一、總則

1、本規(guī)定的目的，在于確保文書(shū)事務(wù)正確且順利進(jìn)行，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率；
2、文書(shū)是指業(yè)務(wù)工作上往來(lái)公文、報(bào)告、會(huì)議決議、規(guī)定、契約書(shū)、專利許可證書(shū)、各種帳簿、圖表參考書(shū)等一切業(yè)務(wù)用書(shū)類與公文；
3、文書(shū)歸公司所有并收藏，任何個(gè)人不得私自占有，經(jīng)辦人須嚴(yán)格保守文書(shū)的機(jī)密；
4、文書(shū)按下列要點(diǎn)處置或辦理：
（1）凡重要事宜的指示、請(qǐng)示、匯報(bào)、報(bào)告、傳達(dá)、答復(fù)等，一律以文書(shū)的形式進(jìn)行。所有文書(shū)的處置都應(yīng)以準(zhǔn)確和迅速為原則，必須明確責(zé)任；
（2）在緊急狀況下以口頭或電話形式處置的事項(xiàng)，事后也必須以文書(shū)形式審批和記錄下來(lái)。
5、文書(shū)的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送，原則上由行政部負(fù)責(zé)。

二、文書(shū)收發(fā)

1、文書(shū)由行政部接收，并按下列要點(diǎn)處置：
（1）一般文書(shū)予以啟封，分送各部門(mén)、科室；
（2）私人文書(shū)不必開(kāi)啟，直送收信人。

2、節(jié)假日等規(guī)定工作時(shí)間外到達(dá)的文書(shū)，由門(mén)衛(wèi)人員接收后轉(zhuǎn)交行政部。

三、文書(shū)處理

1、文書(shū)按機(jī)密程度為以下四類：

（1）須請(qǐng)示審批秘密。指重要并且所涉及內(nèi)容不能向公司內(nèi)外無(wú)關(guān)人員透露的文書(shū)；

（2）外密。指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書(shū)；

（3）普通。指非機(jī)密文書(shū)。如附有其他調(diào)查問(wèn)卷之類的重要東西，則另當(dāng)別論；

（4）傳閱。指在本公司內(nèi)廣為傳閱或傳達(dá)的文書(shū)。

2、普通文書(shū)處理原則：

（1）由部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對(duì)文書(shū)進(jìn)行審閱、回答、照會(huì)以及其他必要的處理，或指定下屬對(duì)文書(shū)進(jìn)行具體處理；

（2）若遇到重要或異常事項(xiàng)，須及時(shí)與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)取得聯(lián)系，按上級(jí)指示辦理；

（3）若與各部門(mén)有關(guān)聯(lián)的事項(xiàng)，須經(jīng)與各部門(mén)議商后方能予以處理。
3、機(jī)密文書(shū)處理原則：
（1）機(jī)密文書(shū)原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理；
（2）指名或親啟的文書(shū)，原則上由信件上所指名者開(kāi)啟。
4、文書(shū)閱覽原則：
（1）某文書(shū)被閱覽后閱覽者須簽署閱覽后的意見(jiàn)；　　

（2）在各部門(mén)傳閱的文書(shū)，必須附上傳閱登記簿并按規(guī)定欄目填寫(xiě)；　　

(3)與各部門(mén)有關(guān)的文書(shū)，在處理意見(jiàn)上存在分歧的，直接上報(bào)總經(jīng)理批示。

四、請(qǐng)示審批

1、請(qǐng)示審批是公司經(jīng)營(yíng)的一項(xiàng)重要程序，凡公司經(jīng)營(yíng)重要事項(xiàng)都必須經(jīng)請(qǐng)示，獲得總經(jīng)理審查、裁決和下文批復(fù)之后，方能實(shí)行或行事。
2、須請(qǐng)示審批事項(xiàng)如下：
（1）職務(wù)及重要人事安排；
（2）各種制度性規(guī)定的變更；
（3）重要契約的締結(jié)、解除與變更；
（4）訴訟行為；
（5）與官方機(jī)構(gòu)有關(guān)的、各種重要的請(qǐng)求、回執(zhí)、申請(qǐng)等等；
（6）土地、建筑物以及事務(wù)所權(quán)利的購(gòu)買(mǎi)與轉(zhuǎn)讓；
（7）大額饋贈(zèng)、謝禮，以及宣傳廣告費(fèi)用的開(kāi)支；
（8）分支機(jī)構(gòu)的增變與升格；
（9）預(yù)算與決算事宜；
（10）借款與貸款，以及借貸銀行的開(kāi)設(shè)與變更；
（11）須請(qǐng)示審批重要或高額物品的采購(gòu)，不急用或不需要物品的轉(zhuǎn)讓與廉價(jià)出售；
（12）須請(qǐng)示審批定期或不定期刊物的發(fā)刊、修改與廢除，以及費(fèi)用開(kāi)支的修訂；
（13）有關(guān)公司經(jīng)營(yíng)的重要計(jì)劃與企劃；
（14）其他上述未涉及的重要事項(xiàng)。 　　

3、請(qǐng)示審批的事項(xiàng)，須以文書(shū)的方式進(jìn)行；若事情緊急可直接以非文書(shū)形式請(qǐng)示，但事后必須盡快填寫(xiě)請(qǐng)示文書(shū)上報(bào)。

4、請(qǐng)示文書(shū)的內(nèi)容和順序，應(yīng)包括標(biāo)題、正文、理由、說(shuō)明和附錄。

5、請(qǐng)示文書(shū)須編號(hào)，并注明起草或請(qǐng)示者，所屬部門(mén)并簽名蓋章。
6、請(qǐng)示審批內(nèi)容一旦被上級(jí)認(rèn)可并作出決定，則以請(qǐng)示批復(fù)返回請(qǐng)示部門(mén)執(zhí)行，請(qǐng)示提案原本由行政部保管。

五、文書(shū)制作

1、請(qǐng)示審批文書(shū)須簡(jiǎn)明扼要，一事一議。語(yǔ)言措詞力求準(zhǔn)確規(guī)范；

2、起草文書(shū)的理由須作出交代，包括起因以及中間交涉過(guò)程必須具明，必要情況下附上有關(guān)資料與文件；

3、須請(qǐng)示審批必須明確起草文書(shū)的責(zé)任者，署上請(qǐng)示審批提案者姓名；

4、須請(qǐng)示審批對(duì)請(qǐng)示提案文書(shū)進(jìn)行修改時(shí)，修改者必須認(rèn)真審閱原件，修改后必須署名。

5、公司內(nèi)一般往來(lái)文書(shū)只需部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)署名即可；若是上報(bào)文書(shū)或者不涉及各部門(mén)、且內(nèi)容并不重要的文書(shū)，只需部門(mén)署名即可；若是重要文書(shū)應(yīng)按責(zé)任范圍署名，或有關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)姓名與職務(wù)。

6、對(duì)外文書(shū)如責(zé)任狀、官方許可申請(qǐng)書(shū)、回執(zhí)、公告等重要文書(shū)，一律署職務(wù)與姓名。上列規(guī)定以外的文書(shū)，也可署分公司領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)與姓名。

7、在需加蓋總經(jīng)理或公司印章時(shí)，應(yīng)經(jīng)所屬部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)部審核，符合要求方可蓋章，財(cái)務(wù)部做好蓋章登記；　　

8、帶有公司字樣或總經(jīng)理職務(wù)字樣的其他印章，經(jīng)主管部門(mén)同意后直接向印章保管員申請(qǐng)加蓋。

六、文書(shū)整理保存

1、文書(shū)按尚未完結(jié)的和可以歸檔的文書(shū)分別進(jìn)行保管和內(nèi)容整理；　

2、全部完結(jié)的文書(shū)分別按所屬部門(mén)、文件機(jī)密程度、整理編號(hào)和保存年限等進(jìn)行整理與編輯，并作好登記和歸檔保存；

3、制度規(guī)定、不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利書(shū)、契約書(shū)、往來(lái)公文與特許專利文書(shū)等特別重要的文書(shū)，由財(cái)務(wù)部做好登記并予以保存。

4、保存年限

（1）永久保存的文書(shū)：包括公司章程、重要的制度性規(guī)定、重要的契約書(shū)、協(xié)議書(shū)、登記注冊(cè)文書(shū)類；重要的訴訟關(guān)系文書(shū)；重要的官方許可證書(shū)；有關(guān)公司歷史的文書(shū)；決算書(shū)和其他重要的文書(shū)；
（2）保存1年以上的文書(shū)：指不是很重要的文書(shū)。如果是調(diào)查報(bào)告原件，則由所在部門(mén)主管負(fù)責(zé)確定保存年限。本條規(guī)定以外的文書(shū)保存年限，依法律法規(guī)或公司內(nèi)部規(guī)定確定。
5、保存期滿的文書(shū)，及沒(méi)必要繼續(xù)保存的文書(shū)，經(jīng)所屬部門(mén)決定填寫(xiě)登記廢除理由和日期后，可以予以銷毀。

6、若職務(wù)或部門(mén)劃分發(fā)生變更，文書(shū)存檔歸并作出調(diào)整，須在有關(guān)登記簿上作好變更與調(diào)整的理由，以及變更與調(diào)整后的結(jié)果。
7、借閱重要文件必須作好登記，并注明歸還日期?！　?/span>

七、本規(guī)定自下發(fā)之日起開(kāi)始實(shí)施。