我們經(jīng)常說績效管理不要做成一次性工程，不能只做結(jié)果管理，還應(yīng)該做好過程管理。如何做好過程管理來催生出理想的結(jié)果呢？我向大家推薦一個(gè)績效管理的好辦法——每月開一次月度生產(chǎn)經(jīng)營管理分析會(huì)，這個(gè)會(huì)議就是一個(gè)非常理想的過程管理工具。一個(gè)有效的月度例會(huì)有什么比較特別的地方呢？我總結(jié)了一下，主要有以下三點(diǎn)：
1. 會(huì)議組織
月度生產(chǎn)經(jīng)營會(huì)的相當(dāng)于把一整年的目標(biāo)化整為零，拆分成了12個(gè)月，這樣幫助企業(yè)管理層在一個(gè)較短的周期內(nèi)及時(shí)關(guān)注問題、發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。
順便說一句，我們企業(yè)在月度經(jīng)營會(huì)之外還有管理層參加的周會(huì)，每周一碰一次主要工作的進(jìn)展。主要區(qū)別是：月度經(jīng)營分析會(huì)以業(yè)務(wù)事業(yè)部為主，周會(huì)以最高管理層為主。
月度經(jīng)營分析會(huì)不需要太多人參加，一群不相干的人坐在那，各自敲著電腦，也是浪費(fèi)時(shí)間和資源。這個(gè)會(huì)議一般由CEO召集，由負(fù)責(zé)業(yè)績的事業(yè)部負(fù)責(zé)人主講，其他與會(huì)人員主要是支持部門負(fù)責(zé)人，包括財(cái)務(wù)、人力和市場。
會(huì)議時(shí)長一般控制在1.5小時(shí)，會(huì)議準(zhǔn)時(shí)舉行，遲到者要給其他所有人買咖啡。久而久之，基本上就沒有人會(huì)開會(huì)遲到了。會(huì)議中有三分之一的時(shí)間是主講人匯報(bào)，余下三分之二的時(shí)間是所有參會(huì)人員互動(dòng)討論。
2. 會(huì)議內(nèi)容
會(huì)議的核心精神還是數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)決策。月度經(jīng)營分析會(huì)要圍繞著事先既定的月度目標(biāo)和實(shí)際完成的業(yè)績數(shù)據(jù)來展開討論。主要的數(shù)據(jù)由財(cái)務(wù)部門來準(zhǔn)備，由業(yè)務(wù)部門來負(fù)責(zé)解釋，其他參會(huì)人員提問。
報(bào)告的數(shù)據(jù)包括：目標(biāo)是多少、實(shí)際完成多少、差額是多少、當(dāng)月完成和去年同期的同比增/降幅是多少、當(dāng)月完成與上月環(huán)比增/降幅是多少。
有沒有發(fā)生比較異常的數(shù)據(jù)？比如，和事先預(yù)測的數(shù)據(jù)相比，有沒有表現(xiàn)過高或過低的數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)背后的原因有哪些？哪些是可控的原因？哪些是不可控的原因？
做得好的經(jīng)驗(yàn)有哪些？能否復(fù)制到其他業(yè)務(wù)板塊去？踩的坑有哪些？接下來該采取哪些措施來避免？有哪些問題可以當(dāng)場拍板解決？哪些問題需要留到會(huì)后討論解決？
之前我們的月度經(jīng)營管理分析會(huì)只討論業(yè)績和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。從今年開始，HR月報(bào)也作為會(huì)議一部分加入了進(jìn)來。HR月報(bào)也是盡量以數(shù)據(jù)為主，包括：人員編制的同比和環(huán)比增長、人力費(fèi)用的同比和環(huán)比、人員效能的同比和環(huán)比。此外，其他主要人力工作的過程跟蹤，包括：重點(diǎn)崗位的招聘進(jìn)展、重點(diǎn)人員的異動(dòng)、主要HR項(xiàng)目的進(jìn)展。
這樣的會(huì)議討論，按月進(jìn)行，讓所有人都形成了一種習(xí)慣，方便了問題的及時(shí)解決、方向的及時(shí)調(diào)整，以及各部門的協(xié)同作戰(zhàn)。
舉個(gè)例子，在最近的一期月度經(jīng)營分析會(huì)上，公司領(lǐng)導(dǎo)發(fā)現(xiàn)某業(yè)務(wù)部門工作不夠聚焦，導(dǎo)致了團(tuán)隊(duì)資源和精力的分散。經(jīng)過及時(shí)糾正，該部門重新回到了正確的發(fā)展軌道上來，確定了年初就定好的工作重點(diǎn)。
再比如，在另一期會(huì)議上，我們發(fā)現(xiàn)某部門新嘗試的客戶拉新方法不錯(cuò)，把拉新成本控制在了一個(gè)較低水平。公司領(lǐng)導(dǎo)敏銳發(fā)現(xiàn)這可能是個(gè)好機(jī)會(huì)，于是鼓勵(lì)這個(gè)團(tuán)隊(duì)集中力量，集中資源復(fù)制并放大這個(gè)項(xiàng)目。
3. 會(huì)議跟進(jìn)
有效的會(huì)議要做到“事事有回應(yīng)、件件有著落”。經(jīng)營管理會(huì)上做好會(huì)議紀(jì)要是關(guān)鍵，會(huì)后將紀(jì)要發(fā)給所有參與人，列出后續(xù)的跟進(jìn)事項(xiàng)，要有完成時(shí)間和責(zé)任人，然后在下個(gè)月的經(jīng)營管理會(huì)上跟進(jìn)這些事項(xiàng)是否落實(shí)，最后形成閉環(huán)。
最后，這三點(diǎn)總結(jié)下來會(huì)看上去比較簡單，但是長年累月把一件事扎扎實(shí)實(shí)做到位也不簡單。月度經(jīng)營分析會(huì)的目的，就是最終要建立起一種“直面差距、追根到底、找到方法、找到機(jī)會(huì)、執(zhí)行計(jì)劃、反復(fù)跟蹤、解決問題、拿到結(jié)果”的組織績效文化。
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