款到賬后根據(jù)計劃發(fā)起合同收款登記流程，發(fā)起收款登記時通過增加校驗避免重復收款操作。

形成收款記錄，同時更新合同臺賬、履約計劃、收款計劃相應數(shù)據(jù)，便于業(yè)財相關人員實時查詢及數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析。

（收款登記）

3）到款查詢和快捷認領

收款到賬后財務人員將到賬信息錄入OA系統(tǒng)，形成收款認領臺賬。業(yè)務人員可通過收款認領臺賬追蹤合同款到賬情況。

合同狀態(tài)變化管理

變更、暫停與終止

合同需要調整、狀態(tài)發(fā)生變化時，如何與業(yè)務同步，規(guī)范化管理？

（在線發(fā)起合同狀態(tài)變更）

①

嚴控合同變更

泛微協(xié)助大型集團，規(guī)范化處理企業(yè)合同變更業(yè)務，嚴控變更風險，根據(jù)業(yè)務實際發(fā)起對應合同的變更申請，支持不同類型合同變更業(yè)務的處理。

展示合同變更前后信息，便于對比，輔助審批決策。

合同變更流程審批結束后根據(jù)相應變動數(shù)據(jù)自動更新合同卡片信息，涉及金額類變更時在更新合同卡片的同時，通過合同編號和收付款次序確定對履約計劃、收付款計劃做增加、刪除、更新相應數(shù)據(jù)操作。

同時形成合同變更記錄，減少人工處理工作量。

②

合同暫停、終止

根據(jù)業(yè)務實際需要可通過合同臺賬發(fā)起對應合同的暫停/終止申請，同時將對應合同的履約計劃及收付款計劃狀態(tài)更新為暫停/終止執(zhí)行，確保企業(yè)資金安全。

合同法務管理

風險登記、糾紛案件管理

①

合同風險

可定義不同類型合同的風險監(jiān)控規(guī)則，根據(jù)設定的指標項進行監(jiān)控埋點，一旦合同執(zhí)行期間相關指標項超閾值，自動按規(guī)則主動預警提醒到相關人員進行風險處置，避免人為管控疏忽。

（風險埋點）

②

合同糾紛、案件

如合同在實際履行過程中與合同相關方產生糾紛，進行糾紛上報，糾紛處理過程及進度可通過合同卡片實時查看。

通過案件上報快速提交法務跟進處理，快速響應，幫助企業(yè)盡可能減少損失。案件處理過程及進度可通過合同卡片實時跟蹤查看。

合同結項歸檔

規(guī)范管理、借閱

①

合同履約結項

合同正常履行完畢后需進行結項登記，完善合同管理全生命周期管理過程，便于后續(xù)查詢跟蹤和統(tǒng)計。

②

合同文件統(tǒng)一歸檔

在合同歸檔時形成電子存檔及物理存檔記錄，實時跟蹤查詢當前合同在庫情況，解決查找難，調閱周期長，合同丟失風險等問題。

（合同文件歸檔）

③

合同借閱歸還全過程管理

如因業(yè)務需要借閱合同相關存檔文件，通過流程進行借閱全過程管理，自動形成借閱歸還記錄，有效規(guī)避合同借出后丟失風險。

④

合同存檔變更管理

如因辦公需要，需要將合同存檔位置進行轉移，則通過流程登記變動情況，并且形成變動記錄，避免因轉存合同檔案導致的合同丟失情況。

價值總結

泛微協(xié)助大型集團，統(tǒng)一歸集多業(yè)態(tài)的合同業(yè)務，提高管理效能；

對合同業(yè)務進行系統(tǒng)化、流程化、規(guī)范化管理，根據(jù)業(yè)務板塊統(tǒng)一授權，通過分權管控方式提高效率，防范數(shù)據(jù)風險；

將法律風險監(jiān)控環(huán)節(jié)融入企業(yè)合同管理業(yè)務，在合同訂立、審批、執(zhí)行等環(huán)節(jié)發(fā)揮監(jiān)控作用；

通過資源調配的統(tǒng)一性、縱向落實集團管控，橫向跨公司/部門協(xié)同，確保企業(yè)業(yè)務流轉通暢，全面提高管理水平，同時增強企業(yè)風險防控能力。